Welche Benefits für Mitarbeiter steuerfrei sind

Der Jobmarkt ist im Wandel. Unternehmen müssen sich für Mitarbeiter mehr denn je interessante monetäre und auch nicht-monetäre Angebote unterbreiten. Dazu dienen häufig Benefits und Compensationen. Diese werden im Personalmanagement genutzt, um potenzielle Bewerber für sich zu gewinnen, aber auch um langfristig Mitarbeiter zu binden und ihre Motivation zu steigern. Doch worauf kommt es bei solchen sogenannten Compensationen, also Benefits, an? Worauf sollten Unternehmen achten?

Der Begriff Benefits kommt aus dem Englischen und bedeutet Zusatzleistungen. Es handelt sich um ergänzende Anerkennungen, die zum Gehalt noch dazukommen. Bei diesen Nebenleistungen geht es um mehr als Geld. Im Gegensatz zu geldwerten Vorteilen können Benefits auch in Form monetärer Zusatzleistungen, die über das Gehalt hinausgehen, verwirklicht werden. Gerade bei der Personalrekrutierung können Unternehmen mit solchen freiwilligen Zusatzleistungen bei potenziellen Arbeitnehmern punkten. Solche Zusatzleistungen können damit sowohl Vorteile für die Benefit-Empfänger als auch den Benefit-Geber bedeuten.

Man unterscheidet zwischen monetären und nicht-monetären Benefits. Zu den finanziellen Vergünstigungen für Mitarbeiter zählen beispielsweise eine betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiterbeteiligungen, Öffi-Tickets oder Jubiläumsprämien für lange Dienstjahre. Zu den nicht-monetären Leistungen zählen etwa flexible Arbeitszeit, Homeoffice-Möglichkeit oder Weiterbildung. Zu den Benefits zählen auch Diensthandy und -laptop, Betriebskantine oder ein Betriebsausflug. Es kann sich bei diesen Zuschuss zum privaten Kindergarten, Gesundheitscheck, Beitrag zum Fitnesscenter oder zinsfreie Kredite. Solche Anreize werden von Unternehmen beim Recruiting auch gerne ausgespielt.

Laut einer Studie der Jobplattform karriere.at wurden im Jahr 2021 in Jobinseraten am häufigsten flexible Arbeitszeiten, Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten und gute Verkehrsanbindung als zusätzliche Firmenassets für Mitarbeiter angepriesen. Unternehmen, die da nicht mithalten, kommen da leicht ins Hintertreffen und riskieren bei der Personalsuche leer auszugehen.

Es gibt viele Benefits, die von großen Unternehmen oder anderen Länder bereits umgesetzt wurden, aber in Österreich kaum praktiziert wird. Der Fortbildungsspezialist Babbel listet Benefits auf, die nach ihrer Einschätzung auch hier Trend sein könnten:

• Vier-Tage-Woche. In Belgien und Island wurde die Arbeitszeit generell auf vier statt fünf Tage reduzieren – bei gleichem Gehalt. Unternehmen berichten von höherer Mitarbeiterzufriedenheit, weniger Krankheitstage, gleichbleibende Produktivität und geringere Flukation der Mitarbeiter.

• Workation
  Homeoffice macht es möglich - Arbeiten von wo man will. Und damit ist auch die Kombination von Urlaub und Arbeit, für all jene, für die ein Computer als Arbeitsmittel reicht, möglich. In einer globalen Studie gaben 65 Prozent der 5.500 befragten Arbeitnehmer an, 2022 Arbeit und Reisen miteinander kombinieren zu wollen. 83 Prozent der Befragten erklärten in einer weiteren Studie, dass eine Workation ihnen bei der Bewältigung eines Burnouts geholfen hat.

• Unbegrenzter Urlaub, auch Unlimited Vacation Policy genannt, erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Laut Jobportal Indeed haben die Stellenangebote mit unbegrenztem Urlaub zwischen Mai 2015 und Mai 2019 um 178 Prozent zugenommen. Netflix, LinkedIn, Zoom und Twitter sind nur einige der großen Firmen, die mit unbegrenztem Urlaub locken. Der Trend ist weit über das Silicon Valley hinaus zu beobachten.

Viele solcher Benefits sind steuerbegünstigt. Solche „Geschenke“ sollten jedoch wohl überlegt sein, damit aus der Belohnung keine Belastung wird. Denn solche Geschenke können für Arbeitnehmer zu steuerlichen Abzügen und auch zu zusätzlichen Lohnnebenkosten und Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitgeber führen. So schränkt das Einkommensteuergesetz (EStG) die Möglichkeiten steuerfreier Benefits für Arbeitnehmer stark ein.

Es gibt bestimmte Geschenke, die nur steuerfrei bleiben, wenn sie entweder allen Mitarbeitern im Unternehmen oder einer bestimmten Gruppen gewährt werden. Es gibt jedoch auch einzelne Benefits, die selbst dann steuerfrei blieben, wenn sie nur einzelnen Mitarbeitern gewährt werden.

• Benutzung von Einrichtungen des Arbeitgebers wie Kindergarten, Sportanlagen oder Betriebsarzt.
  Gesundheitsförderung. Leistungen wie diese sind steuerfrei, selbst wenn sie nur einer bestimmten Gruppe gewährt werden.

• Zuschüsse für Kinderbetreuungskosten bis maximal 1.000 Euro pro Kalenderjahr für Kinder bis zum zehnten Lebensjahr, sofern bestimmte weitere Voraussetzungen erfüllt werden.

• Beiträge für Vorsorge wie Unfallversicherung; bis zu 300 Euro pro Jahr sind steuerfrei.

• Mitarbeiterbeteiligungen bis zu einem Betrag von bis zu 3.000 Euro pro Jahr.

  Über diese Benefits hinaus gibt es noch eine Reihe weiterer, häufig eingesetzter Mitarbeiterbelohnungen, bei denen die abgabenrechtliche Seite meist etwas komplexer ist.

Um Mitarbeiter für besondere Leistungen zu belohnen, sind auch Prämien oder Bonuszahlungen beliebt. Aus steuerlicher Sicht wird eine Prämie wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld als Sonderzahlung behandelt. Das bedeutet, die Prämie ist mit dem begünstigten Steuersatz für Sonderzahlungen zu versteuern, solange sie im Jahressechstel Deckung findet. Dieses entspricht, vereinfacht gesagt, dem doppelten Monatsgehalt. Wird die Prämie erst nach dem Weihnachts- und Urlaubsgeld ausbezahlt, ist das Jahressechstel meist bereits durch die beiden anderen Sonderzahlungen aufgezehrt und die Prämie muss zum vollen Tarif versteuert werden. Ist die Prämie zuvor bereits steuerbegünstigt ausbezahlt worden, wird üblicherweise ein Teil der regulären Sonderzahlungen mit dem vollen Steuersatz zu versteuern sein.

Prämienzahlungen, die für das jeweilige Vorjahr gewährt werden, können steuerlich optimiert werden. In diesem Fall werden sechs Siebtel der Prämie über einen Zeitraum von mindestens sechs Monaten als laufender Bezug ausbezahlt und ein Siebtel der Prämie als zusätzliche Sonderzahlung im Dezember des laufenden Jahres. Voraussetzung für diese Art der Prämienzahlung ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Ob diese steuerliche Optimierung in Zukunft noch möglich sein wird, ist offen, da diese Variante derzeit vom Verwaltungsgerichtshof geprüft wird.

Für Unternehmen fallen für Prämien- und Bonuszahlungen in jedem Fall Lohnnebenkosten und Sozialversicherungsbeiträge an.

Sofern Mitarbeiterrabatte allen Beschäftigten oder bestimmten Gruppen von Mitarbeitern gewähren wird, sind diese bis zu einer Ermäßigung von 20 Prozent auf den Verkaufspreis steuerfrei. Die Höhe des Verkaufspreises ist nicht beschränkt. Übersteigt der Rabatt jedoch 20 Prozent, sind die Rabatte erst steuerpflichtig, wenn sie in Summe den Wert von 1.000 Euro pro Kalenderjahr überschreiten. Die steuerfreien Mitarbeiterrabatte führen im Unternehmen zu keinen zusätzlichen Lohnnebenkosten und Sozialversicherungsbeiträgen. Als Nachweis für eine Abgabenprüfung sollten Arbeitgeber die gewährten Rabatte dokumentieren.

Ein häufig gewährter Benefit sind Firmenautos, die auch privat genutzt werden dürfen. Dafür wird von den betreffenden Mitarbeitern ein Sachbezug von zwei Prozent der Anschaffungskosten beziehungsweise 1,5 Prozent bei schadstoffarmen Pkw eingehoben. Für das Unternehmen fallen dadurch zusätzliche Lohnnebenkosten und Sozialversicherungsbeiträge an.
Die Höhe des maximalen Sachbezugs wurde seit 2014 von 600 Euro auf 960 Euro monatlich angehoben. Das entspricht einer Steigerung von 60 Prozent.

Zwei Rechenbeispiele, um wie viel ein Firmenauto das Gehalt schmälert:

• Ein Mitarbeiter mit einem Monatsbruttogehalt von 3.500 Euro erhält ein Firmenauto mit einem Sachbezugswert von 600 Euro. Der Dienstnehmer erhält netto inklusive Sachbezug rund 310 Euro weniger als ohne Sachbezug. Das sind aufs Jahr gerechnet Kosten in Höhe von 3.720 Euro.

• Erhält ein Mitarbeiter mit einem monatlichen Bruttogehalt von 5.500 Euro einen Firmenwagen mit einem Sachbezugswert von 960 Euro, bekommt er letztlich netto rund 435 Euro weniger als ohne Firmenwagen. Innerhalb eines Jahres erhält der Dienstnehmer also auf Grund des Dienstwagens 5.220 Euro netto weniger.

Elektrofahrzeuge mit einem CO2-Ausstoß von null g/km sind ohne Sachbezug, Hybridfahrzeuge nicht.

Veranstaltet ein Unternehmen eine Incentive-Reise, um bestimmte Arbeitnehmer für besondere herausragende Leistungen zu belohnen, liegt ein sogenannter geldwerter Vorteil vor, wenn die Reise einem Kurzurlaub entspricht und nur der Erholung dient. Der Preis der Reise inklusive Umsatzsteuer ist in diesem Fall als Sachbezug in der Lohnverrechnung zu berücksichtigen. Für das Unternehmen fallen Lohnnebenkosten und Sozialversicherungsbeiträge an.

Wird einem Mitarbeiter die Incentive-Reise von einem Dritten gewährt, etwa einem Geschäftspartner des Arbeitgebers, handelt es sich um sogenanntes „Entgelt von dritter Seite“. In diesem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet, dafür Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge vom betreffenden Mitarbeiter einzubehalten, wenn er weiß oder wissen müsste, dass eine derartige Vergütung an seine Arbeitnehmer geleistet wird.

Die Steuerbefreiung für Essensgutscheine, die ein Arbeitgeber den Arbeitnehmer/innen gewähren, gelten ab 2022 nicht mehr nur für Mahlzeiten, die in einer Gaststätte konsumiert werden, sondern auch für solche, die zwar von einer Gaststätte oder einem Lieferservice zubereitet bzw. geliefert, aber beispielsweise in der Wohnung des Arbeitnehmers, beispielsweise im Homeoffice konsumiert werden.