Zoom - von der Videokonferenz zum Collaboration Tool Zoom One

In der Corona-Pandemie ist die Videoconferencing und Collaboration Software Zoom von einem kleinen Nischenprodukt zu einer weltweit bekannten Lösung herangewachsen. Alleine von Dezember 2019 bis März 2020 stiegen die Nutzerzahlen von 10 Millionen auf 200 Millionen monatliche Nutzer. Seither hat der Run auf die Lösung zwar wieder etwas abgenommen, das Unternehmen Zoom Communications sieht sich nun allerdings als globaler Marktführer für Videokonferenzen.

Zu Beginn stand die Lösung noch oft wegen ihrer Sicherheitsmängel in Kritik und viele Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen blockierten daher Nutzung von Zoom in ihren Netzwerken. Nachdem Zoom aber mehrere Sicherheitslücken ausgemerzt und für die kostenpflichtige Lösung eine End-to-End-Verschlüsselung eingeführt hatte, wurden viele Sicherheitswarnungen aufgehoben.

Weiterhin in Diskussion ist jedoch die Dimension des Datenschutzes. Verschiedene Datenschutzexperten sehe Zoom als nicht DSGVO-konform, weil mit der Lösung auch Daten aufgezeichnet werden können und es unter anderem Probleme mit der Löschpflicht und den Kontrollrechten gibt.

Trotz aller Bedenken hat sich Zoom international etabliert, und der Schlüssel dafür war die einfache, plattformunabhängige Nutzung und die leichte Möglichkeit, an Zoom-Meetings teilzunehmen. Mit Zoom One, einer Plattform zur Abwicklung der Business-Kommunikation will Zoom nun den nächsten Schritt der Evolution gehen.

Zoom ist im Grunde eine Videoconferencing-Software für die remote Onlinekommunikation mit 2 bis zu 500 Teilnehmern. Wie viele Teilnehmer in einem Call dabei sein können hängt vom Tarif ab. Gleichzeitig können bis zu 49 Bildschirme mit den Teilnehmern geteilt werden oder Inhalte während des Meetings mit Anmerkungen versehen werden. Zudem können Calls aufgezeichnet und geteilt werden.

Alle Anrufe finden in HD statt, grundsätzlich entsteht dabei bei Bild und Ton Qualität das Gefühl eines Live-Meetings. Allerdings ist die Übertragungsqualität stark abhängig von der Qualität der Internetverbindung. In der Gratis-Version sind zudem Zoom-Calls mit mehr als 2 Teilnehmern mit 40 Minuten Gesprächsdauer limitiert. Die Calls können jedoch nach Ablauf der vom System vorgegebenen Zeit erneut gestartet werde.

Die Videofunktion ist dabei im übrigen nicht zwingend erforderlich. Nutzer können etwa auch ohne die eigene Kamera zu aktivieren als Zuhörer an Konferenzen teilnehmen.

Während eines Meetings besteht zudem die Option zur Bildschirmfreigabe, die Echtzeitpräsentationen ermöglicht. Administratoren oder Initiatoren eines Calls können die Freigabe auch anderen Teilnehmern übergeben. Die Bildschirmfreigabe selbst ist simpel. Dafür muss man bloß auf den Button „Bildschirm freigeben“ klicken und anschließend auswählen, ob man den gesamten Desktop oder nur ein bestimmtes Browser-Fenster teilen will. Außerdem können externe Geräte wie Smartphones oder Whiteboards angeschlossen werden und deren Screens ebenfalls geteilt werden.

Zudem bietet das Collaboration Tool die Möglichkeit, Innerhalb einer Konferenz weitere Online-Konferenzräume, sogenannte Zoom Rooms, zu eröffnen. In diesen Breakout-Sessions können etwa einzelne Gruppen an eigenen Themen arbeiten und später wieder in den Hauptraum zurückkehren. Zoom bietet sogar ein eigenes Telefonsystem und plattformübergreifende Nachrichtenübermittlung an.

Mit Zoom One hat Zoom nun den nächsten Schritt getan und eine Gesamtlösung für Unternehmen entwickelt, die Video-Meetings, Telefonie, Chats, Whiteboards und mehr zusammenbringt. Zoom-Chef Greg Tomb Zoom One seinem Blog-Beitrag vom 22. Juni 2022 als neuen, großen Schritt in der Evolution des Unternehmens angekündigt und öffentlich bekannt gemacht.

Zoom geht damit einen großen Schritt in Richtung Anbieter für Corporate Lösungen. Die weiterentwickelten Funktionen bieten zum Beispiel die Möglichkeit, einen Anruf oder ein Meeting über einen Chat zu starten, über Ihren Desktop oder Raum auf einem Whiteboard kollaborativ zu arbeiten, und mithilfe der Anwesenheit zu sehen, ob ein Mitarbeiter verfügbar ist.

Zoom wächst damit weit über die bekannte Videoconferencing Software hinaus. Erweiterte Funktionen machen Zoom Meetings zu einem vielseitig einsetzbaren Collaboration-Tool. So steht etwa auch mit Team-Chat eine neue Chatfunktion zur Verfügung. Sie bietet die Möglichkeit, Sofortnachrichten mit Datei-Anhängen an ein Team oder die Teilnehmer einer Konferenz zu schicken.

Zoom Whiteboard bietet eine Plattform für kollaboratives Arbeiten, auf der Teams brainstormen, planen und Wissen austauschen können. Die beständige, virtuelle Whiteboard-Benutzeroberfläche mit Kurznotizen, Zeichentools, Kommentaren und mehr erleichtert es Teams vor, während oder nach Meetings, standortunabhängig Ideen zu entwickeln.

Zoom Phone ist eine Cloud-Telefonanlage mit großem Funktionsumfang für Unternehmen jeder Größe. Sie lässt sich einfach auf mobilen Geräten, Desktop-Rechnern und Tischtelefonen einsetzen. Sie kombiniert traditionelle PBX-Funktionen mit intelligenter Anrufweiterleitung, IVRs, Anrufaufzeichnung, gemeinsamen Leitungen und mehr, um ein robustes VoIP-Telefonsystem zu ermöglichen.

Über den App Marketplace bietet Zoom zudem bereits über 1.500 Apps an, mit denen die bekannte Videokonferenz-Software vielseitig erweitert mit anderen Softwarelösungen verknüpft werden kann. Die einsatzbereiten Integrationen und APIs erleichtern es, Zoom mit den in Unternehmen genutzten Lösungen zu integrieren und sich bei Änderungsbedarf im Unternehmen anzupassen.

Das Collaboration Tool Zoom eignet sich grundsätzlich für Unternehmen jeglicher Größe. Auch für die externe Kommunikation, zum Beispiel Kundengespräche, hat sich die einfache Nutzungsmöglichkeit bewährt.

Es müssen immer nur nur die Hosts, nicht die Teilnehmer eines Zoom-Meetings bei der Plattform registriert sein. Die Teilnehmer an einem Zoom-Call müssen auch keine Software installieren. Sie benötigen lediglich einen Einladungs-Link, der mit jedem gängigen Browser geöffnet werden kann.

Die technischen Voraussetzungen um eine Zoom-Konferenz zu starten sind nahezu minimal, allerdings spießt sich die Möglichkeit dazu letztlich oft mit der Corporate Policy.

Grundsätzlich benötigt man für ein Zoom Meeting benötigen vor allem eine stabile Internetverbindung. Zudem einen Lautsprecher und Mikrofon, ob eingebaut oder als USB-Plug-in oder kabellos über Bluetooth. Eine Webcam, ob eingebaut oder auch extern, ist für eine erfolgreiche Zoom-Konferenz von Vorteil.

• macOS X mit macOS 10.9 oder neuer

• Windows 11 ab Version 5.9.0

• Windows 10 Home, Pro oder Enterprise

• Windows 7, 8 oder 8.1

• Ubuntu 12.04 oder höher

• iOS- und Android-Geräte

• Blackberry-Geräte

• Surface PRO 2 oder höher mit Windows 8.1 oder höher

Die Basisversion von Zoom ist kostenlos verfügbar und gleicht einer unbegrenzten Testversion. So können Sie beispielsweise mit bis zu 100 Teilnehmern sprechen. Gruppentreffen sind jedoch auf 40 Minuten begrenzt. Sie können monatlich oder jährlich abrechnen. Gebühren müssen nicht direkt pro Person, sondern pro Host (Gastgeber) bezahlt werden. Werden in einem Unternehmen, Zoom Meetings von einer zentralen Stelle aus angelegt, dann wird somit auch nur ein Konto benötigt. Details zu den Preismodellen, auch von Zoom One, finden Sie unter zoom.us/pricing