Forschungsprojekt mit Praxisbezug entwickelt Kommunikationsrichtlinien, um Zeitdruck zu reduzieren, produktiver und motivierter zu arbeiten.
Die FH Wiener Neustadt hat in Kooperation mit fünf heimischen Unternehmen, darunter EVN und Flughafen Wien, im Rahmen eines Forschungsprojekts zu digitaler Erreichbarkeit ein Manual mit konkreten Maßnahmen entwickelt, um durch klare Kommunikationsrichtlinien Zeitdruck zu reduzieren und dadurch ein positives, motivierendes Arbeitsumfeld zu schaffen. Unter Stress würden Mitarbeitende nämlich dazu neigen, vermehrt Arbeitstätigkeiten in Freizeit- und Erholungsphasen mitzuschleppen, was zur Häufung von negativen Gedanken und Gefühlen in Bezug auf die Arbeit führe.
Das Forschungsteam entwickelte auf Wunsch der Unternehmen ein Manual mit Regeln, was über welche Kanäle im Arbeitsalltag kommuniziert werden soll und welche Erwartungen damit verbunden sind. Darüber sollte im Team oder im gesamten Unternehmen gemeinsames Verständnis herrschen. „Gezielte Maßnahmen umfassen die Reduktion des Aufgabenportfolios, gemeinsame Priorisierung von Aufgaben mit Mitarbeitenden oder die Umverteilung von Zuständigkeiten“, sagt Projektleiterin Karin Wegenstein in Richtung Führungskräfte, die durch Arbeitsdruck oft selbst veranlasst seien, ihre eigenen Arbeitszeiten – und damit Erreichbarkeitserwartungen an Mitarbeitende – auszudehnen.
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Expertin Karin Wegenstein
© FHWNTipps für klarere Kommunikation
Doch wie konkret Abhilfe schaffen? „E-Mail-Aufkommen kann deutlich reduziert werden, wenn innerhalb eines Teams bestimmte Besprechungspunkte oder Rückfragen ins nächste Meeting mitgenommen, statt per Mail nachgefragt werden“, nennt Wegenstein als Beispiel. Als weitere mögliche Punkte werden etwa gelistet:
Wahl geeigneter Kanäle je nach Art der jeweiligen Kommunikation: E-Mails, um eine Nachricht oder Datei in eine Richtung zu übermitteln, Chatnachrichten für informelle Kommunikation, Telefonanrufe, um dringende Angelegenheiten mit Klärungsbedarf zu besprechen.
Davon abhängig auch klare Erwartungshaltungen und Verständigung darauf – etwa nach einem versäumten Anruf ehestmöglich in der Arbeitszeit zurückrufen, jedoch Antwort auf Mails nicht am selben Tag zu erwarten.
Dienstliche Mails werden in der Freizeit, im Urlaub oder Krankenstand weder gelesen noch bearbeitet.
