Dropbox bietet Teams die Möglichkeit, Daten und Dokumemte organsiert und sicher zu sammeln, zu verwalten, untereinander zu teilen und für beliebige Endgeräte zur Verfügung zu stellen. Mit den Admin-Features wird auch die Teamverwaltung einfacher und die Compliance unterstützt.
Was ist und was kann Dropbox?
Dropbox wurde 2007 von zwei Studenten in der Nähe von San Francisco gegründet. Inzwischen ist Dropbox der bekannteste Cloud-Speicher-Anbieter und in vielen Online-Office-Paketen enthalten. Das Dropbox-Angebot wird jedoch laufend weiterentwickelt. Von der ursprünglichen Idee einer Filehosting-Plattform wurde Dropbox zu einer Collaboration-Plattform. Sie ermöglicht es Einzelpersonen ebenso wie Teams, verstreute Inhalte an einem Ort zu bündeln können und so Arbeit effizient zu organisieren und zu erledigen.
Dropbox bietet dabei nicht nur einen sicheren Platz, um Daten zu speichern und Zugriffsrechte darauf einfach zu managen. Die Daten sind von dort auch praktischerweise von PCs mit unterschiedlichen Betriebssystemen, Tablets und Smartphone jederzeit abrufbar. Die automatische Synchronisation mit lokal am PC gespeicherten Daten sichert Änderungen auch in der Dropbox-Cloud. Teams bleiben daher immer auf dem aktuellen Stand.
Die automatische Synchronisation funktioniert auch mit Inhalten von Tools wie Slack, Zoom, HelloSign und anderen Dropbox-Integrationen und mit "Paper" steht Teams ein gemeinsamer Arbeitsbereich zur Verfügung, der eine sowohl koordinierte als auch kreative Zusammenarbeit ermöglicht.
Die Dropbox-Admin-Features sind zudem intelligente Tools, um die Teamverwaltung zu vereinfachen, die Datensicherheit und Compliance unterstützen und Einblicke in Teamaktivitäten zu gewinnen. So kann etwa das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern ganz einfach verwaltet werden und mit dem Analyse-Dashboard erfasst werden, wie Mitarbeiter Dropbox verwenden. Berichte über externe Freigaben geben zudem einen Überblick, wer wann Dateien außerhalb des Unternehmens freigibt und welche Arten von Dateien geteilt werden.
Datenschutz bei Dropbox - Enterprise Security
Daten müssen nicht nur sicher und den entsprechenden Richtlinien gemäß aufbewahrt und zugänglich gemacht werden, zu einem effizienten Datenmanagement gehört auch das Management der Zugriffsberechtigungen. Das bietet Dropbox für den Business-Einsatz mit den Enterprise Security Lösungen. Das auf Unternehmensansprüche ausgelegte Sicherheitsmanagement sorgt dafür, dass Teams Dropbox sicher nutzen können und eine Verschlüsselung sowohl am Server als auch während der Übertragung gewährleistet ist. Vertrauliche Daten können somit vor Brute-Force-Angriffen, Ransomware, Malware und Datenschutzverletzungen geschützt werden.
Die Daten-Voransicht in der Dropbox zeigt auch an, mit wem ein Dokument geteilt ist.
© DropboxDas Dropbox Enterprise Mobility Management bietet Unternehmen zudem eine sichere Plattform, die Daten und Informationen auch auf allen persönlichen Geräten der Mitarbeiter oder Team-Mitglieder schützt.
Dropbox hilft auch dabei, auf unerwartete Ereignisse vorbereitet und entsprechend geschützt zu sein. Von präventiven Warnmeldungen und Benachrichtigungen lassen potenzielle Datenlecks erkennen und helfen, vertrauliche persönliche Daten zu schützen.
Wie funktioniert Dropbox – Datenspeicher für Private
Dropbox bietet Apps für alle gängigen Plattformen wie Windows, MacOS, iOS und Android.
Nach der Anmeldung bei Dropbox ist die Oberfläche intuitiv zu bedienen. Man kann in zwei Richtungen synchronisieren. Backups sind nicht möglich. Fast alles kann beim Datei-Upload eingestellt werden, zum Beispiel: WLAN-only, automatische Benennung, Upload im Hintergrund oder automatisches Hochladen von Fotos und Dokumenten. Lediglich die Standortfreigabe muss aktiviert sein. Für Fotos gibt es keine Vorschau-Möglichkeit. Für Teams in Unternehmen gibt es viele Freigabe-Möglichkeiten, um die Daten mit Kollegen zu teilen, zum Beispiel: Download-Sperre, zeitliche Begrenzung für den Download und Passwortschutz. Auch das Speicher-Management mit selektiver Synchronisation, umfangreiche Rechte-Vergabe für Schreiben und Lesen und die Online-Office-Funktionen für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten sind einfach zu nutzen.
Es gibt keine Kündigungsfristen. Es wird direkt wieder auf das Basis-Paket zurückgestuft. Was an Daten über dem gebuchten Speicherplatz liegt, wird nicht mehr synchronisiert. Gelöschte Dateien verbleiben noch 30 Tage im Papierkorb, bevor sie endgültig gelöscht werden.
Ist Dropbox kostenlos? Gebührenmodelle für Unternehmen
Dropbox bietet neben dem kostenlosen Basis-Zugang fünf verschiedene Modelle an, die für den Business-Einsatz geeignet sind.
Lösungen für Einzelnutzer
Die beiden Lösungen für Einzelnutzer (Zielgruppe Selbstständige und EPUs), "Professional" und "Professional + eSign" schlagen sich monatlich mit 16,58 € bzw. 25,99 € zu Buche und bieten jeweils 3 TB Speicherplatz. Im Grunde unterscheiden sich die Angebote lediglich dadurch, dass bei dem Modell "Professional + eSign" 5 individuelle E-Signature-Vorlagen inkludiert sind und dass erweiterte Signatur- und Datenschutzstandards garantiert werden.
Lösungen für Teams
Für Teams bietet Dropbox drei Modelle an, und zwar die Varianten "Standard" (12 € / Nutzer / Monat), "Standard + DocSend" (45 € / Nutzer / Monat) sowie "Advanced" (18 € / Nutzer / Monat). Wobei bei den ersten beiden Varianten 5 TB Speicherplatz und bei der dritten Variante unbegrenzter Speicherplatz ("So viel Speicherplatz, wie Sie brauchen") inkludiert ist.
Für den hohen Aufpreis bei der Variante "Standard + DocSend" bietet Dropbox Dokumentanalysen in Echtzeit - Informationen, wann und von wem geteilte Links geöffnet werden.Zudem ist es möglich, mehrere Dokumente aus einem persönlichen Bereich mit einem einzigen Link zu teilen. Der Zugriff auf geteilte Dokumente kann mit 2-Faktor-Authentifizierung (PIN-Code und E-Mail-Bestätigung) geschützt werden und als zusätzliche Sicherheit kann der Datenzugriff auf einzelne User oder Domänen beschränkt werden.
Mit "Dropbox Enterprise" bietet das Unternehmen zudem individuelle, maßgeschneiderte Lösungen mit entsprechendem IT-Support an, die helfen, Teams jeder Größe zu verwalten. Für diese Lösungen müssen sich Unternehmen an telefonisch oder per Kontaktformular an Dropbox Business-Vertriebsmitarbeiter wenden.
Dropbox verspricht, die strengsten Compliance-Standards zu erfüllen und die höchsten anerkannten Standards mit Maßnahmen zur Bewertung von Compliance-Risiken zu kombinieren. Darunter ISO 27001, SOC 1, 2 und 3, DSGVO, die CSA-Verhaltensregeln und HIPAA/HITECH. Dropboxhält fest, dass die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften steht bei allen Diensten an erster Stelle steht.
Vorteile von Dropbox
Vor- wie auch Nachteile sind oftmals abhängig von den Einsatzzwecken und Erwartungshaltungen. So können Vorteile wie auch Nachteile je nachdem variieren.
Eine Auswahl an möglichen Vorteilen von Dropbox:
Verknüpfung und Integration mit anderen Anwendungen
Preis- Leistungsverhältnis
Funktionen teilweise auch offline verfügbar
Automatisches Backup
Nachteile von Dropbox
Vor- wie auch Nachteile sind oftmals abhängig von den Einsatzzwecken und Erwartungshaltungen. So können Vorteile wie auch Nachteile je nachdem variieren.
Eine Auswahl an möglichen Nachteilen von Dropbox:
Sicherheit und Datenschutz
Suchfunktion
Seiten-Gestaltung: Projekte sind auf einer Seite abrufbar. Zwar kann diese Seite in unterschiedliche Bereiche eingeteilt werden; doch andere Darstellungsformen wären wünschenswert
Alternativen zu Dropbox
Eine Auswahl an möglichen Alternativen zu Dropbox:
Fazit: Mehr als nur ein Datenspeicher
Dropbox hat viele Vorteile: Top-Austattung, viele Zusatzfunktionen und große Speicherplätze, die gebucht werden können. Die Sicherheit ist mit den verschiedenen Verschlüsselungsoptionen hoch und Geschäftskunden wird volle DSGVO-Compliance garantiert.
Das Datenmanagement ist eines der besten auf dem Markt. Es gibt auch in der kostenlosen Basisversion viele Freigabemöglichkeiten, eigene Apps und ein gutes Speichermanagement. für Unternehmen und den Business-Einsatz hat Dropbox zahlreiche Spezialangebote bis hin zu maßgeschneiderten Lösungen für Großunternehmen mit höchsten Sicherheitsansprüchen in petto.
