Hausverwaltung: Was Eigentümer wissen sollten

Ob ein Haus mit mehreren Eigentumswohnungen oder ein Mietshaus mit nur einem Besitzer, beides erfordert eine professionelle Verwaltung. Denn das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) schreibt ganz genau vor, wie solche gemanagt werden müssen.

Eine gesetzliche Verpflichtung eine externe Hausverwaltung mit den Agenden der Betreuung einer Liegenschaft zu beauftragen, besteht jedoch nicht. "Ab drei Wohnungen in einem Haus ist ein Hausverwalter empfehlenswert“, meint die Mödlinger Hausverwalterin Claudia Müllner.

Wohnungseigentümer oder Zinshausbesitzer können ihre Immobilie auch selbst verwalten. „Das bedeutet jedoch einen großen Aufwand", so Immobilienspezialistin Müller. Vor allem Betriebskostenabrechnung und Jahresabrechnung kosten viel Zeit und speziell die Kostenabrechnung bedarf viel Know-how. Deshalb wird speziell bei größeren Objekten die Aufgabe einem Hausverwalter übertragen.

Kleine Eigentümergemeinschaften, vor allem am Land, wo sich die Wohnungseigentümer gut kennen, entscheiden sich mitunter auch für einen Mittelweg und beauftragen für die Finanzen einen Profi, Handwerker und Reinigungsfirma organisieren sie in Eigenregie. Doch auch die emotionale Komponente sollte man, wenn es um das Durchsetzen von Eigentümerinteressen geht, nicht unterschätzen. "Kommt es zu Unstimmigkeiten unter den Eigentümern, etwa was Investitionen betrifft, kann eine externe Betreuung von Vorteil sein.

In erster Linie ist die Hausverwaltung dazu da die Immobilie kaufmännisch, technisch und operativ zu betreuen.

Bei der Betreuung der Immobilie gilt es die Interessen der Wohnungseigentümer zu wahren. Sie handelt auf Weisung der Mehrheit der Eigentümer der Immobilie. Ein Hausverwalter ist dazu verpflichtet, die Beschlüsse der Wohnungseigentümer umzusetzen. Dieser muss dazu vertraglich oder durch Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung ermächtigt werden.

Entscheidet man sich für einen Hausverwalter, wird dieser vom Hauseigentümer oder der Mehrheit der Eigentümer bestimmt.

Bei der Verwaltung einer Liegenschaft wird zwischen ordentlicher Verwaltung und außerordentlicher Verwaltung unterschieden. Beides kann der Hausverwaltung übernehmen oder der oder die Eigentümer machen es in Kenntnis der Sachlage selbst.

Die Hausverwaltung ist gesetzlich zur Umsetzung der ordentliche Hausverwaltung verpflichtet. Der Verwalter ist damit befugt, alle Maßnahmen, die zur Erhaltung und Verwaltung der betreffenden Liegenschaft dienen, zu besorgen. Maßnahmen der ordentlichen Verwaltung setzt der Verwalter somit auch ohne Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft nach eigenem Ermessen selbstständig um.

• Die Erhaltung der allgemeinen Teile der Liegenschaft und Behebung ernster Schäden des Hauses.

• die Kalkulation und Abrechnung der Betriebs- und Energiekosten,

• das Bilden von Rücklagen,

• das fristgerechte Erstellen der Jahresabrechnung,

• Informationspflicht und Einsehbarkeit über Maßnahmen und deren Kosten.

• Mindestens alle zwei Jahre eine Eigentümerversammlung organisieren,
  Erlass der Hausordnung,

• Rückständige Zahlungen eines Wohnungseigentümers auf die Aufwendungen für die Liegenschaft mahnen und nötigenfalls Klage erheben,

• die Versicherung der Liegenschaft.

• Den größten Arbeitsaufwand für Hausverwaltungen bilden die Jahresabrechnung und die die Abrechnung der Betriebskosten.

• Kosten für Reinigung des Hauses und falls vorhanden, Pflege von Gärten und Innenhöfen

• Wasser/Abwasser

• öffentliche Abgaben

• Kehrgebühren

• Verwaltungshonorar

• Müllentsorgung

• Bei Häusern mit Lift und/oder Tiefgarage bzw. Stellplätze fallen Kosten dafür an

• Versicherung

• Jährliche Wartungsarbeiten

Die Hausverwaltung vertritt die Eigentümer gegenüber Dienstleistern nach außen. So werden beispielsweise Hausbesorger oder Reinigungsunternehmen von dieser beauftragt oder angestellt. "Verwalter organisieren auch Wartung und Reparatur von Lift oder Heizung wählen dafür Professionisten aus“, so Hausverwalterin Claudia Müllner. Für Strom oder Abwasser haben diese meist fixe Handwerker, die sie regelmäßig beauftragen.

Es gibt auch Firmen, die sich auf Facility Management spezialisiert haben und somit dieses Service aus einer Hand anbieten. Ein solches Service ist jedoch nicht ganz billig und viele davon vergeben die Aufträge ohnehin wieder an Subunternehmen. "Ein Facility Management ist daher nur für Großobjekte überlegenswert und auch sinnvoll", erläutert die Hausverwalterin.

Die Betriebskostenabrechnung für eine Immobilie ist einmal jährlich bis spätestens 30. Juni zu legen. Aus der Betriebskostenabrechnung müssen sich Mieter und Haus- und Wohnungseigentümer ein Bild machen können, welche Rückzahlungsforderungen oder Nachzahlungen ihnen aus der Gegenüberstellung von bezahlten Pauschalraten und effektiv aufgelaufenen Kosten entstehen. Eigentümer und Mieter haben ein Recht darauf, diese Abrechnung zu erhalten. Sind einzelne Positionen der Betriebskostenabrechnung nicht erklärbar oder wird vermutet, dass diese nicht zulässig oder überhöht sind, kann dagegen Einspruch erhoben werden.

Die Hausverwaltung ist neben der ordentlichen Hausverwaltung auch für die außerordentliche Hausverwaltung zuständig. Diese betrifft sämtliche Angelegenheiten, die nicht zum täglichen Geschäft zählen und nützliche Veränderungen der allgemeinen Teile einer Liegenschaft bedeuten oder sonstige über die Erhaltung hinausgehende bauliche Veränderungen wie der Einbau eines Lifts oder die Erneuerung der Fassade.

"Für solche nützlichen Veränderungen ist jedoch der Beschluss der Mehrheit der Eigentümer notwendig", erläutert Immobilienverwalterin Müllner. Jeder überstimmte Wohnungseigentümer kann aber innerhalb einer bestimmten Frist im Zuge eines Außerstreitverfahrens einen Antrag bei Gericht stellen, den Mehrheitsbeschluss aufzuheben. Aufträge über einer gewissen Auftragssumme, wie etwa für die Anschaffung eines neuen Liftes, werden erst nachdem der Hausverwalter mehrerer Angebote eingeholt hat, erteilt.

Der Hausverwalter fungiert als Treuhänder für die Eigentümer, sofern dieser auch ein konzessionierter Immobilientreuhänder ist. Eine Immobilientreuhand umfasst die Arbeiten des Immobilienmaklers, des Immobilienverwalters und des Bauträgers. Das bedeutet, alle Leistungen stammen aus einer Hand.
Der Verwalter tätigt zwar die Geschäfte im eigenen Namen, ist aber verpflichtet, sämtliche Vorteile, die sich daraus ergeben, an die Auftraggeber weiterzuleiten. Wenn beispielsweise ein Hausverwalter - sie betreuen meist mehrere Objekte - Mengenrabatte oder Skonti ausverhandelt wie bei Gas und Strom oder günstigere Konditionen für Handwerker, sind sie verpflichtet, diese Preisvorteile weiterzugeben.

Der Hausverwaltung obliegt, sofern diese auch über eine Konzession zum Immobilientreuhänder verfügt, auch die Verwahrung der Kautionen der Mieter. Dafür wird nicht mehr wie früher ein Sparbuch verwendet, sondern ein sogenanntes Kautionskonto. Die Hausverwaltung oder der Vermieter ist an bestimmte Auflagen gebunden und kann nicht willkürlich auf das Kautionskonto zugreifen.

Lediglich die Hausverwaltung darf auf das Kautionskonto zugreifen. Der Eigentümer darf aber jederzeit einen Auszug des Kontos und den Stand seiner hinterlegten Kautionen verlangen. Die Kaution dient als Sicherheit, um Mietrückstände auszugleichen, oder für Instandsetzungen der Wohnung nach dem Auszug des Mieters – sollte diese nicht korrekt übergeben worden sein.

Da der Verwalter die Eigentümergemeinschaft vertritt und handlungsbefugt ist, haftet dieser für Pflichtverletzungen und ist dann auch zu Schadenersatz verpflichtet. Der Hausverwalter haftet etwa für Schäden, die einem Wohnungseigentümer durch eine unrichtige oder unterlassene Abrechnung etwa in weiterer Folge beim Verkauf der Wohnung entstehen. Den Verwalter trifft eine Schutzpflicht, die gemeinschaftlichen Interessen aller Wohnungseigentümer zu wahren.

Wenn etwa im Zuge einer Sanierung einer Wohnung Feuchtigkeit und Schimmel auf einen nicht sach- und fachgerechten Ausbau zurückzuführen sind und in weiterer Folge der Verwalter untätig bleibt, kann der Wohnungseigentümer der sanierungsbedürftigen Wohnung die Kosten für die Trockenlegung und Sanierung der Wohnung vom Verwalter einklagen.

Ein Hausverwalter deckt im Idealfall ein breites Wissensspektrumab. Über wesentliche Punkte des Immobiliengesetzes sollte ein Hausverwalter aber selbst Bescheid wissen. So sollte er wissen, was zu tun ist, wenn Gefahr in Verzug ist. Beziehungsweise sollte dieser die richtigen Experten für unterschiedliche juristische Sachfragen an der Hand haben und sich mit diesen schnell einmal austauschen können. Denn Streitigkeiten zwischen Wohnungseigentümern und Mietern sind häufig. Nicht immer braucht es dafür einen Rechtsanwalt. Als wertvoll können sich auch gute Kontakte zu Bausachverständigen erweisen, die kleinere Fragen rasch beantworten können. Dieser ist in der Lage, etwa bei Schäden am Gebäude die daraus entstehenden finanziellen Belastungen richtig einzuschätzen. „Aber man ist als Hausverwalter auch nicht der Schani für alles“, stellt die Mödlinger Hausverwalterin klar.

Welche Spezialgebiete hat die Hausverwaltung?

Wer etwa eine Immobilie mit mehreren Eigentümern oder Mietern verfügt, indem es häufig zu Streitigkeiten kommt, sollte sich einen Hausverwalter nehmen, der gleichzeitig auch Anwalt ist. "Wer beispielsweise über ein Zinshaus verfügt und noch andere Einkünfte aus unterschiedlichen Objektarten wie Ferienimmobilien im In- und Ausland hat, sollte eher einen Verwalter nehmen, der sich im Wirtschafts- und Steuerrecht gut auskennt", so Müllner, die sich selbst in ihrem Studium darauf spezialisiert hat. Wer viel umbaut, sollte dagegen einen Verwaltern nehmen, der gute Kontakte zu Baufirmen und Baumeistern hat, so der Tipp der Verwalterin.

Eigentümer sollten sich auch die Frage stellen, ob sie sich einer großen Hausverwaltungsgesellschaft anvertrauen wollen oder eher einer kleinen, die auch nur aus einer One-Man/Woman-Show bestehen kann, entscheiden. Bei Miteigentumshäusern, also Häusern mit mehreren Miteigentümern, ist der Job eines Hausverwalters nicht selten etwas diffiziler. Schließlich müssen verschiedene Eigentümer-Interessen unter einen Hut gebracht werden. „Bei kleineren Hausverwaltungen ist die Betreuung vielfach persönlicher und es lässt sich vieles schnell und weitgehend unbürokratisch erledigen. Man ist nicht bei großen Hausverwaltern nur eine Nummer und mit wechselnden Sachbearbeitern konfrontiert“, so die Erfahrung von Gerlinde Maschler, Eigentümerin einer Wohnung in einem Wiener Wohnhaus, das sieben einzelnen Wohnungseigentümern gehört.

Zwischen dem Eigentümer und dem Verwalter kann das Honorar für die ordentliche Verwaltung für Mietzinshäuser als Prozentsatz der Summe der Mietzinse pro Jahr oder als Promillesatz des Neubauwertes des Gebäudes vereinbart werden. Im Rahmen der Betriebskosten wird ein Teil der Verwaltungsgebühr den Mietern weiter verrechnet. Dies beträgt derzeit 3,60 EUR/m² und Jahr. Bei einer Gesamtfläche von 1.000 Quadratmetern kostet die Hausverwaltung damit pro Jahr 3.600 Euro. In Wohnungseigentumshäusern kann das Verwaltungshonorar einen Promillesatz des Neubauwertes der Liegenschaft darstellen, üblich sind auch Vereinbarungen über Beträge pro Quadratmeter und Nutzfläche oder pro Wohneinheit oder ist auch frei vereinbar.

Zusatzleistungen des Verwalters werden nach Stundensatz oder in einem Prozentsatz des Bauvolumens abgerechnet. Zusatzleistungen des Verwalters werden meist nach Stundensatz oder in einem Prozentsatz des Bauvolumens abgerechnet. Der Stundenlohn für Extraarbeiten beträgt, wenn dieser ausschließlich über eine Hausverwalterkonzession verfügt, rund 35 Euro netto. Müllner: "Wer zusätzlich ein abgeschlossenes Studium vorweisen kann, darf entsprechend mehr verlangen, so der Eigentümer einverstanden ist."

Wenn man mit der Hausverwaltung nicht zufrieden ist und diese ihren Pflichten nicht ordnungsgemäß nachkommt, ist bei der nächsten Hausversammlung eine Abwahl möglich. Für solche außerordentliche Maßnahmen ist stets die Mehrheit der Eigentümer nötig. Falls der Verwalter nicht ordnungsgemäß arbeitet und dieses nachweisbar ist, liegt ein außerordentliches Kündigungsrecht aus wichtigem Grund vor.