Die Kärntner Landesverwaltung macht vor, wie mit kluger DIGITALISIERUNG mehr Anträge in viel kürzerer Zeit bearbeitet werden können.
Gas geben und gleichzeitig auf die Bremse steigen. So lässt sich der budgetäre Kurs beschreiben, den die Kärntner Landesregierung für die kommenden Jahre ausgegeben hat. Es gilt, die höchste Pro-Kopf-Verschuldung unter den Bundesländern abzutragen. Bis 2028 will das Land eine Milliarde Euro einsparen und parallel zielgerichtet investieren.
Die Verwaltung wird ihren Beitrag dazu leisten, und die Pläne für die Umsetzung zeigen exemplarisch, dass besserer Service für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und Organisationen und Budgetdisziplin einander nicht ausschließen. Bis 2028 soll die Landesverwaltung um zwei bis drei Abteilungen reduziert werden, der organisatorische Umbau läuft, auch personell. „In den nächsten fünf Jahren treten rund 40 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Ruhestand“, gibt Christian Inzko, seit zwei Jahren Chief Information Officer (CIO) und Chief Digital Officcer (CDO) im Amt der Kärntner Landesregierung, Einblick in die Personalplanung. „Um dieses Defizit und den Knowhow- Verlust abzufedern, sind konsequente Digitalisierung und Neudenken der bestehenden Prozesse unverzichtbar.“
START MIT FÖRDERUNGEN.
Neben organisatorischen Umstellungen werden in der Landesverwaltung sukzessive Automatisierungen in die administrativen Prozesse eingebaut, die das Personal von Routineaufgaben entlasten sollen, damit Fachwissen und Zeit besser eingesetzt werden können. Einer der ersten Prozesse, die solcherart effizienter werden, ist die Bearbeitung von Förderanträgen. Das Land fördert in vier Bereichen: Gesellschaft & Soziales, Bauen & Wohnen, Umweltschutz & Nachhaltigkeit sowie Kunst & Kultur. Hier werden zahlreiche Anträge eingebracht, standardisiert erfasst, über Einzelfälle muss aber individuell entschieden werden.
Das Land hat seit vielen Jahren den ELAK, den elektronischen Akt, in Verwendung und nutzt seit heuer eine neue Systemerweiterung (Done! On Fabasoft eGov) für einen schnelleren Durchlauf: Dieser digitale Assistent übernimmt Extrahieren, Klassifizieren und Zuordnen von Dokumenten. Die Daten sind vor unbefugtem Zugriff geschützt, eine lückenlose Dokumentation sorgt für Nachvollziehbarkeit und Transparenz.
Eine konsequente Digitalisierung und ein Neudenken der bestehenden Prozesse sind unverzichtbar.
FÖRDERUNGEN. Auf der Landeswebsite ktn.gv.at sind alle Förderungen und Anträge von Wohnen, Umwelt bis hin zu Kultur gelistet.
© Land KärntenGROSSER ANSTURM.
Großen Nutzen wird das im ersten Schritt bei Förderungen im Energiebereich bringen – hier haben sich die Anträge seit 2021 vervierfacht. Für Bevölkerung und Unternehmen sind rasche Entscheidungen und Auszahlungen besonders wichtig. „Die Förderdurchlaufzeiten von derzeit bis zu sechs Monaten sinken signifikant“, sagt CIO Inzko.
Wie das funktioniert? Das System reichert die eingereichten Unterlagen um automatisiert erkannte Informationen an, manuell geprüft werden nur noch die hochgeladenen Rechnungen und die Berechnungsgrundlage. „Der Prozess für Solarförderungen läuft nicht ausschließlich über den ELAK, sondern umfasst weitere Datenbanken, was den Einsatz von Done! anspruchsvoller macht. Die bisherigen Erfahrungen sind überaus positiv, und wir sind sehr zuversichtlich, dass sich die Vorteile auch bei der Produktivsetzung zeigen“, freut sich der CIO auf den Start Anfang 2025.
„SIGNIFIKANT KÜRZERE DURCHLAUFZEITEN“
CHRISTIAN INZKO, CIO im Amt der Kärntner Landesregierung, macht mit KI die Verwaltung schneller und als Arbeitgeber attraktiver.
DER STRATEGE. Christian Inzko ist seit zwei Jahren CIO und CDO im Amt der Kärntner Landesregierung.
© PRIVATAutomatisierungen sind in der Verwaltung ein großes Thema. In welchen Abteilungen haben Sie bereits erfolgreiche Umsetzungen?
Ein gutes Beispiel bei uns sind die Prozesse hinter der Abwicklung von Förderungen. Je nach Förderprozess konnten wir die Bearbeitungszeit durch die Automatisierung von Routineaufgaben um 50 bis 80 Prozent verkürzen. Bislang manuell durchgeführte Tätigkeiten lassen sich nahezu durchgängig digitalisieren, die Beschäftigten können ihren Fokus auf Kernaufgaben legen.
Woran merkt die Kärntner Bevölkerung, dass es im Hintergrund schneller geht?
Die Bevölkerung merkt das vor allem daran, dass ihre Förderanträge signifikant schneller beschieden werden. Die Durchlaufzeiten sind um bis zu sechs Monate kürzer.
Können Sie den Ablauf anhand einer Förderung konkreter beschreiben?
Ein gutes Beispiel ist der digitale Förderprozess für Solaranlagen und Solarspeicheranlagen, der ab Jänner 2025 starten wird. Durch den Einsatz von Done! on Fabasoft eGov erfolgt dieser zu 90 Prozent automatisiert, die Sachbearbeitenden müssen lediglich die hochgeladenen Rechnungen und die Berechnungsgrundlagen manuell prüfen. Das zeigt, welche Effizienz Automatisierung möglich macht. Dieser Prozess dient den Fachabteilungen als Blaupause für die Prüfung weiterer Prozessautomatisierungen in der Zukunft.
Welche Pläne haben Sie damit für die nahe Zukunft?
Förderprozesse bieten nach wie vor das größte Potenzial. Aber auch bei komplexeren Projekten, etwa in der Wohnbauförderung, lassen sich durch Teilautomatisierung wertvolle Ressourcen einsparen. Eine vollständige Automatisierung ist hier nicht umsetzbar, allerdings bringt bereits eine Reduzierung von Routinetätigkeiten deutliche Erleichterungen und Entlastungen für die Sachbearbeitung. KI-gestützteProzesse unterstützen in vielerlei Hinsicht, aber die endgültige Entscheidung liegt immer in der Hand der Fachleute. Die menschliche Expertise ist und bleibt unverzichtbar und unersetzlich.
Künstliche Intelligenz als technische Unterstützung haben Sie bereits erwähnt. Was darf die KI schon in Kärnten? Wo wird die eingesetzt?
Kärnten ist ein Vorreiter bei der Einführung einer eigenen, lokalen KI-Technologie – die sicher unter unserer Domäne läuft. Diese KI wird stetig ausgebaut und bindet verschiedene Softwaresysteme daran an. Unsere lokale KI ergänzt Done! on Fabasoft eGov, indem sie bei der Dokumentenprüfung unterstützend wirkt. Ein zukünftiges Einsatzgebiet der KI ist etwa die Prüfung der Authentizität eines Identitätsnachweises von Bürgerinnen oder Bürgern während des Hochladens und bei Bedarf das Einfordern einer Korrektur, bevor der Antrag zur Weiterverarbeitung gelangt. Das gilt auch für Dokumente, die nicht maschinenlesbar sind, da sie die Antragstellerinnen und Antragsteller nur abfotografieren. Diese KI-Vorprüfung stellt also sicher, dass die Anträge von Anfang an vollständig und fehlerfrei sind, was den gesamten Prozess effizienter macht.
Die Digitalisierungsanstrengungen in der Verwaltung sind auch als Maßnahme für Fachkräftemangel und als Abfederung für kommende pensionsbedingten Personalabgänge zu sehen. Wird das tatsächlich gelingen? Wie sehen Ihre Berechnungen aus?
In Kärnten treten in den nächsten fünf Jahren rund 40 Prozent der Mitarbeitenden in den Ruhestand. Um dieses Personaldefizit und den Know-how-Verlust abzufedern, sind eine konsequente Digitalisierung und ein Neudenken der bestehenden Prozesse unverzichtbar. Ein wesentlicher Schritt ist die Übertragung der Prozessverantwortung vom IT-Bereich an die einzelnen Fachabteilungen, die sehr unterschiedliche Zuständigkeiten haben. Den Verantwortlichen kommt dann die Aufgabe zu, die Prozesse zuerst zu visualisieren und anschließend gemeinsam mit den Digitalisierungsexperten aus der IT-Abteilung zu optimieren. So schaffen wir die Grundlage, um Prozesse intelligent zu automatisieren.
Wirkt sich diese strategische Neuausrichtung auch auf die Arbeitgebermarke aus? Wird die Verwaltung attraktiver?
Die öffentliche Hand hat dadurch als Arbeitgeber stark an Attraktivität gewonnen. Neben sicheren Jobs sehen die Mitarbeitenden, dass sie hier an etwas Zukunftsweisendem mitwirken und die Tätigkeitsfelder breiter und anspruchsvoller sind. Digitalisierung ist für das Land Kärnten unverzichtbar, um die Verwaltung fit für die Zukunft zu machen. Wir befinden uns damit auf einem guten Weg, die aktuellen Herausforderungen zu bewältigen.
