Smarter Staat: Berater schätzen das Automatisierungspotenzial im E-GOVERNMENT riesig ein, und die EU will einen Binnenmarkt für Daten.
DIGITALISIERUNGSBOOST.
Den oft zitierten Digitalisierungsboost durch die Pandemie hat es gegeben – auch in der Verwaltung. Birgit Moser-Plautz, Assistenzprofessorin an der Alpen-Adria-Universität Klagenfurt, hat ihn untersucht. Sie ist den Auswirkungen 2021 in einer Studie anhand von zehn Fallbeispielen nachgegangen, darunter etwa Rechnungshof, AMS, Innenministerium, Gesundheitsministerium oder Bundeskanzleramt. „E-Government war in Österreich im internationalen Vergleich bereits vor der Pandemie gut ausgebaut“,sagt Moser-Plautz, „in der Pandemie wurden technische und organisatorische Umsetzungen möglich, die vorher nicht in dieser Dimension denkbar waren.“ Das ist erstaunlich, ist die Verwaltung gemeinhin kein IT-Versuchslabor: „Um in der Verwaltung eingesetzt zu werden, muss ein Produkt ausgereift sein, bevor es implementiert wird.“
Spannend: Organisationen mit mehr Bürgerkontakt, etwa Bildungsministerium oder AMS, machten in der Pandemie „größere Digitalisierungsschritte als andere mit weniger Bürgerkontakt oder bereits ausgeprägterer Homeoffce-Kultur“, sagt die Professorin, die sich mit dem Gedanken trägt, in einer Folgestudie zu untersuchen, welchen Transformationsgrad die Organisationen heute haben und ob Digitalisierungsschritte da und dort zurückgenommen wurden. Das große Bild spricht aber eher dafür, dass in der Verwaltung nicht der Rückwärtsgang eingelegt wurde, ist der allgemeine Erwartungsdruck doch gestiegen, wie E-Government-Experte Matthias Wodniok argumentiert: „Bürger:innen erwarten moderne digitale Dienstleistungen, die einfach, schnell und effzient sind.“
Für eine forcierte Digitalisierung in der Verwaltung spricht auch, so die Berater, die Automatisierung, die mit den Spielarten der künstlichen Intelligenz gewaltige Potenziale erschließen soll. Accenture hat sich das für Österreich angesehen und erwartet den höchsten Nutzen just für Verwaltung und Industrie. In der Industrie ließe sich 51 Prozent Arbeitszeit einsparen, in der Verwaltung 47 Prozent. Chatbots und andere Arten der maschinelle Kommunikation werden rasch so selbstverständlich sein wie automatisierte Aktenläufe, die im Hintergrund ausgeführt werden.
BINNENMARKT FÜR DATEN.
Vorangetrieben wird die digitale Transformation in der Verwaltung natürlich auch im europäischen Verbund. Im Juli 2023 wurde die Umsetzung der Europäischen Datenstrategie auch im österreichischen Parlament beschlossen. Ziel ist es, Datensätze, bei denen es datenschutzrechtlich möglich ist, in der Union gemeinsam zu bewirtschaften und kostenlos auszutauschen. Ein „Binnenmarkt für europäische Daten“ soll etwa das Trainieren von KI mit qualitätsvollem Datenmaterial ermöglichen. Mit dem Data Governance Act, einem Teil der Datenstrategie, können dann auch Daten aus dem öffentlichen Sektor für wirtschaftliche, gesellschaftliche und wissenschaftliche Zwecke verwendet werden. Auf diese Weise werden aus den Datensätzen der Verwaltung möglicherweise Datenschätze, die zu neuen Erkenntnissen oder höherer Wertschöpfung führen.
„BEHÖRDEN MÜSSEN RESILIENT UND HANDLUNGSFÄHIG BLEIBEN“
E-Government-Experte MATTHIAS WODNIOK weiß, mit welchen Konzepten und Werkzeugen die digitale Transformation in der Verwaltung klappt.
MATTHIAS WODNIOK verantwortet im Vorstandsteam der Fabasoft AG das europäische Government-Geschäft. Der ausgewiesene E-Government-Experte ist seit 24 Jahren im Haus und hat das Unternehmen zum führenden Dienstleiter in der digitalen Verwaltung in Deutschland gemacht.
© FabasoftWie in allen Branchen sind auch in der Verwaltung zahlreiche Digitalisierungsprojekte im Laufen. Wie sieht Ihre Bestandsaufnahme aus?
Die öffentliche Verwaltung befindet sich im Wandel. Bürger:innen erwarten moderne digitale Dienstleistungen, die einfach, schnell und effizient sind. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Behörden in neue Technologien investieren und ihre Arbeitsabläufe anpassen. Gleichzeitig ist IT-Sicherheit ein Dauerthema. Cyberangriffe nehmen zu und stellen ein großes Risiko für sensible Daten der Bürger:innen dar. Umfassende Schutzmaßnahmen sind unerlässlich. Hinzu kommt der Fachkräftemangel, der auch im öffentlichen Dienst deutlich zu spüren ist. Qualifiziertes Personal mit den notwendigen IT-Kenntnissen ist rar. Die digitale Transformation der Verwaltung zeigt jedoch, dass es dort zahlreiche fachlich interessante Jobs gibt.
Sie beschreiben eine Lage, wie wir sie in der Wirtschaft sehen: das Bestreben, wo es möglich ist, Prozesse zu automatisieren. Als E-Government-Pionier ist Fabasoft gut positioniert. Wie haben Sie das Produkt über die Jahre angepasst?
Die Fabasoft eGov-Suite bildet die Basis für die vollständige Digitalisierung von Behördenprozessen. Zudem bieten wir in unserem Ökosystem additive, perfekt abgestimmte Solutions. Mit Done! on Fabasoft eGov etwa lassen sich manuelle, repetitive Prozesse bei gleichzeitiger Nutzung von in der jeweiligen Organisation vorhandenem Wissen automatisieren.
Wie kann man sich diese Automatisierung vorstellen?
Done! on Fabasoft eGov automatisiert mit Hilfe von Machine Learning und KI sich wiederholende Aufgaben. So müssen Bürger:innen bei der Beantragung einer Förderung für eine Photovoltaikanlage neben Formularen auch Dokumente einreichen. Unser System klassifiziert diese Dokumente, extrahiert Informationen und prüft selbstständig, ob die Fördervoraussetzungen erfüllt sind. Dies ermöglicht eine vollständige Automatisierung vom Eingang der Dokumente bis hin zur Genehmigung. Dadurch bleibt den Angestellten mehr Zeit für Arbeiten, die ihre fachliche Expertise benötigen.
Bevor der Nutzen eingefahren werden kann, ist ein Change in technischer und organisatorischer Hinsicht zu bewältigen. Was können Sie hier seriöserweise versprechen?
Die Automatisierung mit Done! ist schnell und einfach einsetzbar. Eine Behörde, die bereits ein elektronisches Dokumentenmanagement auf Basis der Fabasoft eGov-Suite in Betrieb hat, kann Done! on Fabasoft eGov sogar von heute auf morgen einsetzen. Da das laufende System bereits einen riesigen Datenschatz enthält, ist kein umfangreiches Vorprojekt notwendig. Das System lernt durch Userfeedback stetig dazu. Zudem lassen sich Regeln wie die Genehmigung von Förderanträgen auch ohne Programmierkenntnisse in natürlicher Sprache erstellen. Dieser niederschwellige Zugang ist uns sehr wichtig, um mit geringem Aufwand die Verwaltungsangestellten zu entlasten.
Klingt ambitioniert. Sie haben es eingangs erwähnt: Die Problematik von Sicherheit und Datenschutz muss bei KI-Szenarien mitgedacht werden.
Die intelligente Technologie kommt direkt in der Behörde zum Einsatz und nutzt nur Dokumente, die sich bereits in der Fabasoft-eGov-Suite befinden. Die Daten bleiben in der Organisation und werden nicht an Dritte weitergegeben. Zudem ist jeder Prozessschritt lückenlos dokumentiert. So haben alle Beteiligten volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Und wie stellen Sie IT-Sicherheit sicher?
Bei Cyberbedrohungen ermöglicht eine Cloud-Native-Architektur, flexibel zu reagieren. Diese sorgt durch klar abgegrenzte Netzwerkfreischaltungen für Services und deren Speicherung in mehreren Instanzen für Sicherheit. Zudem erhöht deren Verteilung über verschiedene Rechenzentren die Widerstandsfähigkeit gegenüber Angriffen.
Wie wird sich die Transformation mit den jüngsten dynamischen KI-Entwicklungen weiterentwickeln?
Viele Behörden sind bei der Transformation schon sehr weit gekommen. Dennoch handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess, vor allem in Bezug auf Automatisierung und KI. Diese Technologien sind essenziell, damit Behörden resilient und handlungsfähig bleiben. Daher treibt auch Fabasoft den Fortschritt laufend voran und entwickelt aktiv neue Funktionen und Produkte für eine innovative Verwaltung der Zukunft.
ZUM PRODUKT.
FABASOFT EGOV-SUITE ist das führende Produkt für Aktenverwaltung im deutschsprachigen Raum, das medienbruchfrei, sicher und mobil funktioniert. Das Produkt ist den landesspezifischen Gegebenheiten angepasst.
DONE! ON FABASOFT EGOV ist eine Zusatzlösung der Suite, die manuelle, repetitive Arbeitsschritte oder -prozesse automatisiert.
