Microsoft OneDrive – flexible Zusammenarbeit und Datenaustausch im Team

Die typische Arbeit im Büro ist zwar nicht passé, doch die Arbeitswelt ist schon lange im Umbruch. Neben dem Präsenzdienst im Büro haben sich flexible Varianten wie Home-Office oder mobiles Arbeiten etabliert. In der Corona-Pandemie wurde daraus weltweit eine Notwendigkeit, und Microsoft OneDrive hat sich in dieser Zeit als effiziente Kollaborations-Software für die dislozierte Zusammenarbeit in Unternehmen behauptet.

Microsoft OneDrive macht es möglich, Daten und Dateien jeder Art (wie Fotos, Dokumente, Bilder usw.) zu bearbeiten, zu speichern und flexibel zugänglich zu machen. Auch Systemeinstellungen, Passwörter, visuelle Anpassungen, App-Einstellungen oder Browserverläufe können synchronisiert werden.

Will man den tatsächlichen Nutzen von OneDrive von Microsoft auf den Punkt bringen, kann man es etwas vereinfacht so ausdrücken: Die App bzw. Software macht es einem Team (und auch einzelnen) möglich, Dateien unterwegs abzurufen, miteinander zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.

• Ein Speicherplatz für alle Dateien: Mit OneDrive haben Nutzer die Möglichkeit, alle Daten zentral in der Cloud zu speichern. Gemeinsame Dateien aus Teams oder Share Points können bequem auf OneDrive gelagert werden. Dabei stehen bis zu 100 Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung, inklusive Synchronisierungsbibliotheken und weiteren Diensten.

• Ortsunabhängiges Arbeiten: Egal, wo Sie gerade sind – solange eine Internetverbindung besteht, können Sie persönliche und freigegebene Daten von Ihrem bevorzugten Gerät suchen, bearbeiten und speichern. Änderungen, die offline vorgenommen wurden, können bei bestehender Internetverbindung automatisch synchronisiert werden.

• Kompatibel mit allen Geräten: Ob Smartphone, Laptop, Tablet oder der heimische bzw. betriebliche PC – mit einem simplen Login ist man von überall in der Lage, zuzugreifen.

• Unkomplizierte Zusammenarbeit: Gemeinsam Dokumente und Inhalte zu bearbeiten, wird problemlos möglich. Dabei können für jede Datei eingeschränkte oder volle Zugriffe gewährt werden, Links erstellt und Richtlinien eingehalten werden.

• Umfassende Tools: Ob Excel, Word oder Powerpoint – mit OneDrive ist die Arbeit mit internen und externen Personen unkompliziert möglich, ebenso wie das sichere Teilen von Dateien.

• Dateien-Upload: Mit der OneDrive-App können Nutzer z. B. Fotos von Whiteboards machen, Belege oder andere Dokumente scannen und bequem über OneDrive verfügbar machen.

• Sicherheit & Transparenz: Daten werden in OneDrive zuverlässig und DSGVO-konform geschützt und können durch Sicherheitsrichtlinien von Administratoren zusätzlich bewahrt werden. Nach versehentlichem Löschen oder Hackerangriffen ermöglichen automatische Backups die Wiederherstellung.

Darüber hinaus stellt der Entwickler Microsoft viele weitere Features zur Verfügung, die Ihnen eine Vielzahl individueller Einstellungen ermöglichen.

Die Antwort auf diese Frage ist schlichtweg: Microsoft OneDrive eignet sich grundsätzlich für Betriebe jeglicher Größe, in denen ortsunabhängiges Zusammenarbeiten erforderlich ist. Unternehmen, Selbstständige und selbst Privatpersonen finden in OneDrive eine nützliche Hilfe, wenn Sie auf Dateien von überall aus zugreifen und/oder diese teilen wollen.

Der einzelne Selbstständige oder Ein-Personen-Unternehmer (EPU) kann hier z. B. seine Rechnungen, Aufträge und Firmendokumente lagern und z. B. mit Kunden teilen. Freiberufler wie Webdesigner, die häufig Informationen mit Kunden teilen, können dies bequem und von überall aus tun. Und auch Privatpersonen, die wichtige Dateien unterwegs, im Café, auf Reisen oder im Bus stets zur Verfügung haben, profitieren davon.

Bei Firmen mit mehreren Mitarbeitern ist darüber hinaus natürlich die Idee der Online-Zusammenarbeit sehr interessant. Jeder, der per App oder online Zugriff hat, kann hier an größeren Projekten mitwirken, Beiträge leisten, Informationen abrufen und vieles mehr. Die Führungspositionen können wiederum Zugriffe und Dokumente zentral in der Cloud steuern und gegebenenfalls hierarchisch verteilen.

Gerade für Firmen und Nutzer, die bereits mit Microsoft Office vertraut sind, ist die App und Browser-Lösung in der Cloud komfortabel. Mithilfe der Office 365-Apps, die im Office 365 Business Premium-Paket enthalten sind, können alle Beteiligten wichtige Dateien und Daten gemeinsam bearbeiten. So muss sich niemand an allzu neue Umstände gewöhnen und die Kompatibilität mit allen Office Tools ist gegeben.

Die private Version unterscheidet sich von der unternehmerischen vor allem in einem Punkt: Hier sind Sie der Inhaber des Benutzerkontos und haben die Kontrolle über den persönlichen Speicherplatz. Im anderen Fall ist das Unternehmen der Eigentümer. Hier wird der firmeneigene Cloud-Speicher über Administratoren Benutzern zugeteilt.

Voraussetzungen, um mit OneDrive starten zu können, gibt es nicht viele. Grundsätzlich muss jedes Unternehmen aber darauf achten, dass beim Einsatz einer solchen Lösung die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden. Besonders bei der Verwendung personenbezogener Daten muss darauf geachtet werden, wie diese geteilt und genutzt werden.

Von technischer Seite empfiehlt Microsoft die Verwendung mit den Apps für Windows- und Mac-Synchronisierung und den mobilen Apps für iOS, Android. Über diese soll eine optimale Benutzererfahrung gewährleistet sein. Alternativ lassen sich aber alle Dateien über den Webbrowser per Login abrufen. Folglich ist OneDrive also für die meisten Betriebssysteme und Browser verfügbar und erfordert nur minimale Hardware. Nähere Informationen finden Sie in den OneDrive-Systemanforderungen online.

Zudem wird natürlich eine Lizenz benötigt, die beim Kauf bzw. der Buchung erworben wird. Einige OneDrive-Funktionen stehen nur bei bestimmten Lizenzierungsmodellen zur Verfügung. Informationen über die genauen Lizenzierungs-Anforderungen für OneDrive und allen Features finden Sie unter den Plänen für Office 365.

Nicht zuletzt erfordert der Umgang mit Microsoft Office natürlich gewisse Grundkenntnisse, ob dies Word, Powerpoint oder Excel betrifft. Die meisten Unternehmen sind aber mit der Software (oder ähnlichen Softwares wie Google Docs oder Open Office) vertraut, was nur in wenigen Fällen ein Hinderungsgrund sein wird.

Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist bzw. wie umfangreich Funktionen und Erweiterungen der Software benötigt werden, bietet Microsoft verschiedene Preismodelle an.

Für eine erste Orientierung zu den Kosten beim Einsatz in Unternehmen haben wir Ihnen einen Kurzüberblick der aktuellen Pläne erstellt. Für detaillierte Informationen besuchen Sie Website von Microsoft.

Wenn Sie die Software, ob online oder installierte App, für sich nutzen wollen, hier die jeweiligen Links zum Download:

• microsoft.com/onedrive/download

Die verschiedenen Preise und Pläne der aktuellen Modelle für Unternehmen finden Sie online:

• microsoft.com/compare-onedrive-plans