Die Zukunft der Personalabteilung bei IBM: Wie Künstliche Intelligenz die HR-Landschaft revolutioniert

In einer Welt, die sich ständig verändert, müssen Unternehmen innovativ und anpassungsfähig bleiben, um im Wettbewerb zu bestehen. Ein Unternehmen, das diesen Wandel aktiv gestaltet, ist IBM. Mit der Implementierung von Künstlicher Intelligenz (KI) in seinen Human-Resources-Prozessen hat IBM nicht nur eine technologische Revolution angestoßen, sondern auch eine tiefgreifende Transformation seiner Unternehmenskultur. Im Interview gibt Madeleine Bauer-Eder, CHRO und Mitglied der Geschäftsführung der IBM Österreich Einblicke in Strategien, Herausforderungen und Zukunftsaussichten für die Nutzung von KI in der Personalabteilung.

Die Reise von IBM zur Integration von KI in seine HR-Prozesse begann im Jahr 2016 mit der Einführung des ersten Chatbots. „Wir haben 2016 begonnen und den ersten Bot 2017 live geschaltet. Wir haben die KI-Implementierung in die HR-Prozess-Transformation eingebettet. Zuerst haben wir sämtliche Prozesse hinterfragt: Brauchen wir diesen Prozess überhaupt? Dann haben wir ihn vereinfacht und automatisiert“, beschreibt die HR-Chefin die frühen Schritte dieser umfassenden Transformation.

IBM begann mit der Automatisierung einfacher und repetitiver Aufgaben, die einen hohen manuellen Aufwand erforderten. Über die Jahre hat sich das Unternehmen dann schrittweise auf komplexere Prozesse zugearbeitet. Die aktuelle Plattform „Ask HR“ ist das Herzstück dieser Transformation. „Unsere digitale Plattform ‚Ask HR‘ ist voll im Einsatz und deckt den kompletten Employee Lifecycle ab – vom Onboarding über die Versetzung bis hin zur Pensionierung.“

IBM hat die Plattform so gestaltet, dass sie benutzerzentriert ist und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellt. „Wir schauen im Designprozess genau darauf, wie sich die Prozesse aus der Sicht der Mitarbeitenden, Manager:innen und HR-Mitarbeiter:innen anfühlen“, erklärt die HR-Chefin. Diese „Mitarbeiterzentriertheit“ ist ein Schlüsselprinzip, das sicherstellt, dass die Prozesse nicht nur effizient, sondern auch für alle Beteiligten nachvollziehbar und verständlich sind.

Mit einer Nutzungsrate von 96% und einer Containment Rate von 94% zeigt sich, dass die Plattform von den Mitarbeitern gut angenommen wird. „94% aller Anfragen können wir über diesen Bot abwickeln“, fügt sie hinzu. „Das reicht von einfachen Anfragen, wie etwa der Anzahl der verbleibenden Urlaubstage, bis hin zu pensionsrelevanten Fragen und komplexeren administrativen Anfragen.“

Die Einführung von KI in HR-Prozesse ist nicht nur eine technische Angelegenheit, sondern auch eine kulturelle Herausforderung. IBM hat dies von Anfang an erkannt und die Mitarbeiter:innen aktiv in den Transformationsprozess einbezogen. „Wir haben 2020 in Deutschland und Österreich eine Rahmenbetriebsvereinbarung zum Einsatz von KI getroffen, und wir waren eines der ersten Unternehmen im deutschsprachigen Raum, das die Mitbestimmung so stark einbezogen hat“, sagt die HR-Chefin.

Mitarbeiter:innen wurden gebeten, Feedback zu geben und Vorschläge zu machen, welche Prozesse automatisiert oder vereinfacht werden sollten. Diese „Co-Creation“ war entscheidend für den Erfolg der Transformation, weil sie sicherstellte, dass die Bedürfnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter:innen berücksichtigt wurden. „Die Kommunikation war klar: Wir wollen die Prozesse in eurem Sinne verbessern. Das hat die Akzeptanz massiv erhöht“, betont Bauer-Eder.

Ein zentraler Bestandteil von IBMs Strategie ist der ethische Umgang mit KI. „Ein wesentlicher Faktor für die Akzeptanz sind die ethischen Standards. Wir haben eigene Experten-Teams und Tools wie ‚AI Fairness 360‘, die regelmäßig überprüfen, ob die Algorithmen fair, transparent und nachvollziehbar sind“, erklärt die HR-Chefin. Dieses Tool wird auch bei Kunden eingesetzt und hilft dabei, sicherzustellen, dass die Ergebnisse von KI-Systemen stets fair und unvoreingenommen sind.

Der Einsatz von KI bei IBM folgt strengen ethischen Prinzipien, die auch den Datenschutz betreffen. „Gerade im Personalwesen, wo wir mit sehr sensiblen Daten arbeiten, ist der Datenschutz für uns von entscheidender Bedeutung. Wir nutzen moderne Verschlüsselungstechnologien und halten uns an die weltweiten Datenschutzgrundlagen“, so Bauer-Eder.

IBM verfolgt dabei das Konzept der „Human Friendly Automation“, das sicherstellt, dass jede Implementierung von KI einen nachvollziehbaren Nutzen für die Belegschaft hat. „Es geht darum, dass KI die menschliche Arbeit ergänzt und nicht ersetzt. Die Entscheidungen werden immer noch von Menschen getroffen, auch wenn die KI die Entscheidungsfindung unterstützt“, betont sie.

Ein besonders interessanter Einsatzbereich der KI bei IBM ist die Automatisierung des Prozesses der Mitarbeiterversetzungen. „Der Prozess 'Mitarbeiter-Versetzung", der vorher zeitaufwändig und fehleranfällig war, kann jetzt vollständig über die Plattform abgewickelt werden. Der digitale Assistent greift dabei auch auf Länderspezifika zurück und sorgt für eine fehlerfreie Abwicklung“, erklärt die HR-Chefin.

Auch im Bereich der Karriereentwicklung setzt IBM auf KI. Die „Your Learning“-Plattform bietet maßgeschneiderte Schulungsangebote an, die auf den individuellen Entwicklungszielen der Mitarbeiter basieren. „Mitarbeiter können ihre Fähigkeiten und Karrierewünsche eingeben und erhalten entsprechende Vorschläge für Weiterbildungsangebote“, beschreibt sie. Dies hilft den Mitarbeitern, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und auf zukünftige Anforderungen vorzubereiten.

Die Einführung von KI verändert auch die Rolle der Führungskräfte. „Empathische Führung wird immer wichtiger, weil die KI die trockeneren, administrativen Aufgaben übernimmt“, erklärt Bauer-Eder. „Führungskräfte können sich mehr auf die Entwicklung ihrer Mitarbeiter:innen konzentrieren, auf Coaching und auf die Schaffung einer positiven Arbeitskultur.“

KI wird als eine Art „Sparringpartner“ betrachtet, der Führungskräfte unterstützt, aber die zwischenmenschliche Interaktion und das menschliche Urteilsvermögen nicht ersetzt. „Wir sehen KI als ‚Augmented Intelligence‘ – also als eine Erweiterung der menschlichen Intelligenz“, erläutert Bauer-Eder. Dies erfordert jedoch auch neue Kompetenzen für Führungskräfte, wie etwa ein besseres Verständnis für KI-Technologien und deren Anwendung im Arbeitsalltag.

Die Einführung von KI in HR-Prozesse bei IBM ist mehr als nur eine technologische Anpassung – sie ist Teil einer umfassenden Vision für die Zukunft der Arbeit. „Die Arbeitswelt wird sich in den nächsten zehn Jahren dramatisch verändern. Wir gehen davon aus, dass fast alle Jobs in irgendeiner Form von der digitalen Transformation betroffen sein werden“, prognostiziert die HR-Chefin.

Diese Veränderung erfordert nicht nur technologische Anpassungen, sondern auch ein Umdenken in Bezug auf die Fähigkeiten und Kompetenzen, die künftig gefragt sein werden. „Es wird weniger Bedarf an repetitiven, regelbasierten Tätigkeiten geben und mehr an Fähigkeiten wie kritischem Denken, Empathie und menschlicher Interaktion“, betont sie.

Ein Begriff, der im Interview immer wieder fällt, ist die „hybride Belegschaft“. Damit meint IBM eine enge Zusammenarbeit zwischen Menschen und digitalen Assistenten. „Unsere Intelligenz wird unterstützt von KI in den Bereichen, die regelbasiert und administrativ sind, während wir uns auf unsere menschlichen Fähigkeiten konzentrieren“, erklärt Madeleine Bauer-Eder.

Diese neue Art der Zusammenarbeit wird auch durch die zunehmende Nutzung von Tools wie „Watson“, der KI-Plattform von IBM, unterstützt. „Wir wollen, dass unsere Mitarbeiter:innen verstehen, woher die Empfehlungen kommen, die sie erhalten. Transparenz ist hier der Schlüssel zur Akzeptanz“, sagt sie.

Die Einführung von KI bei IBM zeigt, dass Technologie und menschliche Werte nicht im Widerspruch zueinanderstehen müssen. Im Gegenteil: Durch den gezielten Einsatz von KI hat IBM die Effizienz seiner HR-Prozesse gesteigert und gleichzeitig eine Arbeitsumgebung geschaffen, die stärker auf die Bedürfnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter eingeht. „Unsere Arbeit ist hochwertiger und wertschöpfender geworden. Wir haben jetzt die Zeit, uns auf das zu konzentrieren, was wir Menschen am besten können“, fasst die HR-Chefin zusammen – Kritisches Denken und kreatives Arbeiten.