In zahlreichen Unternehmen werden Entwicklungsprojekte oftmals mit traditionellen Methoden angegangen, die nicht selten zu Überschreitungen von Zeit- und Budgetrahmen führen. Trotz fortschrittlicher Technologien und Methoden verfehlen fast sieben von zehn Entwicklungsprojekten ihre festgelegten Ziele. Ein Gastkommentar von Sebastian Adam, Gründer und Inhaber der Osseno Software GmbH.
Zu den häufigsten Ursachen zählen mangelnde Kommunikation innerhalb der Teams, unzureichende Projektplanung und -überwachung sowie die Vernachlässigung von Kundenfeedback in den frühen Entwicklungsphasen. Diese Faktoren führen nicht nur zu ineffizienten Arbeitsabläufen, sondern auch zu Produkten, die den Marktbedürfnissen nicht gerecht werden. Warum verfehlen immer noch so viele Entwicklungsprojekte ihre Zeit- und Budgetziele?
Warum traditionelle Methoden in einer technologisch schnelllebigen Welt versagen
Viele Unternehmen sind in ihren Zielen hochmotiviert – doch plötzlich erscheint die Umsetzung schwierig. Trotzdem halten viele Betriebe noch immer an traditionellen Methoden fest und glauben, dass das, was bisher funktioniert hat, auch weiterhin Erfolg verspricht. Doch die Zahlen beweisen das Gegenteil: Die durchschnittliche Zeitüberschreitungsquote liegt deutschlandweit bei 222 Prozent, während die Kosten um 189 Prozent überschritten werden. Die Folge: Über 10 Milliarden Euro gehen der deutschen Wirtschaft jedes Jahr durch Qualitäts- und Effizienzmängel in Softwareentwicklungsprojekten verloren.
Gründe für nicht erreichte Ziele
Es sind immer wieder die gleichen Punkte, die zu diesen Überschreitungen führen und es wird sich nichts daran ändern, solange das Verständnis dafür fehlt. "Schlechte" Projekte können nämlich verschiedenste Gründe haben:
Mangelnde Kommunikation innerhalb der Teams: Unklare Informationsweitergabe oder unzureichende Kommunikation zwischen den Teammitgliedern können zu Missverständnissen, Verzögerungen und Inkonsistenzen führen. Häufig steigt die Fehleranfälligkeit auch bei vermeintlich praktischen Tools, wie Word- oder Exceldokumenten. Beispielsweise kann es vorkommen, dass ein Kollege versehentlich an einer veralteten Version arbeitet, weil er nicht bemerkt hat, dass eine neue Version vorliegt. Dies kann zu nicht mehr aktuellen Informationen führen, die entweder erneut überarbeitet werden müssen oder zu schwerwiegenden Fehlern führen können.
Unrealistische Planung und Erwartungen: Wer kennt es nicht? Das letzte Projekt war ein voller Erfolg, es wurden nur die Budgetziele minimal überschritten. Das nächste Projekt wird dann häufig mit viel Motivation und übermäßig optimistischer Zeit- und Kostenprognose angegangen. Doch so besteht wieder ein erhöhtes Risiko für Überschreitungen. Realistische Planung und Erwartungsmanagement sind entscheidend, um die Wahrscheinlichkeit von Fehleinschätzungen zu reduzieren.
Wenn dann jedoch noch hinzukommt, dass die Fortschritte nicht angemessen überwacht oder gesteuert werden, besteht wieder ein erhöhtes Risiko für weitere Überschreitungen von Zeit und Budget.
Fehlende oder schlecht definierte Anforderungen: Unvollständige, widersprüchliche oder unklare Anforderungen führen zu Missverständnissen, Fehlern und Verzögerungen. Es kann auch an Erfahrung oder Wissen fehlen, um Anforderungen richtig zu definieren. Unvollständige Anforderungen können zu Fehlinterpretationen und unerwarteten Problemen führen, während Änderungen in den Anforderungen, wenn nicht richtig verwaltet, Verzögerungen und Kosten verursachen können. Eine gründliche Anforderungsanalyse und Validierung sind daher wichtig, um Probleme im Entwicklungsprozess zu vermeiden und um sicherzustellen, dass die Anforderungen die tatsächlichen Bedürfnisse der Stakeholder erfüllen.
Missverstandene Kundenwünsche: Oftmals haben Kunden selbst ein begrenztes Verständnis ihrer Anforderungen. 300 seitenlange Anforderungen sind absolut unverhältnismäßig – denn neben ihren Wünschen müssen auch ihre Beziehungen und Abhängigkeiten bedacht werden, die diese Menge an Anforderungen mit sich bringen. Eine angemessene Einbindung der Kunden in den Anforderungsprozess reduziert das Risiko von Missverständnissen und sorgt dafür, dass das Endprodukt ihren Erwartungen entspricht.
Change-Management-Probleme: Änderungen im Projektumfang oder den Anforderungen können zwar auftreten, sind aber auch mit zusätzlichen Kosten und Zeit verbunden. Ein effektives Change-Management ist wichtig, um solche Änderungen zu verwalten und ihre Auswirkungen zu minimieren. Wenn beispielsweise der Kunde mit seinem 300 Seiten langem Anforderungsdokument eine Änderung wünscht, kann dies eine komplexe Durchsicht aller Seiten erfordern. Ohne ein geeignetes Tool ist es schwer, den Überblick zu behalten und die Auswirkungen der gemachten Änderung auch nach einiger Zeit noch zu verstehen.
Fehlende Managementunterstützung: Die Unterstützung des Managements ist entscheidend, um den Projekterfolg sicherzustellen. Wenn das Management nicht ausreichend unterstützt oder nicht die erforderlichen Ressourcen bereitstellt, kann dies die Leistung des Teams beeinträchtigen und das Projekt gefährden.
Lösungsansätze
Die hohe Misserfolgsrate in Entwicklungsprojekten kann häufig durch grundlegende Defizite in den Unternehmens- und Projektmanagementprozessen erklärt werden. Ein solides Fundament in diesen Prozessen ist daher der erste kritische Schritt zur Verbesserung der Situation. Durch die Etablierung klarer, nachvollziehbarer und effektiver Managementpraktiken können Projekte strukturierter und kontrollierter durchgeführt werden. Dies umfasst die präzise Definition von Projektphasen, Meilensteinen und Zuständigkeiten sowie die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Projektziele.
Als zweiter Punkt ist die Kompetenz und das Wissen der beteiligten Mitarbeiter und auch des Managements entscheidend. Die kontinuierliche Weiterbildung und das Training in den jeweiligen fachspezifischen Bereichen sowie in der Kommunikation und im Risikomanagement sind unerlässlich. Ein tiefes Verständnis für diese Aspekte hilft Teams, proaktiv Herausforderungen zu begegnen und Anpassungen vorzunehmen, bevor diese zu schwerwiegenden Problemen eskalieren. Zusätzlich sorgt die Schulung in teamübergreifender Kommunikation für eine verbesserte Zusammenarbeit und einen effizienten Informationsfluss zwischen den Stakeholdern.
Nachdem diese Grundlagen geschaffen sind, kann die Implementierung eines geeigneten Anforderungsmanagement-Tools in Betracht gezogen werden. Solche Tools unterstützen die effiziente Handhabung und Verfolgung von Anforderungen, erleichtern die Zusammenarbeit und reduzieren Fehler durch zentrale Informationshaltung und kontinuierliche Updates. Eine Arbeitsassistenz innerhalb des Tools kann die Qualität der Anforderungen weiter steigern, indem sie auf Inkonsistenzen hinweist und Änderungen detailliert dokumentiert. Die Unterstützung durch das Management ist auch hier entscheidend, um den Nutzen solcher Systeme vollständig zu integrieren und deren Wichtigkeit im Unternehmen zu verankern.
Äußerungen in Gastkommentaren oder von Gesprächspartnern geben deren eigene Auffassungen wieder. trend.at macht sich Äußerungen seiner Gesprächspartner in Interviews und Diskussionen nicht zu eigen.
