Strategisches und agiles Projektmanagement - Motor für Veränderung

Ein Projekt wird über mehrere Jahre aufgesetzt, Meilenstein um Meilenstein wird erreicht – doch am Ende hat man am Markt vorbei umgesetzt. Denn dieser hat sich inzwischen verändert, ebenso wie die Kundenwünsche. Das Fazit: Man hat zwar das Projekt durchgezogen, aber dabei viel Zeit und Geld verbrannt.

Das können sich die meisten Unternehmen heutzutage angesichts des raschen Wandels in der Arbeits- und Wirtschaftswelt nicht mehr leisten. Veränderung geschieht täglich. Somit ist auch die Vorstellung von „Change“-Projekten, die von A nach B laufen und ein Projektende haben, veraltet. In Zeiten von Ungewissheiten und Komplexität ist Veränderung ein täglicher Begleiter und muss auch proaktiv vorangetrieben werden.

Unternehmen kommen um Restrukturierungen und Transformation in Richtung Digitalisierung und New Work kaum mehr herum. Solche Projekte sind umfassend und transformieren häufig das gesamte Unternehmen – samt Arbeitsabläufen, neuen Formen der Zusammenarbeit und einer Restrukturierung des Organigramms. Die Komplexität dieser Projekte erfordert modernes, strategisches Projektmanagement. Früher hat man die Unternehmensstrategie in langfristigen Maßnahmen umgesetzt, heute muss die Strategie sich in allen Projekten niederschlagen – oder umgekehrt: die Projekte müssen an der Unternehmensstrategie ausgerichtet sein, damit es nicht zu unnötigen und unnützen Projektausgaben kommt, die an der Strategie und somit an den Unternehmenswerten und -zielen vorbeigehen – gerade im Kontext der Unternehmens-Transformation. Was wiederum bedeutet: Egal ob im Kontext von New Work, digitaler Transformation oder einer Repositionierung des Unternehmens in der Krisensituation: man erfüllt nicht mehr nur die Projektziele selbst, sondern folgt einem höheren Sinn und Zweck – dem Purpose des Unternehmens.

Voraussetzung: Sie müssen richtig aufgesetzt sein. Eine an der WU durchgeführte Karrierestudie hat gezeigt, dass Senior Projekt Manager besonders dann erfolgreich sind, wenn sie Projekte vorschlagen und konzipieren, die im Sinne der Unternehmensstrategie sind und Veränderung in diese Richtung kanalisieren. Projekte führen immer zu Veränderung, die Frage ist nur: Wohin genau? Wenn etwa ein Unternehmen sich in Richtung nachhaltiger Entwicklung positionieren möchte, können Projekte dies gezielt unterstützen und vorantreiben. Als Projektmanager muss man strategisch denken und sich fragen: Welchen langfristigen Beitrag leistet das Projekt? Dadurch verändert sich auch die Rolle der Projektmanager: Moderne Projektmanager sind künftig viel stärker gestaltend und als Designer der Projekte unterwegs.

Gleichzeitig wird der Kontext, in dem ein Projekt umgesetzt wird, immer wichtiger: Um möglichst viel Wertschöpfung zu kreieren, ist es notwendig, in einen Co-Creation-Prozess mit den Stakeholdern gehen – egal ob es um Produktentwicklung oder wenn es um regionale Entwicklung oder Bauprojekte geht. Dazu gehört nicht nur der ökonomische, sondern auch der ökologische und soziale oder gesellschaftliche Wert des Projekts (Triple-Bottom-Line). Viele junge Menschen würden projektbezogen arbeiten wollen, hat die WU-Karrierestudie ergeben: Projekte sind auch Motivatoren für Unternehmen, um Young Talents zu behalten. Sie achten dabei sehr stark auf den gesellschaftlichen und ökologischen Impact. Etwa setzt ein Unternehmen strategische Ziele im Bereich Diversity oder Nachhaltigkeit oder auch in Richtung SDG-Goals der Vereinten Nationen, die wiederum in allen Projekten ihren Eingang finden: Wenn man etwa in einer Baufirma CO2-Emissionen reduzieren möchte, verwendet man Asphalt, der CO2-reduziert produziert wurde. Die Key Performance Indicators der Strategie müssen dann auch auf Projektebene erfüllt werden.

Mit dieser strategischen Relevanz des Projektmanagements ergeben sich auch neue Anforderungen an die Projektmanager: Sie müssen immer wieder die Frage nach dem „Warum“ stellen, wenn sie ein Projekt umsetzen sollen – damit sie verstehen, welche Erwartungen, welche Strategie und welcher Sinn dahinterstecken. Wenn sie es selbst konzipieren, müssen sie wiederum genau verstehen, welche Strategie das Unternehmen verfolgt – und dahingehend auch Informationen einholen – also die Frage nach dem „Warum“ stellen. So kann das Projektmanagement die Weiterentwicklung des Unternehmens optimal unterstützen. Hier gilt es auch, Stakeholder - Kunden, Projektpartner - mit ihren Zielen, Erwartungen ins Boot zu holen.

Dadurch kommen Projektmanager in eine Führungsrolle und müssen sich dementsprechend breit ausrichten – das erfordert auch gute Kommunikations-Skills.

Agile Ansätze im Projektmanagement sind wesentlich, um Transformation voranzutreiben: Früher hat man experimentiert, wenn man etwas nicht wissen konnte – etwa in der Raumfahrt. Dieses Experimentieren ist über viele Jahre verlorengegangen. Agiles Projektmanagement ist ein Rückbesinnen auf den Ursprung des Projektmanagements: man muss bei neuen Projekten immer ausprobieren. Die Frage ist, wozu soll Agilität dienen. Agilität wird leider oft mit höherer Geschwindigkeit gleichgesetzt, dabei geht es mehr um eine bessere und effizientere Zusammenarbeit, um iterative Feedbackschleifen und Adaptionen, die zu besseren Projektergebnissen führen.