Werbungskosten: Welche Ausgaben von der Steuer absetzbar sind

Ausgaben im Zusammenhang mit dem Job können vielfältig sein und richtig ins Geld gehen. Das fängt bei Kosten für die tägliche Fahrt in die Arbeit oder zu einem Termin an und geht hin bis zum Kauf einer Computers, einer Brille für diesen, Ausgaben für das Arbeitszimmer, Weiterbildung oder ein Handy. Das Gute daran: Nicht alle Kosten dafür muss man selbst schultern, einen Teil übernimmt der Fiskus. Wie sie mit Werbungskosten am besten Geld sparen können.

Ausgaben für den Job mindern die Steuerlast und sind in Form von Werbungskosten absetzbar, "sofern sie beruflich veranlasst sind, man die Kosten dafür selbst trägt und sie nicht bereits vom Arbeitgeber bezahlt wurden", sagt Dieter Pock, Steuerberater bei TPA Steuerberatung.

Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung abzusetzen, kann die Steuer locker um ein paar hundert Euro senken. Wie viel man mit Werbungskosten tatsächlich beim Finanzamt durch den Steuerausgleich absetzen kann, hängt von der Höhe der Ausgaben oder dem Anschaffungspreis von beruflich genutzten Gegenständen ab.
Alle Anschaffungen für den Job können bis zu einer bestimmten Summe sofort und im Jahr der Anschaffung voll geltend gemacht werden. Übersteigen die Investitionen eine bestimmte Höhe, müssen, diese in der Steuererklärung auf mehrere Jahre aufgeteilt werden, da man davon ausgeht, dass das Gerät wie ein Laptop länger genutzt wird. Einige Ausgaben fallen unter die Regelungen zum Homeoffice-Pauschale.

• Arbeitskleidung

• Arbeitsmittel und Werkzeuge

• Arbeitszimmer

• Aus- und Fortbildung, Umschulung

• Betriebsratsumlage

• Computer

• Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten

• Fachliteratur

• Fahrrad

• Fahrtkosten

• Fehlgeld

• Internet

• Auto/Motorrad

• Reisekosten

• Sprachkurse

• Studienreisen

• Telefon, Handy

Bei Vermietungen können zwar wenige Ausgabenposten steuerlich abgesetzt werden, aber ein paar sind es doch. Das sind

• Zinsen und Finanzierungskosten für die Finanzierung von Immobilienkrediten.

• Kosten für steuerliche und rechtliche Beratung,

• Betriebskosten

• Maklergebühren

• Vorauszahlungen für Beratungen, Bürgschaften, Fremdmittel, Garantien, Mieten, Treuhandverwaltung, Vermittlungsgebühren, Vertriebs- und Verwaltungskosten.

Weitere Informationen zu dem Thema lesen Sie im Artikel "Vermietung: Welche Werbungskosten steuerlich abzugsfähig sind"

• Pflichtversicherungsbeiträge, die vom Arbeitnehmer für ein neben dem „Hauptdienstverhältnis“ bestehendes geringfügiges Dienstverhältnis direkt an die Krankenkasse bezahlt werden.

• Kammerumlagen und Wohnbauförderungsbeiträge, werden vom Arbeitgeber beim Lohnsteuerabzug ebenfalls automatisch berücksichtigt.

• Die Servicegebühr für die e-card ist ebenfalls ein Pflichtbeitrag und wird schon vom Arbeitgeber abgezogen.

  Weitere Details dazu finden Sie unter ABC der Werbungskosten des Finanzministeriums.

1. Um die Steuer durch Werbungskosten kräftig zu drücken, gilt es übers Jahr fleißig Rechnungen zu sammeln. Voraussetzung, um bei der Finanz als solche Aufwendungen durchzugehen, ist, dass die Ausgaben unmittelbar den Job betreffen, also beruflich veranlasst sind.

2. Um Fahrten mit dem eigenen Auto für den Jobabsetzen zu können, sind zwei Möglichkeiten diese nachzuweisen möglich. Es muss ein Fahrtenbuch geführt werden oder es müssen genaue Angaben über die Wegstrecke zu konkret angeführten Terminen gemacht werden, die die Zahl und die gefahrenen Kilometer für die Firma belegen. So können ein paar Tausend beruflich gefahrene Kilometer im Jahr mit dem eigenen Auto die Steuer, um ein paar hundert Euro senken - sofern der Arbeitgeber dafür kein Kilometergeld ersetzt.

Ein Rechenbeispiel: 1.000 gefahrene Kilometer mit einem Kilometergeld von 0,42 Euro pro Kilometer ergeben Werbungskosten von 420 Euro, davon beträgt je nach Grenzsteuersatz zwischen 20 Prozent und 50 Prozent die Steuerersparnis 84 Euro bis 210 Euro.

Bei jedem Arbeitnehmer wird bei der Berechnung der Lohnsteuer vom Lohn oder Gehalt monatlich anteilsmäßig eine Werbungskostenpauschale von 132 Euro jährlich abgezogen. Die Pauschale mindert damit die zu zahlende Lohnsteuer bereits unterjährig.

Wer zusätzlich Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung absetzt, kann das nur steuerwirksam tun, wenn die Ausgaben dafür höher ausfallen als die jährliche Pauschale. Es gibt jedoch auch einzelne Werbungskosten, die zusätzlich zur Werbungspauschale steuerwirksam werden.

Einzelne Berufsgruppen haben spezielle Pauschalen. Dazu zählen unter anderem Künstler, Vertreter, Förster, Heimarbeiter, Moderatoren und Journalisten. Weitere Informationen dazu lesen Sie im Artikel: Werbungskosten: Berufsgruppen mit Pauschalen.

Pendeln geht ordentlich ins Geld. Speziell, wenn die Spritpreise hoch sind, nagt das am Einkommen. Der Staat subventioniert, unterstützt deshalb mit der Pendlerpauschale und dem Pendlereuro all jene ArbeitnehmerInnen, die in die Arbeit pendeln müssen. Arbeitnehmer können so Steuern sparen. Bei der Steuererklärung senkt die Pauschale das zu versteuernde Einkommen. Arbeitnehmer zahlen auf das Jahr gesehen dadurch weniger Einkommensteuer. Die Höhe der Pendlerpauschale hängt von Distanz zwischen Wohnort und Arbeitsstätte ab und davon, ob öffentliche Verkehrsmittel zumutbar sind.

Die Regierung hat im Zuge des Energiepakets eine von Mai 2022 bis Juni 2023 befristete Erhöhung des Pendlerpauschales um 50 Prozent beschlossen.
Für diese Zeit gelten folgende erhöhte Pauschalbeträge:

• Das kleine Pendlerpauschale zwischen 87 bis 252 Euro monatlich steht all jenen Berufstätigen zu, die je nach Strecke zwischen 20 Kilometer und mehr als 60 Kilometer im Monat pendeln.

• Für das große Pendlerpauschale in der Höhe von 46,5 Euro im Monat bis 459 Euro steht jedem Arbeitnehmer zu, wenn die Benützung eines öffentlichen Verkehrsmittels nicht zumutbar ist und die Fahrstrecke in die Arbeit mindestens zwei Kilometer beträgt.

  Ergänzende Informationen zum Thema Pendlerpauschale finden Sie im Artikel: "Pendlerpauschale und Pendlereuro: Weite Fahrten in die Arbeit sparen Steuern."

Wer belegen kann, im Vorjahr Ausgaben für eine Aus- und Fortbildung gehabt zu haben, kann diese in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Doch Vorsicht: beim Finanzamt achtet man genau auf die Abzugsfähigkeit der Ausgaben. So senkt nicht jeder Kurs die Steuern. „Die Ausgaben sind nur abzugsfähig, wenn sie in Zusammenhang mit dem Job stehen, für diesen auch tatsächlich von Nutzen sind oder es sich um eine Ausbildung oder eine Umschulung handelt“, erläutert Pock von der TPA Steuerberatung.

Seminare, die nur von allgemeinem Interesse sind, streichen Finanzbeamte aus der Steuererklärung gnadenlos heraus. „Kosten für Fremdsprachenkurse, die für die Arbeit von konkretem Nutzen sind, werden dagegen von der Finanz als Absetzposten meist akzeptiert“, weiß der Steuerberater. Auch Reisespesen und andere Nebenkosten wie Skripten und Lehrbücher, die mit einer abzugsfähigen Fortbildung in Zusammenhang stehen, werden als Werbungskosten anerkannt. Wer beispielsweise im Waldviertel lebt und auf eigene Kosten einen Fortbildungskurs in Wien absolviert, kann sowohl die Kursgebühren steuerlich geltend machen als auch notwendige Reise- und Aufenthaltskosten.

Umschulungskosten können ebenfalls abgesetzt werden. Unter einer Umschulung wird eine umfassende Ausbildung verstanden, die den Einstieg in einen neuen, mit der bisherigen Tätigkeit nicht verwandten Beruf ermöglicht. Voraussetzung für die Anerkennung der Kosten durch das Finanzamt ist aber, dass die Umschulung auf die tatsächliche Ausübung eines anderen Berufs abzielt.

Pock: „Das ist anzunehmen, wenn Einkünfte beispielsweise im bisher ausgeübten Beruf wegen Arbeitslosigkeit wegfallen, gefährdet sind, im neuen Beruf bessere Verdienstmöglichkeiten bestehen oder Berufschancen zu erwarten sind. „Als Umschulung kommt auch etwa ein Studium an einer Fachhochschule oder Universität infrage. Als Kosten können Kurs- oder Studiengebühren, Kosten für Kursunterlagen, Bücher, Skripten sowie Fahrt- und Nächtigungskosten geltend gemacht werden. Auch ein für die Ausbildung benötigter Computer ist (zumindest anteilig) absetzbar.

Die Kosten für Sprachkurse können abgesetzt werden, wenn die Fremdsprache im ausgeübten Beruf gebraucht wird. Das ist häufig in der Tourismusbranche, bei Telefonisten oder Exportsachbearbeitern der Fall. Durch die steigende internationale Vernetzung der Wirtschaft können Sprachkurse in beinahe allen Branchen von Vorteil sein.

Kritischer ist die Finanz bei der Anerkennung von Sprachreisen ins Ausland. Dabei werden meist nicht nur die Kosten des Sprachkurses selbst, sondern auch die Reise- und Aufenthaltskosten steuerlich abgesetzt. Voraussetzung dafür ist, dass der Sprachkurs wie ein Lehrgang organisiert ist, den Großteil des Tages einnimmt und das Programm auf die Teilnehmer einer bestimmten Berufsgruppe zugeschnitten ist. Liegen diese Voraussetzung nicht vor, können aber die eigentlichen Kurskosten selbst, ohne Reise- und Aufenthaltskosten, geltendgemacht werden.

Wer sich für einen neuen Job bewirbt, kann für seine Auslagen ebenfalls Geld vom Staat zurückverlangen. Fahrtkosten, wie etwa Kilometergeld, Tagesgeld und Nächtigungskosten sind abzugsfähige Positionen. Auch Kosten für die Erstellung der Bewerbungsunterlagen, wie Druckkosten können abgesetzt werden.

Wer beruflich reist und die Auslagen nicht von seinem Dienstgeber ersetzt bekommt, kann die Auslagen beim Finanzamt als Werbungskosten geltend machen. Als Reisekosten kommen Fahrtkosten, beispielsweise ein Bahnticket, Nächtigungskosten (Hotel oder eine andere Unterkunft) und ein sogenannter Verpflegungsmehraufwand (Taggelder, Diäten) infrage. Sollte der Dienstgeber Ausgaben davon ersetzen, ist dieser zu zahlen, können diese nicht als Werbungskosten abgesetzt werden.

Mehraufwand für die Verpflegung auf einer Reise (sogenannte Taggelder oder Diäten) können geltend gemacht werden, wenn das Reiseziel mindestens 25 Kilometer vom Dienstort entfernt ist. Als Taggeld können für Reisen im Inland maximal 26,40 Euro pro Tag abgesetzt werden. Pro Stunde gilt ein Satz von 2,20 Euro ab einer Reisedauer von mindestens drei Stunden. Wer beruflich ins Ausland reist, kann bei Reisen über die Grenze, die mehr als drei Stunden dauern, ebenfalls Taggeld geltend machen. Der zustehende Satz pro Tag ist abhängig vom Reiseziel – auch hier gilt, dass 1/12 pro angefangener Stunde geltend gemacht werden kann.

Reisekostenbeispiel 1: Die Reisedauer beträgt 2 Stunden und 55 Minuten: In diesem Fall können keine Diäten verrechnet werden, da die Mindestdauer von drei Stunden nicht erreicht wurde.
Reisekostenbeispiel 2: Die Reise dauert 3 Stunden und 5 Minuten. Die Tagesdiäten bei Reisen im Inland betragen 4/12 von 26,40 Euro. Ergibt 8,80 Euro. 4/12 können geltend gemacht werden, da zu den 3 vollen Stunden, die angefangene Stunde dazugerechnet wird.

Die Höhe der Auslandsdiäten ist von Land zu Land verschieden. Das Tages- und Nächtigungsgeld für solche Auslandsdienstreisen sind in den Lohnsteuerrichtlinien des Finanzministeriums nachzulesen. Allerdings dürfen ab dem Tag der Überschreitung kein Tagesgeld (Diäten) geltend gemacht werden, wenn die Tätigkeit länger als fünf Tage an einem Ort durchgehend stattfindet oder regelmäßig (mindestens einmal pro Woche) ein bestimmter Ort aufgesucht wird. In diesen Fällen dürften die Diäten nur für die ersten fünf Tage geltend gemacht werden. Für Orte, die unregelmäßig besucht werden, dürfen maximal Diäten für 15 Tage pro Kalenderjahr abgesetzt werden.

Wenn ein Umzug aus beruflichen Gründen notwendig wird, zahlt der Staat etwas dazu, indem er die dafür anfallenden Kosten als Werbungskosten anerkennt. Das gilt beim erstmaligen Antritt eines Dienstverhältnisses, beim Wechsel des Dienstgebers, falls es durch den Dienstgeber zu einer dauerhaften Versetzung kommt oder mit dem Umzug ein unzumutbar langer Arbeitsweg vermieden wird.
Die Gründung eines Zweitwohnsitzes gilt jedoch nicht als Umzug. Ein Umzug setzt daher voraus, dass der bisherige Wohnsitz aufgegeben wird.

„Berufliche Reisen müssen gut dokumentiert werden und bei Reisen, die nicht ausschließlich beruflich veranlasst sind, müssen die beruflichen klar von privaten Reiseabschnitten abgegrenzt werden können“, erklärt Pock von der TPA Steuerberatung. Die Auslagen, die beim Fiskus geltend gemacht werden, müssen mit Belegen und Aufzeichnungen genau dokumentiert sein. Der berufliche Anteil von gemischt veranlassten Reisen (berufliche Reise mit anschließendem Privataufenthalt) darf nur dann geltend gemacht werden, wenn der berufliche und private Teil der Reise zeitlich klar voneinander abgegrenzt werden können. Anteilige Fahrtkosten für solche gemischt veranlasste Reisen können nur dann geltend gemacht werden, wenn die berufliche Veranlassung nicht nur untergeordnet ist.

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Wie der Kauf von Handy und Computer die Steuern drücken
Wer selbst Arbeitsmittel angeschafft hat und diese nachweislich beruflich verwendet, kann solche Ausgaben ebenfalls in die Steuererklärung aufnehmen. Sollte es sich um Arbeitsmittel handeln, die mehr als 800 Euro kosten (bis 2019 waren es 400 Euro), wie etwa ein Computer oder Notebook, müssen die Ausgaben auf die voraussichtliche Dauer der Nutzung verteilt („abgeschrieben“) werden. Bei Computern beträgt die jeweilige Nutzungsdauer mindestens drei Jahre. Außerdem muss von den Kosten ein Privatanteil abgezogen werden.

"Bei Ausgaben für einen Computer wird ein Privatanteil von zumindest 40 Prozent angenommen", sagt Pock. Kostet beispielsweise ein Laptop 1.200 Euro, können, bei einer dreijährigen Nutzung und abzüglich eines Privatanteils von 40 Prozent jährlich 240 Euro als Werbungskosten geltend gemacht werden. Auch bei einem beruflich genutzten Handy ist ein Privatanteil abzuziehen.

Doch Vorsicht, Ausgaben für digitale Arbeitsmittel wie der Kauf eines Druckers für die Arbeit im Homeoffice müssen, wenn der Arbeitgeber ein Homeoffice-Pauschale gewährt oder ein in der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemachtes Homeoffice-Pauschale in Anspruch genommen werden, um dieses gekürzt werden. Nur die das Homeoffice-Pauschale übersteigenden Kosten können als Werbungskosten berücksichtigt werden. Die Kürzung der Kosten für digitale Arbeitsmittel erfolgt jedoch automatisch bei der Erstellung des Bescheides.

"Ein niedrigerer Privatanteil ist möglich, muss jedoch nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden, also gut argumentiert sein", so der TPA Steuerexperte. Denn die 40 Prozent sind nur ein Richtwert, ein geringeres Ausmaß der Privatnutzung muss gut argumentiert und nachgewiesen werden. Kosten für Zusatzgeräte wie Drucker oder Maus sind zur Gänze im Anschaffungsjahr absetzbar, sofern der Anschaffungswert dieser Geräte nicht mehr als 800 Euro beträgt.