Wochenplan: So planen Sie Ihre smarte Woche

Je selbstbestimmter wir in der Planung unserer Termine und Aufgaben sind, desto wichtiger wird ein smarter Plan. Ohne Struktur werden wir stärker von außen bestimmt und können weniger tun, was wir wollen. Einerseits in Bezug auf unsere Arbeitszeiten und die damit einhergehende Freizeitgestaltung. Andererseits geben auch im Job andere den Rhythmus vor, wenn wir nicht einen klaren Rahmen, eine Struktur, vorgeben. Gleichzeitig wollen wir maximal flexibel auf Kunden reagieren und spontan den Tag umgestalten können.

Die smarte Woche ist ein guter Kompromiss zwischen der absoluten Flexibilität, die eine gewisse Gefahr von Ineffizienz und Prokrastination birgt, und einer durchgetakteten, oft überfüllten Arbeitswoche.

Ziel der Methode ist es, die wichtigen Termine mit sich und den Kund:innen fest zu verankern und absolut notwendige Aufgaben festzuhalten. Der Rest ist Freestyle und kann, muss aber nicht, verplant werden.

So finden wir zum Beispiel nach einer (Zwangs-, Urlaubs)Pause leichter zurück in den Alltag, nähern uns einer Wochenplanung sanft an und behalten die wesentlichen Termine und Aufgaben dennoch im Blick.

1. Legen Sie Ihre Arbeitszeiten je Tag (Beginn und Ende) fest.

2. Planen Sie Ihre Fixtermine ein, die nicht verschiebbar sind.

3. Verteilen Sie Ihre Projekte auf die freien Zeitfenster.

4. Achten Sie auf Freiräume, Zeitfenster für Unvorhersehbares.

In der „idealen“ Woche packen wir von Fokuszeiten über die Pufferzeiten, von den Kundenterminen bis zu den Terminen mit uns selbst, alles in einen Stundenplan. Wie der Name verrät, läuft in der idealen Woche alles nach Plan. Sie sind von 09:00 bis 17:00 von Montag bis Freitag hoch motiviert und gehen an alle Aufgaben mit der gleichen Energie und dem gleichen Engagement heran.

Die „smarte“ folgt einem anderen Prinzip und fokussiert auf die absolut wichtigsten Einträge. Wir fragen uns, was ist das Minimum, was ich nächste Woche erledigen will. Wir öffnen Zeitfenster für Unvorhersehbares. Falls Sie sich schwertun, wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden, nutzen Sie eine der folgenden Techniken, um zu priorisieren (Eisenhower Matrix, Ivy Liste, 1-2-3 Methode).

Auch bei den Terminen sollten Sie sich fragen, ob Sie sie auch mit starken Kopfschmerzen oder einer Verkühlung einhalten würden. Wenn nicht, dann sind sie nicht absolut wichtig. Ich weiß, der Vergleich ist nicht ideal, weil wir krank nicht arbeiten sollten, aber Sie kennen diese Entscheidung, wofür man sich fit genug fühlt, sicher gut. Entscheiden Sie also, welche Termine Sie zuerst und welche Sie zuletzt absagen würden.

Nun füllen Sie Ihren Wochenplan ihren Terminen und Aufgabenblöcken (Cluster von ähnlichen Aufgaben oder zu einem Projekt gehörigen Aufgaben). Achten Sie dabei auf Ihre Fokuszeiten, Ihren Biorhythmus und planen Sie genug Pufferzeiten für Ihre Aufgaben ein.

Wenn Sie nicht nur die ganz wichtigen und dringenden Aufgaben und Termine in Ihre Woche planen möchten, könnten Sie mit einem Farbsystem arbeiten. Rot ist dann zum Beispiel alles, was Sie unbedingt in dieser Woche erledigen müssen, Orange steht für die wichtigen, aber nicht so dringenden Aufgaben und Grün ist die Kür nach der Pflicht. Um die Grenze zur „idealen“ Woche zu ziehen, würde ich aber maximal die ersten beiden Kategorien mit in die minimale Woche nehmen.

Außerdem dürfen Sie nicht vergessen, dass Sie auch Ihre sozialen und gesundheitlichen Termine in die smarte Woche eintragen. Wenn Sie wissen, dass Sie ohne Sport vom vielen Sitzen Rückenschmerzen bekommen, dann planen Sie zumindest zwei Sporttermine in der Woche fix ein. Der Mensch ist außerdem ein soziales Wesen. Ohne Austausch mit anderen sind wir unausgeglichen. Planen Sie also gerne auch soziale Termine in Ihre smarte Woche mit ein.

Wir alle haben Verpflichtungen, die wir priorisieren müssen, um unser Business am Laufen zu halten. Halten Sie aber unbedingt die Balance mit anderen Lebensbereichen! Erklären Sie nicht nur Ihre Arbeitsaufgaben zur höchsten Priorität, sondern gehen Sie auch auf berufliche und private Beziehungen, persönliche Weiterentwicklung, Ziele, Care Arbeit, Gesundheit und Selfcare ein. In allen Bereichen gibt es sogenannte „non-negotiables“, die unbedingt auch in Ihrer smarten Woche Platz finden sollten.

Haben sie erst einmal das Gerüst für Ihre smarte Woche erstellt, können Sie es jede Woche anpassen und werden immer schneller in der Planung der nächsten Woche.