Die steuerlichen Auflagen für Vereinsfeste

Im Sommer ist Hochsaison für Vereinsfeste. Die geselligen Veranstaltungen sind eine beliebte Methode, um Geld für den gemeinnützigen Zweck aufzutreiben, etwa um ein neues Feuerwehrauto anzuschaffen. Der Steuergesetzgeber und immer mehr auch das Finanzamt schauen dabei aber ganz genau hin.

Vereine und Körperschaften des öffentlichen Rechts, wie Feuerwehren, müssen bei Veranstaltungen zahlreiche organisatorische Vorschriften einhalten. Zusätzlich sorgt die Finanz für ein enges Korsett. Diese Organisationen sollen zwar von Erleichterungen profitieren, aber der Spielraum was Dauer, Zweck und Verwendung der Mittel betrifft, ist eng. Damit soll weitgehend vermieden werden, dass Vereine durch ihre Feste in einen Wettbewerb mit steuerpflichtigen Gewerbetreibenden treten.

Zwar sind Regeln für die Begünstigungen von gemeinnützigen Vereinen und Körperschaften öffentlichen Rechts relativ einheitlich, dennoch gelten für Körperschaften bei Veranstaltungen andere Vorschriften als für gemeinnützige, kirchliche oder mildtätige Vereine oder GmbHs.

Die Umsätze sind umsatzsteuer- und körperschaftsteuerbefreit, wenn
- die Veranstaltungen innerhalb eines Jahres zusammen nicht mehr als vier Tage dauern,
- der Zweck der Veranstaltungen ein gemeinnütziger ist,
- diese Einnahmen nachweislich für begünstigte Zwecke verwendet werden, und
- Speisen und Getränken bei diesen Veranstaltungen an höchstens drei Tagen pro Jahr ausgegeben werden.

Damit die Veranstaltung tatsächlich von Umsatz- und Körperschaftssteuer befreit ist, müssen Kriterien ohne Ausnahme erfüllt werden. Der begünstigte Zweck muss bereits bei der Bekanntmachung der Veranstaltung ersichtlich sein. „Auf der Einladung, Ankündigung oder einem Plakate muss draufstehen, welchem Zweck der Reinerlös dient“, rät Birgit Perkounig, Steuerberaterin und Partnerin bei TPA Horwath. Dazu zählt etwa die Anschaffung eines neuen Löschfahrzeuges. Perkounig: „Der Hinweis, dass die Einnahmen der Freiwilligen Feuerwehr zugutekommen, reicht nicht.“ Ist die Veranstaltung steuerbegünstigt sind auch Spenden, Eintrittsgelder und andere Entgelte, die dem Fest zugerechnet werden können, von der Steuer befreit.

Sogenannte kleinere Vereinsfeste müssen weniger Steuern zahlen als große Vereinsfeste. Diese sind von der Umsatzsteuer und von der Registrierkassenpflicht befreit. Gewinne aus diesen Vereinsfesten unterliegen bis zu einem Freibetrag von 10.000 Euro nicht der 25-prozentigen Körperschaftsteuer.

Um kleine Vereinsfeste handelt es sich, wenn
- eine Veranstaltung höchstens 72 Stunden pro Kalenderjahr dauert, (jeweils auf Ebene der derzeit bestehenden kleinsten Organisationseinheit im Bezirk oder Ort).
- die Organisation und Durchführung durch Vereinsmitglieder oder nahe Angehörigen erfolgt,
- nur ein geringfügiges Angebot an Speisen zur Verfügung steht und
- die Ausgaben für das Unterhaltungsangebot höchstens 1.000 Euro pro Stunde betragen.

Wird eine der erwähnten Vorgaben nicht erfüllt, liegt ein großes Vereinsfest vor. Somit werden die Einnahmen aus dem Fest dem sogenannten begünstigungsschädlichen Betrieb zugerechnet und unterliegen der 25-prozentigen Körperschaftsteuer.

Der Freibetrag in der Körperschaftsteuer von 10.000 Euro steht dem Verein nur einmal pro Jahr zu. Jedoch können unberücksichtigte, alte Freibeträge aus den 10 vorangegangenen Jahren (vor 2013 7.300 Euro) unter bestimmten Voraussetzungen zusätzlich abgezogen werden. Doch man kann den Gewinn senken: „Gemeinnützige Vereine dürfen im Rahmen ihrer Feste für die Arbeit der Mitglieder pauschal 20 Prozent der Einnahmen abziehen“, weiß Perkounig von TPA Horwath.

Erleichterungen soll es nun bei der Zusammenarbeit mit fremden Unternehmen wie Hendlbrater, Würstelstandeln oder Caterer geben. Wenn man bislang Hendlbrater oder Würstelstandler für Vereinsfeste engagierte, musste stets darauf geachtet werden, dass das Speisenangebot geringfügig war und die Einnahmen vom jeweiligen Unternehmer selbst kassiert und vereinnahmt wurden, um nicht die steuerliche Begünstigung zu verlieren. Noch strenger waren die Vorschriften, wenn man ein Catering-Unternehmen engagierte Denn dann war laut Gesetzgeber automatisch nicht mehr von einem geringfügigen Speisenangebot die Rede und somit auch für die Steuerbegünstigung schädlich.
Die Zusammenarbeit zwischen Gastronomen und Vereinen soll zukünftig erleichtert werden. Genaue Regelungen stehen aber noch nicht fest.

Bisher durften fremde Unternehmen wie Hendlbrater nur ein geringfügiges Speisenangebot offerieren und die Einnahmen mussten vom jeweiligen Unternehmer selbst kassiert und vereinnahmt werden. Noch strenger sind die Vorschriften, wenn man ein Catering-Unternehmen engagiert. Denn dann ist laut Gesetzgeber automatisch nicht mehr von einem geringfügigen Speisenangebot die Rede. Damit war dies auch für die Steuerbegünstigung schädlich.

Auch auf die Wahl des Veranstaltungsortes musste man bisher genau achten. Denn dieser war für die Zurechnung der Einnahmen von Bedeutung. Wurde das Vereinsfest beispielsweise in der vereinseigenen Kantine durchgeführt, waren die aus dem Verkauf von Essen und Getränken erzielten Einnahmen der Kantine und nicht dem Vereinsfest zuzurechnen. Gleiches war der Fall, wenn das Fest in einem Gasthaus stattfand und der Wirt die Speisen und Getränke ausgab. Damit ging gleichzeitig auch die mögliche Steuerbegünstigung verloren. Diese Regelungen sollten nun hinfällig sein, genau Details stehen auch in diesem Bereich noch nicht fest.

Immer wieder feiern gemeinnützige Vereine wie der Sportverein gemeinsam mit einer Feuerwehr ein Fest und teilen die Einnahmen auf. Allerdings sind die Einnahmen des Vereins dann nicht mehr steuerbegünstigt, da diese Einnahmen automatisch dem begünstigungsschädlichen Betrieb des Vereines zugerechnet werden. Für die Feuerwehr besteht aber die Möglichkeit, diese Einnahmen steuerfrei zu erzielen, wenn die Veranstaltung den erwähnten Kriterien entspricht. „Für solche gemeinsame Feste muss eine eigene Steuernummer beantragt werden, da die daraus erzielten Einkünfte mittels Feststellungsverfahren erhoben werden“, meint Perkounig.

Die Registrierkassenpflicht greift sobald der Umsatz 15.000 Euro überschreitet und davon mehr als 7.500 Euro in bar erzielt wurden. Einzelaufzeichnungen und Belegausstellung sind dennoch erforderlich.

Körperschaften öffentlichen Rechts wie Feuerwehren sind weder einzelaufzeichnungs-, belegerteilungs-, noch registrierkassenpflichtig.
Werden aber die Kriterien für gesellige Veranstaltungen nicht eingehalten, ist dies einerseits für die Steuerbefreiung schädlich und führt andererseits bei Überschreiten der Umsatzgrenzen zur verpflichtenden Aufzeichnung der Einnahmen bei Feuerwehrfesten mittels Registrierkasse.

Gemeinnützige, kirchliche und andere mildtätige Vereine sind ebenfalls von der Einzelaufzeichnungs-, Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht befreit. Dies bezieht sich nur auf begünstigte Umsätze aus dem unentbehrlichen Hilfsbetrieb (Sportveranstaltungen von Sportvereinen, Konzerte von Musikvereinen) und entbehrlichen Hilfsbetrieb (kleines Vereinsfest). Nicht befreit sind Einnahmen aus dem begünstigungsschädlichen Betrieb (großes Vereinsfest, Kantine), wenn sie höher als 7.500 Euro sind. Für den Kantinenbetrieb von gemeinnützigen Vereinen soll es künftig keine Registrierkassenpflicht geben, wenn die Kantine an maximal 52 Tagen pro Jahr geöffnet hat und ein Umsatz von maximal 30.000 Euro erzielt wird.

Veranstaltet ein gemeinnütziger Kulturverein mehrmals pro Jahr kleine Feste, sodass in Summe die 72-Stunden-Grenze überschritten wird und es sich somit um große Vereinsfeste handelt, gibt es keine Erleichterungen mehr, außer die begünstigungsschädlichen Einnahmen dieses Vereines sind in Summe geringer als 7.500 Euro. Bei einem kleinen Vereinsfest werden begünstigte Umsätze des entbehrlichen Hilfsbetriebes erzielt, der Umsatz kann daher mittels der Methode des sogenannten Kassasturz erfolgen.

Für begünstigungsschädliche Umsätze (großes Vereinsfest, Kantine) zwischen 7.500 und 15.000 Euro besteht Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht. Bei Umsätzen von mehr als 15.000 Euro und davon mehr als 7.500 Euro in bar besteht zusätzlich Registrierkassenpflicht.

Erzielt ein Verein Einnahmen von mehr als 40.000 Euro aus einem begünstigungsschädlichen Betrieb, muss beim zuständigen Finanzamt ein Antrag auf Ausnahme gestellt werden. Nur so bleibt die steuerlichen Begünstigungen des restlichen Vereines erhalten“, so Perkounig von TPA Horwath.

Bei Vereinsfeste arbeiten meist Vereinsmitglieder, Freunde und Familienangehörige mit, die bereit sind für den guten Zweck unentgeltlich zu arbeiten. Doch müssen diese freiwilligen Helfer bei der Gebietskrankenkasse angemeldet werden und sind Versicherungsbeiträge abzuführen?
Wenn sich Vereinsmitglieder, ihre Ehepartner, Kinder und Eltern ohne Entschädigung und ohne Verpflichtung zur Arbeitsleistung zur Verfügung stellen (echter Freundschafts- oder Gefälligkeitsdienst), entsteht keine Pflichtversicherung. Helfer müssen daher nicht bei der Gebietskrankenkasse angemeldet werden und es müssen auch keine Beiträge abgeliefert werden.

„Alle anderen Helfer sind verpflichtend bei der Gebietskrankenkasse anzumelden“, warnt Steuerexpertin Perkounig. Künftig soll es zwar Erleichterungen geben, wenn vereinsfremde Personen im Rahmen eines kleinen Vereinsfestes mitwirken. Die genauen Regeln stehen aber noch nicht fest.

Perkounig: „Die freiwillige, unentgeltliche Mitarbeit bei Vereinsfesten sollte aber vorab schriftlich vereinbart werden, da die Gebietskrankenkasse laut ihren eigenen Ausführungen bei Fehlen solcher schriftlichen Vereinbarungen grundsätzlich von einer entgeltlichen Tätigkeit ausgeht.“