Google Workspace – Arbeitsplätze in der Cloud

Der US-Technologie-Gigant Google bedarf eigentlich keiner Vorstellung. Am 4. September 1998 als Google Inc. Gegründet brachten die Gründer Larry Page und Sergey Brin noch am selben Tag eine Testversion ihrer Suchmaschine auf den Markt und noch im gleichen Jahr eine finale Version. Inzwischen wird weltweit der Großteil aller Internet-Suchanfragen über die Google Suche ausgeführt.

Im weltweiten Desktop-Suchmaschinenmarkt war Google im Mai 2022 mit einem Marktanteil von 85,42 Prozent, gemessen an den Page Views, Marktführer. Mit großem Abstand folgte Bing, die Suchmaschine von Microsoft, die einen Marktanteil von rund 8,3 Prozent erzielte. Nur noch rund 2,5 Prozent der Suchanfragen über Desktop-PCs entfielen zu diesem Zeitpunkt auf Yahoo! (siehe Grafik). Der Rest verteilt sich auf andere, kleinere Anbieter.

Google ist jedoch weit mehr als nur eine Suchmaschine. Eines der zahlreichen Angebote das Google entwickelt hat ist Google Workspace, ein vielseitiges Online-Angebot für den Businesseinsatz. Teams und Unternehmen bekommen damit aufeinander abgestimmte Tools für den flexiblen, ortsunabhängigen Arbeitseinsatz und die Zusammenarbeit in Hybrid- und Remote-Teams ermöglicht.

Google Workspace baut auf den zunächst als kostenlose Online-Alternative zu Microsofts Office-Lösung entwickelten Anwendungen (Docs, Sheets, Slides etc.) auf. Seit dem Jahr 2020 werden diese Lösungen gebündelt für den Business-Einsatz in Unternehmen als „Workspace“ angeboten. Nach eigenen Angaben werden die kostenlosen und kostenpflichtigen Google-Dienste derzeit von mehr als 5 Millionen Unternehmen weltweit genutzt. Die Kunden stammen dabei aus allen Branchen. Google for Work Präsident Amit Singh gab an, dass 60% der Fortune-500-Unternehmen Google for Work nutzen.

Google Workspace bietet die selben Anwendungen, die auch privaten Nutzern zur Verfügung stehen, allerdings mit erweiterter Funktionalität und Security-Merkmalen für den Einsatz in Unternehmen. Dazu gehören zum Beispiel Gmail und Google Drive, Google Docs, Sheets (Tabellen), Slides und Forms, Meet, Chat und Kalender. Das Angebot wird auch laufend erweitert. Per Ende Juni 2022 waren in Workspace 14 unterschiedliche Anwendungen integriert (siehe Grafik).

Zu den Vorteilen für Nutzer von Google Workspace gehört bei beispielsweise beim E-Mail Angebot Gmail neben dem erweiterten Speicherplatz und Kundensupport auch ein werbefreies Nutzungserlebnis. Darüber hinaus erhalten die Nutzer personalisierte Mailadressen mit dem Domain-Namen ihres Unternehmens.

Den erweiterten Speicherplatz von 30 GB bis zu 5 TB (in der Enterprise-Variante unbegrenzt erweiterbar) teilt sich der Gmail Account eines Nutzers mit dessen Cloud-Speicherplatz bei Google Drive. Dort können ansonsten wie gewohnt Dateien gespeichert, geteilt und von allen geeigneten Geräten mit diesem Account aufgerufen werden. Für Google Workspace Kunden gibt es außerdem eine Variante von Drive für den Desktop.

Bei Google Docs, Sheets bzw. Tabellen und Slides handelt es sich um die klassischen Office-Anwendungen, die bei Microsoft als Word, Excel und PowerPoint bekannt sind. In Docs können Nutzer Textdokumente anlegen, bearbeiten und mit anderen Nutzern teilen. Docs unterstützt dabei alle gängigen Dateitypen wie Microsoft® Word- und PDF-Dateien. Exportieren Sie Ihre Arbeit im DOCX-, ODT-, RTF-, TXT- oder HTML-Format.

Sheets ist das Pendant zu Microsofts Excel und Googles Tool zur Tabellenkalkulation, Slides ist ähnlich wie Microsofts PowerPoint aufgebaut und für Bildschirm-Präsentationen gedacht.

Mit Google Forms wildert Google im Garten von Adobe Acrobat. Damit können beispielsweise Umfragen, Formulare und Fragebögen erstellt werden. Mit Google Notizen (Keep) erstellen und teilen Sie Notizen und To-Do-Listen.

Alle Anwendungen sind darauf optimiert, dass auch mehrere Mitarbeiter von verschiedenen Geräten und an verschiedenen Orten zeitgleich an derselben Datei arbeiten können. Mit Google Workspace erhalten Sie auf Wunsch auch ein benutzerdefiniertes Branding für Dokument- und Formularvorlagen.

Über die Kalender-Anwendung können Ihre Mitarbeiter ihre eigenen Termine organisieren und ihre Verfügbarkeiten mit anderen abgleichen. Neben persönlichen und gemeinsamen Kalendern können auch Seiten zur Reservierung von Terminen sowie die Suche und Buchung von Konferenzräumen geregelt werden.

Aus Home- und Remote-Offices sind Video- und Telefonkonferenzen nicht mehr wegzudenken. Dafür bietet Google Workspace die Anwendung Google Meet an. Je nach Abonnement können an jeder Konferenz bis zu 100, 150 oder maximal 500 Nutzer teilnehmen. Die Videokonferenzen sind auf maximal 24 Stunden begrenzt und werden in den höheren Preisstufen auf Wunsch sogar aufgezeichnet und in Drive gespeichert.

Google Meet bietet neben digitalen Whiteboards und Geräuschunterdrückung in den Videokonferenzen auch nationale und internationale Einwahlnummern für die Teilnahme per Telefon an. Workspace bietet außerdem eine App für die Kommunikation via Chat an. Dazu gehören Chatrooms, Chatrooms mit Unterhaltungsthreads, Chatrooms mit externen Nutzern und mehr.

Mit Google Sites können die Nutzer Team-Webseiten erstellen – für das Intranet der Firma, für das Projekt, oder als öffentliche Webseiten. Dafür werden keine Kenntnisse benötigt, was Webdesign oder HTML betrifft. Die Seiten werden einfach und unkompliziert aus Vorlagen und selbst hochgeladenen Texten, Fotos und Videos zusammengestellt.

Die Office-Anwendungen Docs, Sheets und Slides verfügen über weniger Funktionen als viele der nicht-cloudbasierten Alternativen. Unter anderem aus diesem Grund ist Google Workspace hier eher für Unternehmen geeignet, die zwar regelmäßig aber nicht häufig Office-Dateien bearbeiten.

Weil bei Google Workspace nahezu alles in der Cloud passiert, eignet sich das Angebot optimal für Teams, die zu großen Teilen im Homeoffice tätig sind, während häufiger Dienstreisen miteinander in Kontakt bleiben müssen oder die grundsätzlich disloziert arbeiten.

Neben Berufen, die durch ihre Tätigkeit bedingt viel unterwegs sind, ist Google Workspace also auch für Arbeitgeber gut geeignet, deren Mitarbeiter sonst in Büros sitzen würden: Die Anwendungen sind auch optimal für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern eine bessere Work-Life-Balance durch erweiterte Homeoffice-Zeiten ermöglichen möchten.

Das bedeutet auch mehr Freiheit bei der Einstellung neuer Mitarbeiter – durch bessere Möglichkeiten zur Remote-Arbeit ziehen Unternehmen bei einer Stellenausschreibung mehr qualifizierte Kandidaten an. In vielen Firmen arbeiten inzwischen ohnehin so viele Mitarbeiter, dass innerhalb desselben Hauses oft auf Kommunikation per Mail oder Chat zurückgegriffen wird. Google Workspace ebnet dafür den Weg.

Wer bei Festplatten, Arbeitsspeicher und gegebenenfalls sogar den Büroräumlichkeiten Geld sparen möchte, für den kann Google Workspace genau die richtige Lösung sein. Unternehmen, die für Zusammenarbeit und Meetings die Tools von Google Workspace nutzen, reduzieren auch Reisekosten und Umweltbelastungen. Videokonferenzen sind komfortabel, umweltschonend und sparen Zeit und Geld. Gerade bei großen Entfernungen ist das eine echte Alternative zum Meeting vor Ort.

Die verschiedenen Abonnement-Modelle von Google Workspace sind sowohl für Einzelpersonen und Kleinunternehmer geeignet, als auch für mittlere und große Firmen. Hier finden Sie Einrichungsanleitungen für folgende Unternehmensgrößen:

• Unternehmen mit einem Nutzer (EPUs)

• Kleinunternehmen mit 2-9 Nutzern

• Mittelgroße Unternehmen mit 10-300 Nutzern

• Enterprise Versionen über 300 Nutzer

Google bietet außerdem eine „Frontline-Version“ mit Tools für die Zusammenarbeit speziell für systemrelevante Berufe an. Auch eine Government-Version für staatliche Stellen und Behörden sowie rabattierte Angebote für Bildungseinrichtungen und Nonprofit-Organisationen sind erhältlich.

Google Workspace kann mit bis zu 10 Nutzern 14 Tage lang kostenlos getestet werden. Alternativ gibt es das Essentials Paket, in dem nur einige ausgewählte Apps enthalten sind: Videokonferenzen, Chats, Drive-Speicherplatz und Google Docs, Tabellen und Präsentationen.

Das Paket ist als Essentials Starter für bis zu 25 Nutzer kostenlos verfügbar und kann jederzeit auf eine kostenpflichtige Version hochgestuft werden. Dabei werden unter anderem Speicherplatz und Funktionalitäten erweitert.

Mögliche Zahlungsmethoden sind Visa, MasterCard, American Express und in einigen Regionen Lastschrift. Weitere Informationen zu Google Workspace finden Sie unter workspace.google.com.

Die technischen Voraussetzungen für die Verwendung von Google Workspace sind recht simpel: Die Anwendungen lassen sich auf Desktop-PCs sowie auf mobilen Endgeräten nutzen. Alle Geräte mit einem mindestens durchschnittlichen Arbeitsspeicher und einem aktuellen Betriebssystem können die Google Anwendungen entweder im Browser oder als App öffnen.

Für die Nutzung der Google Workspace Anwendungen ist im Regelfall eine Internetverbindung erforderlich. Bei Gmail, Chat und Videokonferenzen versteht sich das von selbst, ebenso wie bei Download, Upload und Sharing von Dateien in Google Drive. Google Docs, Sheets und Slides benötigen die Internetverbindung, um die Dateien in Echtzeit zu synchronisieren wenn mehrere Mitarbeiter daran parallel Änderungen vornehmen. Diese Apps bieten gewerblichen Nutzern allerdings auch eine Möglichkeit, offline auf Daten und Dokumente zuzugreifen und sie zu bearbeiten.

Eine Problemstelle bei Google Workspace ist allerdings die Kompatibilität mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Da es sich bei Google Workspace um eine cloudbasierte Lösung eines US-amerikanischen Anbieters handelt, muss eine mögliche Verarbeitung personenbezogener Daten in den Google Workspace Anwendungen vorab datenschutzrechtlich abgesichert werden.

Zu den Gründen dafür gehört der in den USA seit 2018 gültige CLOUD-Act (Clarifying Lawful Overseas use of Data Act). Dieses Gesetz gibt amerikanischen Behörden Zugriff auf die bei amerikanischen IT-Dienstleistern gespeicherten Daten. Am besten ist es, für die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten auf eine lokale Lösung oder einen deutschen Anbieter zu setzen.