Auf einen Griff

"Die Post bringt allen was“, lautete ein gängiger Werbesager der Österreichischen Post aus den Nullerjahren, der als geflügeltes Wort längst in die Umgangssprache eingegangen ist. Neben analoger Post und einer steigenden Menge an Paketen ist das Unternehmen zum gefragten Dienstleister für vor- und nachgelagerte Leistungen rund um Brieflogistik und digitale Geschäftskommunikation geworden. Umgesetzt wird dieses B2B-Geschäft vom Tochterunternehmen der führenden Logistik- und Postdienstleisterin: die Post Business Solutions.

Die Services reichen heute von der Zustellung elektronischer Gehaltszettel über Druckdienstleistungen bis hin zur kompletten Übernahme von Posteingangsstellen großer Unternehmen oder Behörden. Die Post Business Solutions verarbeitet unter anderem analoge Geschäftspost, scannt die Briefe ein und leitet sie elektronisch zu den zuständigen Mitarbeitenden in den Unternehmen weiter.

Für KSV und Generali etwa werden EBriefe zugestellt, für die SVS der digitale Posteingang und die Archivdigitalisierung abgewickelt, die Bank Austria nutzt die duale Zustellung und Magenta den digitalen Posteingang, um nur einige Kunden einer beeindruckenden Referenzliste zu nennen. „Wir verwalten insgesamt mehr als 1.200 Verträge für Kundinnen und Kunden sowie eine ebenso hohe Anzahl an Angeboten und AVVs*. Dazu kommt eine große Menge an Lieferantenverträgen und NDAs**“, sagt George Wallner, Geschäftsführer der Post Business Solutions.

Diese Verträge und Vereinbarungen sind nicht das Einzige in diesem digitalen Kreislauf. Abhängig vom jeweiligen Produkt müssen auch die passenden Leistungsbeschreibungen, Klauseln und aktuelle Preistabellen dazugegeben werden – und das kann sich zu umfassenden Dossiers auswachsen.

Diese Konvolute händisch zu warten, wäre administrativ kaum mehr machbar, vor allem wegen des hohen Zeitaufwands. „Bei Erstellung, Ablage und Reporting der Verträge gab es vor der Zusammenführung mehrerer Unternehmen innerhalb der Post unterschiedliche Prozesse“, erklärt Wallner.

_{* Leistungsbeschreibungen
** Geheimhaltungsvereinbarungen}

Verschiedene Nummerierungen und mInhalte der Dokumente waren die Folge sowie langwierige Suchen und ungenaue, manuelle Berichte. Konsequenterweise entschloss sich die Post Business Solutions dazu, das Vertragsmanagement mit einem neuen Tool zu digitalisieren. „Unser Ziel ist es, effizienter zu werden“, meint George Wallner. „Mit der Digitalisierung möchten wir das gesamte Vertragswesen transparent dokumentieren und den vollständigen Prozess – angefangen bei der Erstellung bis hin zur Ablage und Analyse der Vereinbarungen – vereinheitlichen und automatisieren.“

Die Entscheidung fiel auf die Fabasoft Contracts GmbH. „Aus der engeren Auswahl von vier Anbietern ging Fabasoft Contracts als klarer Sieger hervor. Die Software deckt alle unsere Bedürfnisse ab und ist total flexibel – denn sie passt sich an uns an, nicht wir an sie. So optimieren wir als Österreichs führende Dienstleisterin für die Automatisierung im Informationsmanagement nicht nur die Geschäftsprozesse für unsere Kundinnen und Kunden, sondern auch die eigenen“, erklärt Wallner.

Überzeugen konnte Fabasoft Contracts unter anderem mit ein paar Alleinstellungsmerkmalen in der technischen Umsetzung: Der Dokumentenexport kann nach individuellen Kriterien definiert werden. Für die Angebots- und Vertragserstellung kann auf Vorlagen zurückgegriffen werden, die Administration wird einfacher und schneller. Alle Dossiers inklusive der Begleitdokumente stellen am Ende der Prozesskette ein revisionssicheres, zertifiziertes Archiv dar.

Garantierte Sicherheit ist ein weiteres Asset, das nicht nur börsennotierte Unternehmen wie die Österreichische Post AG zu schätzen wissen, wie Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, betont. Die Fabasoft-Lösung hat die höchsten lokalen und EU-weit geltenden Prüfzertifikate wie das C5-Zertifikat des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik): „Überdies sind wir mit dem EU Cloud Code of Conduct, Level 3, dem höchstmöglichen Rang, ausgezeichnet“, sagt Schmeisser. „Die Daten sind zu 100 Prozent in Europa gespeichert, sicher und zertifiziert. Unsere Kunden schätzen das gerade in diesen Zeiten sehr.“

Ein Aspekt war der Post Business Solutions ebenfalls wichtig: eine nahtlose Zusammenarbeit über Abteilungs- und Firmengrenzen zu haben. Wallner erklärt, warum das in dem Fall besonders wichtig war: „Im Zuge der Angebots- und Vertragserstellung müssen bereichsübergreifende Abklärungen zwischen internen und externen Personen stattfinden. Eine medienbruchfreie Zusammenarbeit zwischen Legal, Produktmanagement, Presales, Key-Account-Management, IT und Verrechnung sowie auch den Kundinnen und Kunden ist daher essenziell bei der Digitalisierung der Prozesse.“

Des Weiteren werden die etablierten Abläufe mit dem Einsatz von Vorlagen mund Textbausteinen unterstützt: „Für den Vertrieb und das Backoffice bedeutet dies enorme Arbeitserleichterungen“, freut sich Wallner. Fabasoft-Contracts-Geschäftsführer Schmeisser hat konkrete Zahlen dazu, die sich aus bestehenden Referenzen ergeben: „Kunden berichten uns, dass sie eine 75 Prozent schnellere Durchlaufzeit von Verträgen haben.“

Fabasoft Contracts ist ein gut designtes und funktionelles Produkt, das trotz hochgradiger Standardisierung noch genug Spielraum für flexible Anpassungen bietet. Für den abschließenden Signaturprozess wurde die bei der Post Business Solutions im Einsatz befindliche Signaturlösung eingebettet. „Dass wir in Zukunft mit Fabasoft auch die eigene hybridSign-Lösung einsetzen werden, gewährleistet für unsere Kunden und Kundinnen auch eine Prozessoptimierung im gesamten Automatisierungsprozess“, berichtet Wallner.

Neben der Post Business Solutions wird die Software unter anderem auch von der BayWa, dem Salzburger Kranspezialisten Palfinger und dem deutschen Pharmahersteller Ursapharm verwendet.

REVISIONSSICHER. Alle Unterlagen sind an einem sicheren Ort in der Cloud gespeichert. Eine Versionierung ermöglicht auch Aufrufen und Wiederherstellung älterer Versionen. Ersichtlich ist immer der Letztstand, parallel laufende Duplikate sind „ausgeschlossen“.

STANDARDS. Involvierte Mitarbeitende können auf geprüfte Vorlagen, Textbausteine und Klauseln zurückgreifen. Das ist ein immenser Effizienzgewinn quer durch alle Abteilungen, der zudem das Fehlerrisiko minimiert.

SICHER SIGNIERT. Unterzeichnet werden Verträge mit einer digitalen Signatur; die ist eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar. Fabasoft Contracts bietet ab Werk zwei Optionen gemäß eIDAS-Verordnung der EU an: die systemeigene „fortgeschrittene elektronische Signatur“ und alternativ die „qualifizierte elektronische Signatur“.

REPORTING. Berichte können einfach auf Knopfdruck generiert werden, sind die gewünschten Parameter einmal eingestellt.

SMARTE SUCHE. Eine intelligente Suchfunktion macht die Information noch schneller auffindbar.

Mehr unter fabasoft.at/contracts