Zeitmanagement optimieren, Effizienz und Resilienz steigern: Methoden und Tipps

Zeitmanagement ist eine Selbstmanagement-Methode, um mit gezielten Mitteln und einer strategischen Planung und Vorgehensweise die verfügbare Zeit so effizient und produktiv wie möglich zu nutzen. Das Ziel des Zeitmanagements ist, die gesetzten Aufgaben ihrer Wichtigkeit entsprechend zu priorisieren und diese in der Folge konzentriert in einem realistischen und dem normalen Arbeitsalltag entsprechenden Zeitaufwand abzuarbeiten.

Siehe auch den Artikel: Den Arbeitstag organisieren: der Stundenplan zum Erfolg

Das strategische Vorgehen ist somit sowohl für Unternehmensziele und das Erreichen von Zielen und Zwischenzielen – besonders in zeitkritischen Projekten – relevant als auch für die eigene Mentale Fitness. Zeitmanagement reduziert Stress und die Burnout-Gefahr entschieden und trägt damit zu einem positiven Arbeitserlebnis und einer ausgeglichenen Work-Life Balance bei.

“Man sagt immer, die Lebenszeit sei zu kurz. Allein der Mensch kann vieles leisten, wenn er sie recht zu nutzen weiß”, soll Johann Wolfgang von Goethe schon gesagt haben. Anders, oder wohl eher moderner gesagt, könnte man auch sagen: Richtiges Management ist unausweichlich, wenn man Zeit gut nutzen will.  

Und anders als zu Goethes Zeit gibt es heutzutage auch eine Vielzahl bekannter Methoden und Tools, um seine Zeit zu managen. Zeitmanagement ist dabei ein essenzieller Teil des Selbstmanagements und auch des Aufgabenmangenents.

“Im Grunde läuft alles auf dasselbe hinaus. Um Zeit zu managen, muss ich mich auch selbst und meine Aufgaben managen. Im Endeffekt besagt alles, dass ich in der Lage bin, meine Zeit so einzuteilen, dass ich anfallende Aufgaben erledigen kann”, erklärt der Manager und Coach Wolfgang Bretschko, der mit dem “So-Smart.Club” beruflich andere in ihrem Zeitmanagement berät. 

In erster Linie richtet sich Bretschko mit dem "So-Smart.Club" dabei an Solopreneur:innen, denen er praktische Tipps und Tools zur Verbesserung der Selbstführungskompetenz vermittelt. Im Grunde sind die (Selbst-)Coaching-Methoden, die er vermittelt jedoch in allen Management-Positionen anwendbar.

Zeiteinteilung ist ein Schlüssel, um das Zeitmanagement zu optimieren. Dafür kann man auf verschiedene Methoden und Prinzipien zurückgreifen. In der Folge geben wir Ihnen einen Überblick über die in der Praxis am häufigsten genutzten.

• Timeboxing

• Timeblocking

• Die Pomodoro-Technik

• Das Eisenhower-Prinzip

• Eat the Frog

• Das Pareto-Prinzip

• Getting Things Done

Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Technik, die Zeitabschnitte oder "Boxen" für bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten reserviert. Die Idee dabei ist: Anstatt sich unbegrenzt Zeit zu nehmen, legt man ein Zeitlimit für eine bestimmte Aufgabe fest und arbeitet so fokussierter und produktiver, da Ablenkungen minimiert werden. Im Idealfall fördert es auch die Effizienz, da es klare Zeitrahmen für verschiedene Aufgaben schafft.

Ähnlich funktioniert das Timeblocking. Hierbei werden feste Zeitblöcke im Zeitplan reserviert, und bestimmten Aufgaben, Projekten oder Aktivitäten gewidmet. Anders als bei Timeboxing werden beim Timeblocking größere Zeiträume (wie Stunden oder ganze Tage) für bestimmte Tätigkeiten oder Projekte reserviert.

Das könnte zum Beispiel folgendermaßen aussehen: Ein Block am Morgen für E-Mails, bis Mittag ein Block für kreative Arbeit und am Nachmittag ein Block für Meetings. Ziel ist es, den Tag besser zu organisieren und Ablenkungen zu minimieren, indem die Zeit bewusst bestimmten Aktivitäten zugewiesen wird.

Auch die Pomodoro-Methode funktioniert nach der Idee der Einteilung in Zeitblöcke sowie Pausen. In der Regel arbeitet man 25 Minuten fokussiert und hat danach eine kurze Pause von etwa 5 Minuten. Diese 25-Minuten-Intervalle werden als "Pomodoros" bezeichnet. Nach vier Pomodoros wird eine längere Pause von etwa 15 bis 30 Minuten eingelegt. Die Idee ist, sich während jedes Pomodoro vollständig auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren, ohne Unterbrechungen oder Ablenkungen. 

Weiterführende Informationen zur Pomodoro-Methode finden Sie im Artikel "Pomodoro-Technik: mehr Produktivität durch kontrolliertes Zeitmanagement"

In einer Rede soll der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower einst gesagt haben: “Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.” Daraus entwickelte Stephen Covey eine eigene Zeitmanagement-Methode: Das Eisenhower-Prinzip, auch als Eisenhower-Matrix bekannt 

In der “Eisenhower-Matrix”  werden Aufgaben folgendermaßen einordnet: 

• Die A-Aufgaben sind dringend und wichtig. Diese Aufgaben haben Priorität und sollten als Erstes erledigt werden.

• Die B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Sie sollten längerfristig eingeplant und erledigt werden.

• Die C-Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. Es ist ratsam, diese Aktivitäten zu delegieren, zu minimieren oder zu vermeiden, um Zeit für wichtigere Aufgaben zu gewinnen.

• Die D-Aufgaben sind dringend und nicht wichtig sind. Sie sind oft Zeitverschwendung und sollten, wenn möglich, vermieden werden.

Bei der Methode  "Eat the Frog" - wird hingegen die unangenehmste oder schwierigste Aufgabe des Tages zuerst zu erledigt. Auf Wienerisch also gleich einmal "Die Krot' geschluckt".

Der Ausdruck stammt von Mark Twain und besagt, dass, wenn man jeden Morgen damit beginnt, einen lebenden Frosch zu essen, man den Rest des Tages damit verbringen kann zu wissen, dass das Schlimmste bereits hinter einem liegt. Ganz nach dem Credo: Danach kann es ja nur besser werden.

Das Pareto-Prinzip, benannt nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto, auch bekannt als das 80/20-Prinzip, ist das Gegenteil der “Eat the frog”-Methode. Sie besagt, dass in vielen Situationen etwa 80 Prozent der Ergebnisse durch 20 Prozent der Ursachen erzeugt werden.

Anders gesagt: Ein kleiner Prozentsatz der Ursachen hat eine große Wirkung. Die Idee besteht darin, Zeit und Energie bewusst auf Aufgaben zu lenken, die den größten Einfluss auf die Ziele oder Ergebnisse haben. 

Bei der “Getting Things Done"-Methode, entwickelt von David Allen, hingegen widmet man sich allen Aufgaben und To-Do`s. Das Kernprinzip besteht darin, den Kopf freizubekommen, indem man alles, was bearbeitet oder erledigt werden muss, auch jede noch so kleine Aufgabe, irgendwo außerhalb des Verstandes aufzeichnet und strukturiert.

Indem Aufgaben und Verpflichtungen in ein gut organisiertes System eingearbeitet werden, kann Produktivität gesteigert und Stress reduziert werden. Der klare Überblick minimiert auch das Risiko, etwas zu vergessen.

Für Experten Bretschko ist abgesehen von der Methode vor allem essenziell, dass Routinen etabliert werden. “Man sollte nie planlos arbeiten. Es ist etwa sehr unproduktiv, ständig in seine E-Mails zu schauen. Das sollte man eher ein bis zwei Mal Tag machen” betont er. Er empfiehlt, Planungsroutinen in den Arbeitsalltag zu integrieren. “Indem man nur fünf Prozent seiner wöchentlichen Arbeitszeit in eine stabile Planungsroutine investiert, kann man schon Aufgaben smart und effizient umsetzen”, so Bretschko. Am besten mache man so einen Plan schon vor Beginn der Woche, idealerweise an einem Freitag. “Wichtig ist auch, sich dann jeden Tag nochmal zehn Minuten Zeit zu nehmen, um zu schauen, ob man noch im Plan ist”. 

Eine Evaluierung der vergangenen Woche sei auch wichtig. “Beim Planen sollte man stets auch reflektieren, auf die vergangene Woche zurückblicken, und sich fragen: was hat gut funktioniert, was nicht”, erklärt Bretschko. Ebenfalls sei zu beachten, dass  Aufgaben realistisch sind. “To-Do Listen neigen oft dazu, eine Aneinanderreihung von Wünschen zu sein. Besser ist es, diese auch wie einen Kalender zu nutzen”, sagt Bretschko. Multitasking sieht er in diesem Zusammenhang besonders kritisch: “Wir sind zwar immer dazu verleitet, aber im Grunde funktioniert es nicht. Besser ist es, an einer Sache fokussiert zu arbeiten”. 

Und wenn all dies nicht hilft, und Aufgaben trotzdem nicht konsequent erledigt, sondern aufgeschoben werden? “Dann sind die Aufgaben und Ziele, die man sich gesetzt hat, wahrscheinlich nicht handlungsorientiert formuliert. Dann sollte man sie herunterbrechen, sich fragen: Warum will ich das machen?”, klärt Bretschko auf. Denn wie Viktor Frankl schon nach Friedrich Nietzsche zitiert habe: “Wer ein Warum hat, erträgt fast jedes Wie.”

Ziele und Aufgaben richtig zu formulieren, sie anspornend, aber auch erreichbar- also realistisch zu setzen, gehört, wie Bretschko bereits erwähnt hat, zu den wichtigsten Punkten eines effizienten Zeitmanagements. Unrealistische und unerreichbare Ziele haben andererseits den gegenteiligen Effekt. Sie wirken demotivierend und als Produktivitätsbremsen.

Klar formulierte Ziele, die mit einem vertretbaren Maß an Anstrengung auch erreichbar sind, wirken hingegen wie im Sport motivierend und führen auch zu mehr Effizienz und Zufriedenheit. Sollen größere Ziele erreicht werden, dann ist es entscheidend, dass am Weg dahin auch Zwischenziele gesetzt werden und deren Status laufend gemessen und überwacht wird.

Drei der bekanntesten und im (Selbst)-Management am weitesten verbreiteten Methoden für eine effiziente Ziel- und Aufgabenformulierung gibt sind

• Die AMORE Methode

• Die SMART Methode

• Die ALPEN Methode

Eine wäre die AMORE-Methode, dessen Buchstaben für Akzeptanz, Motivation, Organisation, Realisierung und Evaluation steht.

Die Methode betont die Bedeutung der Akzeptanz der Ziele, Motivation zur Verfolgung, Organisation der notwendigen Schritte, Realisierung durch konkrete Handlungen und die Evaluation der Fortschritte.

Eine weitere Methode ist die von Peter Drucker, dem österreichischen Pionier der Management-Lehre entwickelte SMART-Methode. Drucker definierte die SMART-Ziele definierte er als: specific (spezifisch), measurable (messbar), achievable (attraktiv), realistic (realistisch) und time-bound (terminiert).

Wenn man nach dieser Methode Ziele formuliert, fragt man stets, ob sie spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und in der auch zeitgebunden sind. Wenn alle Punkte erfüllt werden, gilt das Ziel als "SMART”.

Weiterführende Informationen zur SMART-Methode finden Sie im Artikel "Projektmanagement und Mitarbeiterführung: SMART Ziele setzen."

Eine weitere Methode verbirgt sich hinter dem Akronym ALPEN. Dieses steht für Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle. Und ganz genau das macht man, wenn man nach der ALPEN-Methode Ziele formuliert.

Ob man nun Ziele ausformuliert, seinen Wochenplan erstellt oder Aufgaben nach Prioritäten strukturiert – die Digitalisierung hat natürlich auch vor dem Zeit. und Projektmanagement nicht Halt gemacht. Es gibt zahlreiche Online- und Software-Tools, die einem dabei unterstützen. Diese Tools sind sehr vielseitig, in ihrer Ausformung aber recht unterschiedlich.

Für den Zeitmanagement-Experten Bretschko ist es sinnvoll, sich dieser technischen Möglichkeiten beim Zeit- und Selbstmanagement zu bedienen: "Sie können die Arbeit erleichtern. Welches Tool genau, ist dabei gar nicht so wichtig. Viel wichtiger ist es, sich einmal für Tool zu entscheiden, dabei zu bleiben, und es in den Arbeitsalltag zu integrieren.”

Drei der gängigsten Tools, um das Zeitmanagement zu optimieren und auch in größeren Projekten den Überblick nicht zu verlieren sind

•  Asana

• Evernote

• Trello

Jedes dieser Tools bietet verschiedene Funktionen und Ansätze für das Zeit- und Selbstmanagement.

Asana ist eine Projektmanagement-Software, die Teams bei der Organisation, Verwaltung und Verfolgung ihrer Aufgaben und Projekte unterstützt. Es ermöglicht das Erstellen von Aufgabenlisten, Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Einrichten von Fristen und die Visualisierung von Projektfortschritten.

Die Lösung ist auch in der kotenlosen Version bereits sehr mächtig und eignet sich als Zeitmanagement-Tool vor allem in längerfristigen Kollaborationen und Projekten, die auch in Zwischenprojekte, Aufgaben und Unteraufgaben eingeteilt werden können.

Mehr über die Collaboration-Lösung Asana finden Sie im Artikel "Asana – Projektmanagement und Collaboration-Tool im Check"

Der Leitspruch von Evernote ist "Zähme deine Arbeit, organisiere dein Leben".

Mit der Plattform können Notizen, Ideen, Checklisten und Dateien erfasst und organisiert werden. Dabei werden die verschiedensten Formate (Text, Audio, Bild) unterstützt. Die "Evernotes" werden online automatisch auf allen Geräten synchronisiert.

evernote.com/de-de