Unternehmen können mithilfe von KI ihre Mitarbeitenden entlasten und gleichzeitig die Qualität der Arbeitsleistung steigern. Wie das funktionieren kann, schreibt Stefan Perklin, Partner bei PwC Österreich im Bereich People and Organisation. Ein Gastkommentar.
In den letzten Jahren haben enorme Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) stattgefunden, und sie verspricht, zu einem integralen Bestandteil vieler Arbeitsbereiche zu werden. Voraussetzung dafür ist die Bereitschaft der handelnden Personen, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen und der Arbeit mit KI offen entgegenzutreten.
Dies gilt auch für den Bereich der Personalberatung. Unternehmen können mithilfe von KI ihre Mitarbeitenden entlasten und gleichzeitig die Qualität der Arbeitsleistung steigern. Obwohl Personalberatung oft nur als Rekrutierungsprozess betrachtet wird, umfasst der Bereich eine Vielzahl komplexer Aufgaben. Der Fokus liegt daher auf weniger prominenten, aber dennoch wichtigen Bereichen im Personalwesen wie der Personalverrechnung, dem Wissensmanagement und dem Vertragswesen.
KI kann in diesen Bereichen vielfältig eingesetzt werden:
Machine Learning in der Personalverrechnung
Durch den Einsatz von Machine Learning-Algorithmen können Muster und Abweichungen in der Personalverrechnung erkannt werden, die auf Fehler oder sogar auf Betrug hinweisen können. Dies ermöglicht es Unternehmen, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen und potenzielle Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung frühzeitig zu erkennen.
Ein wesentlicher Schritt dabei ist, die KI mit einer umfangreichen Menge an Personalverrechnungsdaten zu versorgen und den Machine Learning-Algorithmus beim Lernen zu unterstützen. Wenn der KI im Zuge dieses Lernprozesses zusätzlich ein Regelwerk zur Verfügung gestellt wird, können sehr schnell gute Ergebnisse bei der Erkennung von Abweichungen und Unregelmäßigkeiten erzielt werden.
Unternehmen können durch diesen Ansatz unter anderem die Richtigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Vergangenheit überprüfen, Sicherheit im Unternehmen und bei den Mitarbeitenden schaffen sowie Fehler korrigieren.
Es ist wichtig zu beachten, dass die KI nicht direkt einen spezifischen Fehler erkennen wird, wie etwa "das Gehalt von Frau Mustermann ist falsch". Stattdessen kann sie die Anwendenden auf Unregelmäßigkeiten hinweisen, wie zum Beispiel "beim Sachbezug gibt es über die gesamte Datenmenge Unregelmäßigkeiten, die näher zu untersuchen wären". Daher ist es derzeit noch unerlässlich, dass eine Person mit Kenntnissen im Bereich der Personalverrechnung die Ergebnisse sichtet, bewertet und nach der Fehlererkennung den Korrekturprozess einleitet.
Wissensmanagement
Durch den Einsatz von KI-Technologien wie Chatbots können Unternehmen große Mengen an Daten effizienter analysieren und relevante Informationen präziser extrahieren. Mitarbeitende haben somit die Möglichkeit, über einen Chatbot Fragen zu ihrer persönlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung zu stellen. Dies erleichtert nicht nur den Mitarbeitenden den Zugang zu relevanten Informationen, sondern entlastet auch die Personalabteilung von Routineanfragen und ermöglicht ihr, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
Chatbots können auch dabei helfen, relevante Informationen für Mitarbeitende leichter zugänglich zu machen. Intranetseiten von Unternehmen sind oft unübersichtlich und nicht auf dem aktuellen Stand, während Chatbots die benötigten Informationen per Volltextsuche aus großen Datenbanken extrahieren und punktgenau zur Verfügung stellen können.
Darüber hinaus kann KI dabei unterstützen, Wissenslücken und Interessensgebiete der Mitarbeitenden zu identifizieren. Auf Grundlage dieser Erkenntnisse können Vorschläge für Schulungen oder Weiterbildungen gemacht werden, um das Wissen im Unternehmen kontinuierlich zu erweitern.
Vertragswesen
KI-gestützte Systeme können dabei helfen, den Prozess der Erstellung und Verwaltung von Verträgen zu automatisieren. Durch den Einsatz von KI können Arbeitsverträge schneller erstellt werden, indem relevante Informationen aus verschiedenen Quellen extrahiert und in die Vertragsvorlagen eingefügt werden.
Zusätzlich können KI-Systeme auch bei der Überprüfung von Arbeitsverträgen oder Unternehmensrichtlinien (z.B. Reisekostenrichtlinie, Car Policy, etc.) helfen, indem sie potenzielle Fehler oder Unstimmigkeiten identifizieren und auf mögliche Risiken hinweisen.
Es ist zu beachten, dass für die Unterstützung im Vertragswesen KI-Modelle benötigt werden, die speziell auf rechtliche Tätigkeiten trainiert sind.
Datenqualität bleibt Herausforderung
KI-Anwendungen in der Personalberatung bieten viele Vorteile, indem sie zeitaufwändige Aufgaben automatisieren und vereinfachen. Dennoch ist es wichtig zu erkennen, dass KI in den meisten Fällen den Menschen (noch) nicht ersetzen kann; sie unterstützt, vereinfacht und beschleunigt Arbeitsabläufe, wobei die menschliche Kontrolle weiterhin unerlässlich ist.
Damit KI-gestützte Systeme effektiv arbeiten können, ist es entscheidend, zunächst die Datenqualität sicherzustellen und einen zentralen Zugriff auf die Daten zu gewährleisten. Unternehmen sollten daher vor der Einführung von KI ihre Hausaufgaben machen, indem sie die Datenqualität überprüfen und verbessern. Erst dann können sie sich erfolgreich mit dem Einsatz von KI befassen.
