Asana – Projektmanagement und Collaboration-Tool im Check

Das Online Collaboration Tool Asana ist mehr als nur eine weitere Lösung für das Management der Zusammenarbeit in Teams. Die Software ermöglicht das Managen von Projekten durch die Zuweisung von Aufgaben, einer integrierten Kommunikations- und Notification Möglichkeit bis hin zum automatisierten Reporting.

Als Collaboration-Tool sind die wichtigsten Erfolgskriterien auch bei Asana die Organisation, das Tracking und natürlich die Evaluation von Teamprojekten. Erzielt wird das mittels zahlreicher Projektübersichten, agiler To-Do-Listen und auch softwareinterner Diskussionen. Dabei läuft Asana im Gegensatz zu vielen konkurrierenden Produkten ausschließlich über den Browser – was viele Vorteile, aber auch Nachteile hat. So kann die Lösung etwa mit jedem Gerät genutzt werden, Offline hat jedoch keinerlei Zugriff auf Inhalte.

Die Einsatzmöglichkeiten von Asana sind sehr vielseitig. Neben dem Projektmanagement und der Steuerung von Arbeitsprozessen kann Asana etwa auch genutzt werden, um Kampagnen, Meetings oder Events zu planen, Produktstrategien zu erstellen, Kundenfeedbacks zu verwalten, Designprozesse zu steuern oder um Recruitingprozesse zu lenken. Beispiele für die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der Lösung finden Sie hier.

Asana kann zudem auch genutzt werden, um das persönliche Zeitmanagement und das Zeitmanagement in Teams zu optimieren (siehe auch den Artikel: "Zeitmanagement optimieren, Effizienz und Resilienz steigern: Methoden und Tipps")

Nach der Anmeldung mit individuellem Benutzernamen und Passwort begrüßt Sie die Startseite zunächst mit der aktuellen To-Do-Liste. Eine farblich koordinierte Markierung zeigt auf den ersten Blick, was heute, möglichst bald oder eben später erledigt werden muss. Per Drag-and-Drop lassen sich die Aufgaben bei Bedarf in andere Abschnitte verschieben. Per Klick auf eine Aufgabe öffnet sich rechts im Browser eine neue Subkategorie mit weiteren Infos und auch Kommentaren anderer Teammitglieder. In diesem Fenster lassen sich die Aufgaben auch als „erledigt“ markieren und anschließend ins Archiv verschieben.

Eine Aufgabe bedarf noch Nachbesserungen oder Änderungen? Teamleiter und Manager, aber natürlich auch Kollegen, können bei Asana zusätzliche Unteraufgaben erstellen. So wird für alle auf den ersten Blick ersichtlich, um welche Aufgabe es sich handelt und welche Änderungen gewünscht sind. Kommunikationswege lassen sich straffen und aus einem Anruf oder einer Mail wird ein effizienter Kommentar. Damit der Kommentar auch auffällt, können Sie Teammitglieder markieren, die dann beispielsweise per Push-Nachricht darauf aufmerksam gemacht werden.

Einzelne Aufgaben können dabei unterschiedliche Status haben, etwa von "Backlog" über "Bereit" und "In Bearbeitung" bis zu "Fertig" (siehe Screenshot") und können von Projektverantwortlichen etwa auch wieder zurückgestuft und mit neuen Unteraufgaben ergänzt werden.

Auch Umfragen zu bestimmten Vorschlägen lassen sich schnell vom ganzen Team bewerten – ohne langwierige Meetings oder verwirrende E-Mail-Verläufe. Kommentare lassen sich in bekannter Social Media Manier auch liken, um Zustimmung ganz ohne Kommentare zu signalisieren. Das Drop-Down Menü ermöglicht neben dem Erstellen von Aufgaben auch das Eintragen von Meilensteinen, sodass sich erfolgreich abgeschlossene Projekte nachvollziehbar tracken lassen.

Wer ist eigentlich wofür zuständig? Asana hilft dabei, diese Frage eindeutig zu beantworten. Über verschiedene Tools können Mitarbeiter in leitenden Funktionen Aufgaben im Board delegieren und die Mitarbeiter direkt markieren, sodass sie eine automatische Benachrichtigung erhalten. Bestellungen, Projekte und Co., die Genehmigungen erfordern, können ebenfalls farblich kodiert werden, um Engpässen und Verzögerungen vorzubeugen. Support-Formulare bieten eine übersichtliche, cleane Vorlage hierfür.

Asana ist ein viel genutztes Projektmanagement-Tool. Die zahlreichen positiven Bewertungen sprechen dafür, dass es einige Vorteile gibt. Ob das Tool passend ist, muss je nach individuellen Ansprüchen geklärt werden.

Ein paar Vorteile des Tools im Überblick

• Gute Bedienbarkeit

• Übersichtliche Gestaltung

• Umfassende Integrationsmöglichkeiten (Verknüpfbar u.a. mit Google Drive, Microsoft Teams, Slack etc.)

• Auf Zusammenarbeit ausgerichtet - Auch externe User:innen, Kund:innen können auf Projekte Einsicht nehmen

• Effizientes & User-freundliches Aufgabenmanagement

Einige mögliche Nachteile des Tools im Überblick:

• Zahlreiche Features - Was als ein Vorteil gesehen werden kann, kann auch überladend, zu komplex wirken

• Bedarf Einschulung

• Fehlende Zeiterfassungsfunktion

• kostenlose Version von Asana ist begrenzt

• Tasks bzw. Aufgaben können nur einem Benutzer zugeordnet werden - entsprechend müssen Unteraufgaben erteilt werden

Die Benutzer-Startseite gibt einen Überblick über die aktuellen Projekte und Aufgaben. Links im Reiter sehen Sie eine Übersicht einzelner Unterpunkte. Dazu gehören eine Inbox, Portfolios, Aufgaben und individualisierbare Übersichten unter dem Menüpunkt „Favoriten“. Ein kleines Plus-Icon unter diesem Reiter ermöglicht es Ihnen, neue Projekte selbstständig hinzuzufügen. Praktischerweise gibt es verschiedene vorgefertigte Projektvorlagen zur Auswahl, wobei Sie auch ein leeres Projekt erstellen und nach eigenen Wünschen formatieren können.

Hier offenbart sich nun ein entscheidender Asana-Vorteil für Manager – Besprechungspläne! Wer viele Einzelmeetings organisieren muss, kann unter der Vorlage „Besprechungspläne“ Personen einladen, Mitglieder hinzufügen, Bestätigungen anfordern und Kommentare hinterlassen. Zur besseren Vorbereitung können geplante Inhalte, die besprochen werden sollen, in der Einladung angehängt werden.

Einzelne Projektpläne sind in Asana in verschiedenen Ansichten verfügbar und lassen sich auf Wunsch um ein Zeitfenster, einen Kalender und auch Fortschritte und Ergebnisse untergliedern. So haben Sie nicht nur eine Übersicht hinsichtlich offener Aufgaben, sondern auch stets einen Blick auf große und kleine Erfolgsgeschichten. Projektpläne können privat nur für den Nutzer selbst freigegeben, oder auch mit Kolleginnen geteilt werden. Während Asana zwar Threads bietet, suchen Sie vergeblich nach built-in-Chatfunktionen mit automatischen Push-Up-Benachrichtigungen. Entsprechend müssen Unternehmen hier mindestens noch in ein Chat-Tool anderer Software-Anbieter investieren.

Asana bietet auch Analyseinstrumente für Reportings und Business Intelligence Anliegen. Die Verfügbarkeit dieser Features hängt jedoch vom Nutzungsmodell ab. Die meisten statistischen Werkzeuge stehen nur Nutzern zur Verfügung stehen, die etwas tiefer in die Tasche greifen. So ist die Portfolio-Funktion beispielsweise nur Premiumnutzern zugängig. Das überzeugt mit einer grafischen Anordnung wichtiger Kennwerte und Erfolgsparameter – vom Umsatz bis hin zu Klickzahlen und auch aktuellen Aktivitäten anderer Nutzer des Teams.

Asana ist nach eigenen Angaben für kleine Teams wie auch große Enterprises geeignet. Fraglich ist allerdings, ab wann Asana tatsächlich Sinn macht. Für kleinere Teams bis zu 7 Leuten sparen die zahlreichen Projektlisten, Kommentarfunktionen und Co. im Vergleich zu einem kurzen Videomeeting kaum Zeit. Größere Enterprises mit vielen verschiedenen Teams hingegen können dank Asana tatsächlich organisierter und effizienter kommunizieren.

Dabei ist zu bedenken, dass die Bedienung nicht ganz so intuitiv ist, wie man auf den ersten Blick meinen könnte. Viele Unterkategorien, verschiedene Übersichten und Boards verlangen ein gewisses technologisches Know-how vom Nutzer. Asana richtet sich entsprechend vor allem an technikaffine Unternehmen, junge Start-Ups und all jene, die vermehrt auf Home Office setzen. Am meisten dürften Projektmanager und Teamleiter von Asana profitieren. Sie können sich auf zahlreiche Übersichtstools, Pläne und Evaluationsfeatures freuen.

Scrum ist eine der gängigsten Methoden im agilen Projektmanagement und besonders für komplexe Projekte geeignet.

Scrum basiert auf dem Prinzip der Selbstorganisation und setzt dabei auf kurze, regelmäßige Sprints, deren Dauer meist zwischen ein bis vier Wochen festgelegt werden. Innerhalb der Sprints werden vorher definierte Arbeitspakete abgeschlossen.

Mehr zum Thema "Agiles Arbeiten" und welche Methoden dahinterstecken, lesen Sie in unserem Artikel "Agiles Arbeiten: Bedeutung, Methoden & Techniken"

Der Fortschritt wird in regelmäßigen Stand-up-Meetings überprüft, am Ende eines jeden Sprints wird im Rahmen einer Retrospektive erhoben, welche Verbesserungsmöglichkeiten es gibt – um sie bereits im nächsten Sprint umzusetzen.

Mit dem Asana-Tools können die agilen Workflow-Prozesse abgebildet und bearbeitet werden. So können beispielsweise Scrum-Boards für die jeweiligen Sprints erstellt werden.

Wie das genau aussieht und wie Agile-Scrum-Konzepte in Asana abgebildet werden können, ist auf der Website von Asana zu finden.

Bei Asana handelt es sich um eine Webbrowser-Anwendung. Hier muss keinerlei Installation erfolgen, sodass nicht mal freier Speicherplatz auf dem Endgerät zur Verfügung gestellt werden muss. Jeder gängige und upgedatete Webbrowser eignet sich zur Nutzung von Asana. Die Ansicht bleibt auch für alle Browser gleich.

Abgesehen von einer stabilen Internetverbindung müssen daher keine besonderen technischen Voraussetzungen erfüllt werden. Inzwischen ist Asana auch als App für iOS und Android verfügbar. Hierfür fallen keine Extrakosten an, allerdings ist das Handling über das Smartphone etwas umständlicher, sodass nicht alle Funktionen per Smartphone gleich gut funktionieren.

Alle Asana-Server Rechenzentren sind nach SAS 70 zertifiziert und schützen Unternehmensdaten mittels Firewall. Somit sollte auch den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Rechnung getragen sein.

Die Asana Basisfunktionen sind für kleine Teams bis 15 Personen kostenlos verfügbar. Größere Teams sowie all jene, die ihren Zugang zu verschiedenen Features upgraden möchten, können sich zwischen den kostenpflichtigen Versionen „Premium“, „Business“ und „Enterprise“ entscheiden.

• Premium-Kunden zahlen 13,49 Euro pro Monat und Nutzer, wobei bei einem Jahresabschluss die monatliche Rate bei günstigeren 10,99 Euro liegt.

• Business-Kunden können mit einem Jahresabschluss ebenfalls statt 30,49 Euro von einer vergünstigten Rate um 24,99 Euro profitieren.

• Speziallösungen.Wer alle Asana Features nutzen und Support-Priorität genießen möchte, muss für die Enterprise-Version ein individuelles Angebot mit dem Softwareanbieter verhandeln.

Eine Auswahl an Projektmanagement-Tools abseits von Asana:

• Trello

• Monday.com

• Jira

• Wrike

• Factro

• proofHub

• OpenProject