Die Nacharbeit zu SITZUNGEN erfährt gerade extreme BESCHLEUNIGUNG durch automatisierte Protokollführung und digitales Sitzungsmanagement.
SITZUNGSKULTUR.
Meterweise füllen Managementratgeber zum Thema Sitzungen die Regale der virtuellen oder physischen Buchhandlungen. Kein noch so kleines Detail bleibt dabei unbehandelt, das reicht von Tipps für eine fesselnde Meetingagenda bis hin zu Ratschlägen, wie sich Teilnehmer interessiert und klug geben können.
Offenbar werden viele dieser Ratschläge in den Büros noch zu wenig beherzigt, empfinden in Umfragen doch viele Teilnehmende diese Sitzungen als Belastung, auch weil sie zu häufig stattfinden oder zu lange dauern. Mit der Pandemie und den neuen Arbeitswelten sind weitere organisatorische und technische Herausforderungen dazugekommen, etwa hybride Meetings.
Agenda, Zeitrahmen und relevante Teilnehmer zu definieren, gehören zu den Basics einer produktiven Sitzungskultur. Sitzen die richtigen Leute mit den richtigen Themen am Tisch, lassen sich Projekte schneller besprechen und Probleme direkter lösen als über andere Kommunikationswege. Ergebnisse, Vereinbarungen und weitere Aufgabenverteilungen werden dann mehr oder weniger formell festgehalten und an alle kommuniziert, die es betrifft: Das Sitzungsprotokoll macht im Anschluss die Runde.
PROTOKOLL AUF KNOPFDRUCK.
Seit die generative künstliche Intelligenz in vielen Unternehmen und in der Verwaltung Einzug hält, ist das Zusammenfassen und Kommunizieren von Sitzungsergebnissen kein eigener Punkt mehr auf der Meetingagenda, weil es keine stundenlange Nacharbeit und auch kein Herummailen mehr erfordert. Das Protokoll entsteht automatisch: Die Besprechungen werden mitgeschnitten, das gesprochene Wort unmittelbar transkribiert, sinnvoll zusammengefasst und anschließend verteilt.
Ganz neu sind diese Funktionalitäten nicht: Speech-to-Text gibt es seit vielen Jahren, in der Regel wurden diese Produkte allerdings oft isoliert verwendet und boten nicht die Möglichkeit, direkt und automatisiert mit anderen Informationen aus dem Unternehmen verbunden zu werden – das KI-gestützte Wissensmanagement macht diese Verbindungen heute möglich. „Die künstliche Intelligenz recherchiert zum Beispiel Beschlüsse zu ähnlich gelagerten Anträgen aus der Vergangenheit, womit sich Sitzungsteilnehmende einen besseren Überblick verschaffen und schnellere Entscheidungen treffen können. Ebenso formuliert sie Beschlussentwürfe, die rechtlich valide sind, weil sie auf vergangene Anträge und dazugehörige Entscheidungen zurückgreift“, bringt Pascal Habegger, CEO der Firma Fabasoft 4teamwork, ein praktisches Beispiel für die Funktionalität von Fabasoft Boards, einem Produkt, das letztes Jahr erstmals präsentiert und begeistert aufgenommen wurde. „Boards ist mehr als die Summe seiner Einzelteile. Zudem entwickeln wir die Software gemeinsam mit unseren Kunden weiter. So stellen wir sicher, dass die KI-Anwendungsfälle einen echten Mehrwert bieten – KI ist bei uns nicht nur ein Schlagwort“.
SICHERHEIT IST EIN KRITERIUM.
Der Anbietermarkt für diese Art von digitalem Sitzungsmanagement formiert sich gerade stark mit zahlreichen Anbietern. Eingebaut sind die Funktionen in große Softwarepakete, es gibt sie aber auch als Speziallösungen für bestimmte Szenarien, etwa in der Medizin, in der Verwaltung oder im juristischen Bereich. Bei der Produktauswahl sollten Unternehmen in jedem Fall einen juristischen und technischen Sicherheitscheck vornehmen und die Vertragsbedingungen dahingehend untersuchen, ob die aus dem Unternehmen verarbeiteten Daten rechtskonform und sicher behandelt werden und das eigene Unternehmen nicht verlassen.
SITZUNG, ABER RICHTIG!
WERKZEUGE.
Ein produktives Arbeitstreffen macht ein klare Agenda, eine gute Moderation, die alle Teilnehmenden einbindet, und eine saubere Aufgabenteilung im Nachfeld aus. In zahlreichen Umfragen werden Meetings von Teilnehmern „als Belastung“ oder als „überflüssig“ empfunden. Für die Kommunikation mit großen und kleinen Teams gibt es auch alternative Werkzeuge und Formate.
„ES HAT EINEN NEUEN DRIVE IN DIE SITZUNGSKULTUR GEBRACHT“
PASCAL HABEGGER, CEO Fabasoft 4teamwork, erzählt von der Begeisterung bei der Einführung von Fabasoft Boards und wie das Produkt mit KI-Funktionen gemeinsam mit den Kunden weiterentwickelt wird.
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PASCAL HABEGGER hat 2003 die 4teamwork AG in Bern gegründet, die seit 2022 als Fabasoft 4teamwork Teil der Fabasoft-Gruppe ist. Der Experte für Cloud- und E-Government-Anwendungen hat mit seinen Team Fabasoft Boards entwickelt.
© FABASOFT/4TEAMWORKWie haben Ihre Kunden auf die Markteinführung von Boards vergangenes Jahr reagiert? Neuartige Produkte erfordern ja Überzeugungsarbeit.
Es wurde begeistert aufgenommen, das kann ich sagen. Es hat einen neuen Drive in die Sitzungskultur gebracht. Wir haben es auf Basis von Kundenfeedback, wie wir es vor allem im Bereich der öffentlichen Verwaltung erhalten haben, mit neuen Features ausgestattet. Neben der Integration in OneGov GEVER, unsere Geschäftsverwaltungssoftwarefür die schweizerische Verwaltung, beinhaltet es nun auch KIFunktionen, die die benötigte Zeit für Sitzungsplanung und -vorbereitung deutlich reduzieren.
Außer dem Zeitgewinn: Wo und wie kommen die KI-Komponenten zum Tragen?
Die KI recherchiert zum Beispiel Beschlüsse zu ähnlich gelagerten Anträgen aus der Vergangenheit, womit sich Sitzungsteilnehmende einen besseren Überblick verschaffen und schnellere Entscheidungen treffen können. Ebenso formuliert sie Beschlussentwürfe, die rechtlich valide sind, weil sie auf vergangene Anträge und dazugehörige Entscheidungen zurückgreift.
Mit welchem KI-Modell wird bei Boards gearbeitet?
Unsere Bestandskunden haben den Vorteil, dass die KI bereits in der technologischen Basis des Ökosystems Fabasoft PROCECO integriert ist. Die Einführung ist unkompliziert, wobei die Kunden auch die Möglichkeit haben, ein Large Language Model ihrer Wahl zu verwenden.
Gerade bei geschäftskritischen Informationen ist wichtig, dass das Berechtigungsmanagement – wer darf welche Informationen sehen – in der KI sauber abgebildet ist. Wie stellt Fabasoft das sicher, und wie sieht es generell mit Cybersecurity aus?
Boards läuft im Ökosystem Fabasoft PROCECO auf Basis der hochsicheren Fabasoft PROCECO Cloud. Das belegen zahlreiche Zertifizierungen wie das C5-Testat des BSI oder die Bescheinigung nach IDW PS 880 im Hinblick auf eine revisionssichere Archivierung. Insbesondere der EU Cloud Code of Conduct nach Level 3 weist den höchsten europäischen Datenschutzstandard nach. Die Ablage aller in Fabasoft Boards hochgeladenen Unterlagen erfolgt in sicheren Datenräumen, die durch ein klares Rollen- und Berechtigungskonzept sowie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Fabasoft ist in der Verwaltung seit Jahrzehnten ein wichtiger Dienstleister. Haben Sie das Produkt auf spezielle Anforderungen im öffentlichen Sektor trainiert oder ist es auch anderweitig einsetzbar?
Boards ist nicht nur der Verwaltung nützlich. Grundsätzlich ist es für alle Unternehmen interessant, die hohe Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllen müssen und auf eine Nachvollziehbarkeit der Entscheidungshistorie Wert legen. Auf großes Interesse für Boards stoßen wir auch im Finanzsektor.
Sie verwenden das Produkt auch selbst. Gibt es Funktionen, die besonders geschätzt werden?
Ganz klar die Protokollierung. Am Ende einer Sitzung besteht die Möglichkeit, direkt ein PDF-Protokoll inklusive sämtlicher Entscheidungen und Folgeaufgaben an alle Teilnehmenden zu senden. Mit Boards ist sofort ersichtlich, welche Beschlüsse zuletzt gefasst wurden und was als Nächstes anliegt. Das automatisierte Zeitmanagement wiederum sorgt dafür, dass Meetings nicht ausufern. Wir selbst arbeiten mit Fabasoft Boards und wissen daher jederzeit, wo wir in den Projekten stehen. Wir sind besser auf Sitzungen vorbereitet und schließen die Aufgaben effizienter ab.
Was können Sie schon über den weiteren Entwicklungspfad verraten?
Mit Speech-to-Text wird bald die Protokollführung automatisiert. Dabei transkribiert KI das Gesprochene in Echtzeit und das Wortprotokoll steht sofort zur Verfügung. Unser Ziel ist es, mit Fabasoft Boards den gesamten Organisations- und Kommunikationsprozess rund um Sitzungen zu optimieren.
