Den Arbeitstag organisieren: der Stundenplan zum Erfolg

Gibt es den perfekten Arbeitstag - und wenn ja, wer würde ihn nicht gerne erleben - möglichst jeden Tag? Guter Rat dafür ist jedenfalls nicht knapp: Vom idealen Business-Power-Frühstück über die Erstellung täglicher To-do-Listen zur Selbstorganisation, Empfehlungen zum Zeitmanagement und dem Umgang mit E-Mails bis hin zu organisierter Entspannung, zum Socializing und Networking wurden so gut wie alle Aspekte für mehr Leistungsfähigkeit am Arbeitsplatz und Erfolg im Job von berufenen Experten beleuchtet.

Aus verschiedenen Quellen, wissenschaftlichen Erkenntnissen aus Arbeitsmedizin, Gesundheitsmanagement, Organisation, Psychologie, Ernährungslehre und Sportwissenschaft, haben wir einen idealtypischen Arbeitstag konstruiert und das Modell mit der realen Arbeitswelt in Bezug gesetzt. Wie ein solcher perfekter Arbeitstag aussehen und funktionieren kann.

Früh aufstehen heißt es jedenfalls - im Schema wie in der Realität. Die realen Arbeitnehmer eilen in der Folge eher flott ans Werk, wahrscheinlich auch, weil sie den täglichen Stau auf dem Arbeitsweg einkalkulieren müssen. Morgens ums sieben ist ein Drittel aller Beschäftigten in der realen Arbeitswelt angekommen, um acht Uhr befinden sich schon mehr als die Hälfte im Dienst, eine Stunde später 70 Prozent. Neun Uhr ist auch der von den Experten empfohlene Arbeitsbeginn. Doch statt von Morgenstau oder Öffi-Gedränge genervt, beginnt der perfekte Büroarbeiter sein Tagwerk gestärkt durch ein gesundes Frühstück und angeregt von bereits absolvierter leichter sportlicher Betätigung.

Wer Glück und Freiheit besitzt, seine Arbeit selbst zu organisieren, hat nun die Qual der Wahl: Manche Experten für Zeitmanagement und Produktivität empfehlen, mit To-do-Listen in den Tag zu starten, andere raten, die unangenehmsten Aufgaben zuerst anzugehen.

"Den Arbeitstag nicht mit der schwersten Aufgabe beginnen, sondern mit einer leichten. Das Schwerste aber auch nicht bis zum Schluss aufheben", rät Gesundheitspsychologe Gerhard Klicka, Geschäftsführer der IBG Innovatives Betriebliches Gesundheitsmanagement. Zuerst ein paar leichte Dinge abzuhaken, hat auch den Vorteil, dass man gut aufgewärmt in das chronobiologische vormittägliche Leistungshoch hineinkommt. Das hält etwa von zehn Uhr bis gegen Mittag an und eignet sich für die Bewältigung schwerer Brocken und besonderer Herausforderungen.

Um die Leistungsfähigkeit länger hoch zu halten, sind Pausen unverzichtbar. Das perfekte Tagesschema folgt da einer Erhebung der Produktivitäts-App "Desk-Time" und sieht nach 52 Minuten konzentrierter Arbeit 17 Minuten Pause vor. Auch Experten wie der Neurologe Wolfgang Lalouschek und Martin Braun vom Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation raten zu regelmäßigen Pausen etwa alle 50 bis 70 Minuten. Ob diese nun dem Kollegentratsch, einem Snack, Yoga, Meditation oder gar Power-Nap gewidmet werden, ist nicht so tragisch. Nur eines geht gar nicht und gilt jedenfalls nicht als Pause: E-Mails checken.

Ein paar Grundregeln, um die persönliche Produktivität vor E-Mails zu schützen:

• Benachrichtigung bei ankommenden Mails abstellen

• Mail-Eingang nur zwei-bis dreimal pro Tag geblockt anschauen

• Unwichtiges und Lästiges sofort löschen; Beantwortbares sofort erledigen

• für langfristig Wichtiges Unterordner anlegen und dorthin verfrachten, um den Eingangsordner schlank zu halten.

Ein Chef, der weiß, wie viel Produktivität die Mail-Flut vernichtet (der Coach Holger Lietz bezifferte das im "Manager Magazin" auf 12.000 Euro pro Jahr und Mitarbeiter), kann gegensteuern: Schreibt der Boss um die Hälfte weniger Mails an die Mitarbeiter, reduziert das den internen Mailverkehr der Belegschaft um zwei Drittel.

Nicht alles, was die Arbeit unterbricht, ist auch eine Pause. Das wissen insbesondere Führungskräfte. Laut "Hernstein Management Report" klagen 57 Prozent der Manager, sie könnten ihre Arbeit nicht frei von Störungen erledigen. "Führungskräfte werden im Schnitt alle elf Minuten unterbrochen. Dann dauert es bis zu 25 Minuten, bis sie wieder in ihre Tätigkeit hineinfinden", zitiert Hernstein- Institutsleiterin Eva-Maria Ayberk eine Studie der Universtiy of California. "Unterbrechungen reduzieren langfristig die Leistungsfähigkeit und Produktivität", so ihre beileibe nicht nur auf Führungskräfte beschränkte Erkenntnis.

Das rechte Maß von Konzentration und Kommunikation ist auch Leitmotiv bei der Gestaltung moderner Arbeitsumgebungen. IT-Unternehmen und Consulter sind hier weltweit die Trendsetter, die sich etwa durch flexibel nutzbare Bürowelten auszeichnen.

In Österreich hat Microsoft an seinem Standort Maßstäbe gesetzt. Studien bescheinigen dem dabei angewandten Konzept neben höherer Mitarbeiterzufriedenheit auch eine Zunahme von Flexibilität und Produktivität. Auf inspirierendes Arbeitsumfeld - nicht nur in der diesbezüglich schon legendären Zentrale in Mountain View, Kalifornien - setzt auch Google, mehrfach als weltweit bester multinationaler Arbeitgeber ausgezeichnet.

Möglicherweise auch ein Kalkül des Unternehmens: Wer wird in einer so paradiesischen Arbeitsumgebung denn ans Heimgehen denken?

Arbeitsexperten raten, den Arbeitstag zu einer vernünftigen Zeit zu beenden - laut Zeitschema gegen 18 Uhr. Danach ist Zeit für die Familie. Wer sich noch nicht von seinen Kollegen trennen mag, wird auf Socializing bei Happy Hour oder Feierabendbier verwiesen. In der heimischen Wirklichkeit müssen allerdings laut Mikrozensus-Arbeitskräfteerhebung rund 30 Prozent der vollzeitbeschäftigten Männer und 20 Prozent der Frauen an mindestens einem Tag pro Woche länger als zehn Stunden arbeiten.

Für Johann Kalliauer, Präsident der Arbeiterkammer Oberösterreich, die seit vielen Jahren die Arbeitszufriedenheit der Österreicher regelmäßig im Arbeitsklima-Index abbildet, sind die langen Arbeitszeiten ein Hauptgrund für die zuletzt rückläufigen Werte. Gravierender als die Gesamtzufriedenheit verschlechtern sich dabei die Einschätzungen ganz konkreter arbeitsrelevanter Faktoren: "Als einzelne Komponente hat psychischer Stress am meisten zugenommen, auch Innovationsstress, die mit neuen Technologien und der Digitalisierung verbundene steigende Jobangst, schlägt hier wohl durch."

Nicht nur die zeitgerechte, auch die nachhaltige Trennung von Arbeit und Privatleben gilt den Fachleuten als Voraussetzung für langfristig gesundes Arbeitsleben: Der Abend soll Freunden, Familie, einer weiteren Sporteinheit, jedenfalls aber privaten Angelegenheiten vorbehalten sein.

Funktionierende Sozialbeziehungen gelten nicht umsonst als beste Prävention gegen die Burn-out-Flut. "Wer denkt, ein schneller E-Mail-Check am Feierabend oder Wochenende schadet nicht, liegt falsch. Denn richtiges Abschalten von der Arbeit wird dadurch verhindert. Und wer für den Arbeitgeber ständig erreichbar ist, setzt seine Gesundheit aufs Spiel", warnt Psychologe Klicka unmissverständlich.

Als einzige Ausnahme von der abendlichen Arbeitsabstinenz sollte man seine Erfolge des Tages kurz, aber unbedingt schriftlich festhalten. Das stärkt Selbstwertgefühl und somit Ausstrahlung und Erfolg. Denn Erfolg kann letztlich nur haben, wer langfristig psychisch und physisch gesund bleibt und nicht, wer seine Gesundheit auf dem Altar der Arbeit opfert. Und wenn das, was man für die Karriereleiter gehalten hat, sich bloß als das Hamsterrad von innen entpuppt, ist es für diese Erkenntnis oft zu spät. Umso lohnender ist es, möglichst viele der rund 10.000 Tage in einem typischen Arbeitsleben möglichst perfekt zu machen.

6:30 - 7:30 Stehen Sie zeitig genug für ein Frühstück auf. Achten Sie auf gesunde Fette, Proteine und Ballaststoffe, Kohlehydrate, die langsam abgebaut werden. Ernährungswissenschaftlern zufolge ist es die wichtigste Mahlzeit des Tages und soll gehaltvoll sein, aber nicht üppig - vielleicht eine Kombination von amerikanischen und kontinentalen Elementen. Mittag-und Abendessen dafür eher leichter.

7:30 Machen Sie vor der Arbeit Sport. Frühsport vor dem Büro ist eine ideale Basis für den produktiven Start in den Arbeitstag. Der Kreislauf ist schon in Schwung gebracht und im Idealfall kommen dabei kreative Ideen für die anstehenden Tagesaufgaben. Achtung dabei auf das Belastungslevel: nicht auspowern, sondern aktivieren.

Der Rhythmus von jeweils 52 Minuten Arbeit und 17 Minuten Pause hat sich bei einer Erhebung der Produktivitäts-App DeskTime als produktivste Tagesstruktur erwiesen. Andere Techniken, wie die Pomodoro-Technik, empfehlen kürzere Zeitblöcke von jeweils 25 Minuten konzentriertem Arbeiten, gefolgt von 5 Minuten Pause.

Am besten ist es aber, seinen individuellen Rhythmus zu finden. Pausen machen jedenfalls produktiver.

Stures stundenlanges ununterbrochenes Arbeiten mag heroisch wirken, bringt aber weniger. Das Prinzip dahinter: Jeder Anspannung muss Entspannung folgen, jeder Anstrengung eine entsprechende Regeneration, sonst geht das Leistungsvermögen rasant nach unten. Außerdem: Mit etwas Abstand oder im Kollegengespräch findet man meist bessere Lösungen als alleine am Schreibtisch.

9:00 Erstellen Sie zuerst einen Zeitplan, machen Sie dabei die unbeliebten Aufgaben zuerst.

10:00 Nach einer Stunde konzentriertem Arbeiten ist es Zeit für eine Pause, einen kurzen Talk mit Kollegen.

11:00 Nach einer weiteren Stunde ist es Zeit für einen Snack. Obst oder ein Proteinriegel geben neue Energie.

12:00 Zeit für die Mittagspause. Am besten verlassen Sie das Büro. Wenn möglich machen Sie Bewegung oder etwas Sport.

14:00 Die nächste Pause. Eine kurze Meditationsübung hilft Ihnen, sich wieder zu fokussieren.

15:00 Es ist wieder Zeit für etwas Bewegung. Einige Yoga-Übungen, ein kurzes Office-Workout oder eine Selbstmassage mit Faszienrollen wirken stimulierend.

16:00 Wenn das berüchtigte "Nachmittagsloch" zuschlägt, scheuen Sie in der Pause nicht vor einem kurzen Power-Nap zurück. Er gibt Ihnen neue Energien für die weiteren Arbeitsstunden,

17:00 Etwas Ablenkung - ob eine Unterhaltung mit Kollegen oder eine Visite bei einer Social Media Plattform tun gut.

18:00 Es ist Zeit, die Sachen zu packen und das Büro zu verlassen.

Wer seine Bürozeit täglich bis spätabends ausdehnt, ist am Highway Richtung Burn-out unterwegs. Denken Sie an Ihre Familie, die gerne mit Ihnen Zeit verbringen möchte. Als Single sollten Sie die Zeit für Sport, ein Feierabendbier mit Kollegen oder Aktivitäten mit Freunden nutzen. Achten Sie jedoch darauf, den Alkoholkonsum möglichst einzuschränken.

Ein Leben jenseits der Arbeit ist jedenfalls für die Psyche unverzichtbar.

19:30 Sie sollten zu Abend essen. Ernährungswissenschaftler empfehlen, spätestens drei Stunden vor dem Schlafengehen zum letzten Mal etwas zu essen. Verkneifen Sie sich danach auch das Snacken - besonders am Sofa vor dem Fernseher.

21:00 - 22:00 Schließen Sie den Tag mental ab und reflektieren Sie das Geschehene. Das ist eine wichtige Voraussetzung für erholsame Nachtruhe.

Idealerweise halten Sie die positiven Erfolge des Tages auch schriftlich fest. Damit fokussieren Sie sich auf die Erfolge. Wenn Sie keine besonderen Erfolge hatten, dann listen Sie auf, was Sie erledigt haben, nicht etwa, was noch für morgen offen ist.

23:00 Es ist Schlafenszeit. Sieben bis acht Stunden Schlaf brauchen auch Erwachsene, um sich, Körper und Geist Erholung und Ruhe zu geben. Ein Schlafdefizit beeinträchtigt die Leistungsfähigkeit enorm. Wer meint, auf Dauer mit weniger Schlaf auszukommen, manipuliert sich selbst und wird seinen Leistungszenit nie erreichen.

Experten raten außerdem, abends immer zur gleichen Zeit ins Bett zu gehen, jedenfalls aber sobald man sich müde fühlt. Auch morgens sollte der Wecker stets zur selben Zeit klingeln. Für einen ruhigen und ungestörten Schlaf hat das Smartphone schon mindestens eine halbe Stunde vor der Bettruhe Pause. Wenn es Sie beruhigt, legen Sie es - mit dem Display nach unten - auf den Nachttisch. Jedenfalls sollte der Modus "nicht stören" oder "Schlafenszeit" aktiviert sein.