„So werden die Fallstricke des hybriden Arbeitens vermieden“

TREND: Canon begleitet Unternehmen in die neue Arbeitswelt, die von digitaler Transformation und hybriden ­Arbeitsumgebungen geprägt ist. Mit welchen Herausforderungen sind die Unternehmen derzeit konfrontiert?

HERMANN ANDERL: Externe Faktoren wie die Pandemie oder der Ukraine-Krieg haben die Arbeitswelt nachhaltig beeinflusst. Auch die Struktur am Arbeitsmarkt verändert sich deutlich – Stichwort Generation Z und die damit verbundenen Erwartungshaltungen an die Techniken zur Erbringung der Arbeitsleistung. Unternehmen bzw. Organisationseinheiten sind heute besonders gefordert, sich in diesen veränderten Rahmenbedingungen bestmöglich zurechtzufinden. Entscheider müssen sich mit neuen und rasch wechselndenAnforderungen sowie der damit verbundenen Informationsflut auseinandersetzen, um weiterhin erfolgreich zu bleiben. Und das trotz anhaltender Produktivitätserwartungen und zeitlichen Drucks.

Mit welchen Fragen müssen sich die Entscheider auseinandersetzen?
Es geht dabei um Fragen wie: Wie gestaltet sich die aktuelle Arbeitswelt? Wie geht mein Unternehmen mit den Veränderungen um? Welches Arbeitsumfeld verbessere ich zuerst? Das Büro oder Homeoffices? Kurz gefasst: Wie kann Digitalisierung zur Produktivitäts­steigerung beitragen?

Hat Canon die Antworten auf diese Fragen?
Wir haben dieses Know-how und unsere Erfahrungen über die moderne Arbeitswelt kompakt aufbereitet und all das im sogenannten Modern Working Kompass zusammengefasst. Damit ­stellen wir IT- und Organisations­verantwortlichen von Mittel- und ­Groß­unternehmen eine wichtige Entscheidungshilfe zur ­Verfügung.

Was genau beinhaltet der Modern Working Kompass?
Alle Erkenntnisse aus einer groß angelegten internationalen Studie, die Canon europaweit durchgeführt hat, sowie einen Leitfaden für interne Fragestellungen. Er bietet auch eine Übersicht von Anforderungen an unterschiedliche Arbeitsumfelder. Und das Kernstück dieser wertvollen und zukunftsweisenden Toolbox ist der Canon DigiCHECK, den im D-A-CH-Raum bereits über 650 Unternehmen durchgeführt haben.

Zu welchen Ergebnissen sind Sie inIhrer Studie gekommen?
In unserer Studie betrachten wir die heutige Arbeitsumgebung mit den Augen zweier Gruppen: der Mitarbeitenden, die den Alltag erleben, und des IT-Teams, das diese Erlebnisse ermöglicht. Auf Basis der Daten von über 3.000 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in europäischen Unternehmen können wir Entscheidern dabei helfen, aus pandemiebe­dingten Ad-hoc-Lösungen integrierte, zukunftssichere Arbeitsabläufe zu schaffen. Dabei werden die typischen Fallstricke des hybriden Arbeitens ­vermieden.

Um welche Fallstricke handelt es sich dabei genau?
Gemäß unserer Studie ­haben 43 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice Probleme mit dem Datenzugriff, und sogar 37 Prozent müssen nach wie vor ins Büro fahren, um Unterschriften abzuholen. Wenn man bedenkt, dass über 70 Prozent der Befragten angeben, auch zukünftig hybrid arbeiten zu wollen, ist der Fokus auf diese Bereiche besonders wichtig.

Die Prozesse und Abläufe sind von ­Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich – auch im hybriden Bereich. Wie sollte man also bei der Gestaltung hybrider Arbeitsmodelle vorgehen?
Die Ausarbeitung eines hybriden ­Arbeitsmodells sollte nicht leichtfertig ­erfolgen. Um hier eine fundierte Entscheidung zu finden, müssen die Führungskräfte Prozesse, aber auch die In­frastruktur gründlich überdenken ­sowie den Mitarbeitern ein produktivitätsförderndes Arbeitsumfeld – unabhängig vom Ort der Leistungserbringung – ­bieten. Dafür stellen wir Fragen zur Verfügung, die sich jede Führungskraft stellen sollte. Wofür soll das Büro überhaupt da sein? Wie viel Office-Space brauchen wir heute noch? Was haben wir aus der permanenten Homeoffice-Zeit gelernt? Wie digital muss ich mich bzw. meine Dokumentenprozesse aufstellen? Oder: Wie kann ich die Datensicherheit beim mobilen Arbeiten gewährleisten? Es ist also entscheidend, zu verstehen, wie Menschen zusammenarbeiten sollten und möchten. Damit sie sich gegenüber den Marktbegleitern einen Wettbewerbsvorteil sichern, ist es wichtig, jetzt darüber nachzudenken, wie sie nahtloses und standortübergreifendes – besser noch: ortsunabhängiges – Zusammenarbeiten in ihren Teams ermöglichen.

Die Rolle des klassischen Büros als fixer Arbeitsplatz hat sich durch die hybride Arbeitsweise stark geändert. Wo kann denn der Arbeitsplatz noch sein, wenn nicht direkt im Unternehmen?
Das wird wohl meistens der Homeoffice-Arbeitsplatz sein. Aber wir fokussieren uns bei der Ausstattung von Unternehmen mit Hardware, Software und Beratungsdienstleistungen auf insgesamt vier ­Arbeitsumgebungen. Neben Büro und dem Zuhause kann man von unterwegs arbeiten, also egal, wo man gerade ist. Und Co-Working-Spaces haben wieder andere Anforderungen. Im Canon ­Modern Working Kompass geben wir Antworten und wir zeigen Anforde­rungen und Lösungen für alle vier ­Arbeitsumgebungen auf.

Was ist der Unterschied zwischendem Modern Working Kompass und dem DigiCHECK?
Mit dem Canon ­DigiCHECK durchleuchten wir gemeinsam mit IT- und Organisations­verantwortlichen mittlerer und großer Unternehmen sechs Bereiche der Bürokommunikation. Konkret schauen wir uns die Themen Infrastruktur, Sicherheit, Produktivität, mobiles Arbeiten, Informationsmanagement und Automatisierung genau an. Das Ergebnis dieser Analyse zeigt zum einen den „­digitalen Reifegrad“ dieser Organisa­tion. Damit steht mir ein Benchmark zur Verfügung, der mir zeigt, wie ich in Bezug auf Branche und Unternehmensgröße gegenüber den anderen Marktteilnehmern stehe. Und zum ­anderen liefert mir der ­DigiCHECK eine Poten­zialanalyse. Mit der können unsere Modern-Working-Experten feststellen, wo die digitalen Stärken liegen und wo es noch Optimierungsbedarf gibt. Ohne eine entsprechende Infrastruktur kann hybrides Arbeiten nicht funktionieren, denn wenn ich standortübergreifend arbeiten möchte, muss ich mobiles ­Arbeiten, also den Zugriff auf Unternehmensdaten von außen, unterstützen. Und das sollte natürlich auch entsprechend sicher und compliant sein. Je mehr ich von meinen bestehenden Prozessen bereits digitalisiert habe, desto eher kann ich sie optimieren bzw. sogar automatisieren.