Mit der ALPEN-Methode durch die Woche navigieren: Die von Lothar Seiwert entwickelte Methode ermöglicht es, Ziele einzuhalten und gleichzeitig zu entschleunigen.
©iStockphotoManchmal wissen wir nicht, wo wir anfangen sollen. Der Kopf raucht und bei Gedanken an die kommende Woche bekommen wir Schweißausbrüche. Jetzt ist allerdings der falsche Moment, wegzusehen. Was hilft, den Mental Load zu reduzieren, ist eine basale Wochenplanung. Wir zeigen Ihnen wie das einfach geht.
Fokus auf die kommende Woche
Ziel einer Wochenplanung ist es, den Alltag zu entschleunigen und Stück für Stück die Kontrolle über die eigene Zeit zurückzugewinnen. Ein guter Wochenplan entsteht dann, wenn wir einen Schritt zurück machen, den Stress vergessen und ohne Bewertung die Erkenntnisse aus der letzten Woche in die kommende Woche mitnehmen. Dafür ist es wichtig, sich ganz auf den Moment zu konzentrieren und in Resonanz mit den aufkommenden Gefühlen zu gehen. Erst, wenn wir uns selbst bei der Planung nicht mehr blockieren, öffnen sich ganz neue Möglichkeiten. Dies ist wichtig, dass Planung nicht immer einfach ist. Durch Überlastung in allen Lebensbereichen, ist es oft etwas knifflig alle Termine und die wichtigsten Aufgaben unter einen Hut zu bekommen. Daher ist es von Vorteil, nur die kommende Woche zu betrachten und alle Ablenkungen zu Beginn der Planung auszuschalten.
Starten Sie mit einer Achtsamkeitsübungen in die Planung
Ankommen: Schließen Sie die Augen und nehmen Sie wahr, was Sie hören oder spüren. Spüren Sie irgendwo einen Widerstand? Differenzieren und steuern Sie Ihre Aufmerksamkeit bewusst. Reagieren Sie darauf und nehmen Sie den Unterschied wahr. Ziel dieser Übung ist, im Moment anzukommen.
Intention setzen: Lenken Sie Ihre Gedanken auf die Planung. Setzen Sie sich eine Planungsintention. Worauf legen Sie heute den Fokus? Was möchten Sie gegenüber der letzten Woche verändern?
Fokussieren: Schließen Sie Ihr E-Mail-Programm und alle unnötigen Fenster. Schalten Sie Ihr Smartphone in den Flugmodus. Widerstehen Sie der Versuchung, E-Mails oder Ihr Smartphone zu checken.
Erstellen Sie einen einfachen Wochenplan
Wochenplanung bedeutet in erster Linie alle Termine, Aufgaben und sonstigen Verpflichtungen an einen Tisch zu bringen und so zu koordinieren, dass Sie genau wissen, was Sie wann erledigen. Leider ist das wie schon erwähnt oft nicht so einfach. Es kommt zu Terminüberschneidungen und Aufgaben müssen aufgrund zeitlicher Begrenzung eines Arbeitstages priorisiert werden.
Ziel ist es diese Koordination immer besser zu meistern und Woche für Woche realistischer zu planen. Dafür stehen Ihnen eine Vielzahl an erprobten Methoden zu Verfügung, eine davon stelle ich Ihnen heute vor.
Planen mit der ALPEN Methode
Unter den vielen Planungs- und Priorisierungsmethoden empfehle ich Ihnen heute die ALPEN Methode. Sie setzt lediglich voraus, dass Sie eine Aufgabenliste mit Ihren anstehenden Aufgaben besitzen. Sie fokussiert darauf, mittels Timeboxing einen realistischen Zeitplan für jeden Tag der Woche zu erstellen und so den Arbeitstag zu organisieren. Die ALPEN-Methode, entwickelt von Lothar Seiwert, unterscheidet sich durch die Einplanung von 40 Prozent Pufferzeit von vielen anderen Planungsmethoden. So stellen Sie anfangs allerdings sicher, dass ihr Plan auch hält und entschleunigen automatisch ihren Arbeitsalltag.
Das Wort ALPEN ist ein Akronym für:
Aufgaben aufschreiben
Länge einschätzen
Pufferzeit einplanen
Entscheidungen treffen
Nachkontrollieren
Ein weiterer entscheidender Vorteil der ALPEN Methode ist, die Dauer und Menge der Aufgaben pro Tag realistischer einzuschätzen. Sie lädt ein, optimistisch zu planen und schnell ins Handeln zu kommen, senkt aber gleichzeitig den Leistungsdruck durch die Pufferzeiten.
Anwendung der ALPEN Methode
Die ALPEN Methode eignet sich wunderbar für den Einstieg in die Wochenplanung, da Sie reduziert und wenig komplex ist. Sie können die Methode einmal für einen Wochentag ausprobieren und gehen dabei wie folgt vor:
Aufgaben aufschreiben: Notieren Sie die Aufgaben und Termine für den Tag. Dazu gehört das Beantworten von E-Mails, Kundentermine und die dazugehörige Vorbereitung.
Länge einschätzen: Schreiben Sie den erwarteten Zeitaufwand neben jede Aufgabe. So sehen Sie genauer, ob Sie die Aufgaben an einem Tag erledigen können.
Pufferzeit einplanen: Überprüfen Sie die Zeitangaben und korrigieren Sie sie. Planen Sie mindestens 40% Pufferzeit ein.
Entscheidungen treffen: Setzen Sie Prioritäten. Welche Aufgaben sind wichtig, welche nicht? Welche können Sie aufschieben? Seien Sie radikal und streichen Sie unwichtige Aufgaben. Halten Sie sich eine kleine Liste kurzer Aufgaben zurück, die Sie erledigen können, falls Pufferzeiten nicht aufgebraucht sind.
Nachkontrollieren: Die wichtigste Frage am Ende des Tages ist: Haben Sie erreicht, was Sie sich vorgenommen haben? Ziehen Sie nach jedem Tag Bilanz und strukturieren Sie den nächsten Tag oder justieren den bereits erstellten Plan.
Diese Methode hilft, den zeitlichen Aufwand besser einzuschätzen und stärkt das Selbstvertrauen. In den ersten Tagen werden Sie vor allem Zeitfresser identifizieren und können sie bei den nächsten Planungen ausschalten.
Starten Sie zunächst mit den ersten beiden Tagen der Woche und lernen Sie aus vorangegangenen Tagesplänen, um immer besser zu werden. Verwenden Sie die Methode über mindestens zwei Wochen, um Erfolge zu beobachten. Bei der Nachkontrolle können Sie den nächsten Tag strukturieren und Ihre Erkenntnisse in die Planung einfließen lassen.
Falls Ihnen das alles noch zu schwierig erscheint, machen Sie zunächst eine grobe Wochenplanung und planen Sie erst später die einzelnen Tage mit der ALPEN Methode.
