Pomodoro-Technik: mehr Produktivität durch kontrolliertes Zeitmanagement

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, die vom Italiener Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt wurde. Bei dieser Methode wird die Arbeitszeit in jeweils 25 Minuten lange, intensive Sprints - die Pomodoro-Phasen - eingeteilt. Zwischen diesen intensiven Sprints, die mit einem Kurzzeitwecker gestoppt werden, wird jeweils 5 Minuten lang Pause gemacht. Nach vier Zeitblöcken, also nach jeweils 2 Stunden, wird eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten eingelegt

Cirillos Erkenntnis: Die regelmäßigen kurzen Pausen reduzieren den Stresspegel, schaffen Platz für neue Ideen und wirken sich positiv auf die Leistungsfähigkeit aus. Auch wenn Menschen, die über Stunden an einer Aufgabe arbeiten vielleicht fleißiger wirken führen die regelmäßigen 5-Minuten-Pausen zu mehr Produktivität.

Positiver Side-Effekt: Wer die Pausen nutzt, um ein Glas Wasser zu trinken und einen Bissen zu essen, kann seinen Flüssigkeits- und Energiehaushalt gleichzeitig stabil halten und so zusätzlich das Wohlbefinden und die Konzentrationsfähigkeit verbessern.

Die Technik befolgt das Prinzip von Anspannung und Entspannung. Als Hilfsmittel benötigt man dafür nur eine Eieruhr, einen Stift und ein Blatt Papier.

Zunächst die Aufgabe schriftlich formuliert und notiert. Dann wird die Eieruhr oder ein anderer Kurzzeit-Wecker auf 25 Minuten gestellt. Die Aufgabe wird in der Folge ohne jede Ablenkung und Unterbrechung bearbeitet, bis der Wecker klingelt. Der Arbeitsschritt wird markiert, erledigte "Pomodoros" werden gestrichen.

1. Aufgabe schriftlich festhalten

2. Wecker auf 25 Minuten stellen

3. Bis zum Klingeln der Eieruhr intensiv arbeiten

4. Den Arbeitsschritt markieren

5. Kurze Pause (5 Minuten)

Das Aufziehen des Weckers oder das Einstellen der Eieruhr soll dabei helfen, die Entschlossenheit, die gesetzte Aufgabe zu erledigen, zu stärken. Durch das Ticken der Uhr soll man die Zeit besser wahrnehmen können und so das konzentrierte Arbeiten gefördert werden.

Im Hintergrund der Pomodoro-Technik steht der Grundgedanke, dass Aufgaben konkret geplant und ihre Bearbeitung visualisiert und festgehalten werden sollen. Dabei werden bei der Planung die Prioritäten der einzelnen Aufgaben berücksichtigt ("First things first"). Auch die Zeiten, in denen E-Mails kontrolliert oder Anrufe entgegengenommen werden, müssen festgehalten werden.

Während einer intensiven Pomodoro-Phase bleiben auch E-Mails unbeantwortet, Anrufe werden nicht angenommen und es werden auch keine nicht zu der Aufgabe gehörenden Gespräche mit Kollegen geführt. Social-Media-Portale sind während einer solchen Phase grundsätzlich tabu.

Das Ziel ist, dass man sich wirklich nur der einen, festgelegten Aufgabe widmet. Dazu wird am Smartphone zumindest der Lautlos-Modus aktiviert und es wird mit dem Bildschirm nach unten auf den Tisch gelegt. Am Computer werden nur die Programme geöffnet, die im Moment für die Arbeit notwendig sind.

In der Pause nach einer Pomodoro-Einheit soll man dann etwas völlig anderes machen: Bewegung, Trinken, Musikhören, Lüften, was auch immer Entspannung bringt.

Wichtig ist, konsequent nach 25 Minuten zu pausieren. Mit einem X kann im Text beispielsweise eine Markierung vorgenommen werden und man weiß, wo es nach der Pause weitergeht.

Das Fokussieren auf einzelne Aufgaben, die der Reihe nach abgearbeitet werden, führt im besten Fall auch zu einem richtigen Workflow, bei dem die einzelnen Jobs deutlich schneller und exakter abgearbeitet werden als das bei einem Multitasking der Fall wäre.

Immer wieder einzelne Aufgaben zu erledigen und im wahrsten Sinn des Wortes "abhaken" zu können schafft zudem laufend Erfolgserlebnisse, die im normalen Arbeitsalltag sonst oft fehlen. Das beflügelt zusätzlich.

Die Pomodoro-Methode ermöglicht es daher, den Arbeitstag zu organisieren und zu strukturieren. Dass dabei alle erledigten Aufgaben immer im Blick bleiben, schafft zusätzliche Motivation. und

• Kürzere Arbeitseinheiten fördern die Konzentration.

• Die Leistungsfähigkeit und die Produktivität steigen.

• Das Festhalten der Aufgaben bewirkt, dass nichts vergesse wird.

• Die Arbeits- und Pausen-Intervalle fördern die Bewegung und helfen, Rückenschmerzen vorzubeugen. Computer-Arbeiter können damit auch ihre regelmäßigen Bildschirmpausen einhalten und so ihre Augen entlasten.