Microsoft Teams – weit mehr als nur ein Videokonferenz-Tool

Spätestens seit Beginn der Pandemie hat sich die Arbeitswelt grundlegend verändert: Laut einer aktuellen Studie bevorzugen mehr als zwei Drittel aller Befragten das flexible Arbeiten zwischen Büro und Homeoffice . Daher ist eine effiziente digitale Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg. Microsoft Teams ist eine der aktuell beliebtesten Teamwork- und Kollaboration-Anwendungen. Nicht umsonst hat sie Skype for Business so gut wie abgelöst, da Microsoft neben der klassischen (Video-)Chat-Funktion zusätzlich eine Vielzahl seiner Dienste in die Software integriert.

Der internationale Hard- und Softwareentwickler Microsoft Corporation mit Hauptsitz in Redmond, Washington, hat sich seit seiner Gründung im Jahr 1975 zu einem der wichtigsten Player der digitalen Wirtschaft entwickelt. Nach dem Betriebssystem Windows, der Spielekonsole Xbox sowie dem weltweit beliebten Office-Paket - jetzt in der Microsoft 365 Suite integriert -, brachte der Hersteller im März 2017 Microsoft Teams auf den Markt.

Mit der umfangreichen Teamwork-Anwendung bekommen Unternehmen sowie Privatpersonen ein Tool geliefert, welches weit mehr als nur Chatten, Telefonieren und Video-Calls kann. Ob Skype, Slack oder Hangouts – die ortsunabhängige Kommunikation hat die Software mit anderen Chat-Anwendungen gemeinsam. Kollegen, die sich gerade im Ausland oder im Homeoffice befinden, können so jederzeit mit den Teammitgliedern im Office kommunizieren und agieren.

Der Schwerpunkt liegt für Microsoft Teams dabei auf „agieren”. Das Tool bietet nicht nur eine individuelle Konfiguration für jedes Team sondern bietet dem Nutzer zusätzlich ein umfangreiches Portfolio an Möglichkeiten, um Projekte gemeinsam zu bewältigen und auszuführen. Teammitglieder können ihren Bildschirm teilen oder Gastzugriffe ermöglichen. In der Webversion haben Teams die Möglichkeit gemeinsam an Office-Dokumenten, wie Word, Excel, Powerpoint sowie OneNote, zu arbeiten und gemeinsam Dokumente zu erstellen.

Zusätzlich kann Microsoft Planner direkt hinzugefügt werden, um das Aufgabenmanagement innerhalb von Teams abzuwickeln, verschiedene Tasks unterschiedlichen Teammitgliedern zuzuordnen und Timings festzulegen. Darüber hinaus ist die Integration externer Apps, wie beispielsweise Trello, Asana oder Google Drive, möglich.

• Team-Wiki: Die Wiki dient als Team-Notizbuch, in dem alle relevanten Inhalte zusammengefasst werden. Hier können Teammitglieder ihre Ideen teilen, Notizen verfolgen sowie gemeinsame Dokumente erstellen.

• Bildschirm-Layouts: Das Bildschirm-Layout kann während einer Besprechung individuell angepasst werden. Dank intelligenter KI optimiert Teams das Layout so, dass wichtige Inhalte größer angezeigt werden, während der Together-Mode die Teammitglieder gemeinsam in einem virtuellen Raum abbildet.

• Breakout-Rooms: In den sogenannten „Breakout Rooms” können die Teilnehmer während einer Besprechung in kleinere Gruppen aufgeteilt werden – ein sinnvolles Feature, wenn beispielsweise offene Diskussionen oder Brainstorming-Runden anstehen.

• Aufzeichnungs-Feature: Teams ermöglicht die Aufzeichnung von Meetings sowie Chatprotokolle, um nicht anwesende Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten.

• Web-Seminare: Mit der Webinar-Funktion können Webinare kinderleicht geplant und durchgeführt werden - von der automatischen Erinnerung per E-Mail über interaktive Präsentationsfunktionen bis hin zur Analyse der Teilnehmerdaten, um das nächste Web-Seminar noch effektiver zu gestalten.

Microsoft Teams ist selbstverständlich auf verschiedenen Devices verfügbar – ob im Browser, als Desktop Client oder als Mobile App für Smartphones und Tablets. Die Software wird ständig erweitert und ausgebaut und verspricht auch in der kommenden Zeit spannende Updates und neue Features.

Ob kleines Startup, Mittelstand oder Großunternehmen – Microsoft Teams eignet sich dank seiner verschiedenen Modelle für alle Unternehmensgrößen. Prinzipiell ist die Cloud-Software für Unternehmen geeignet, die…

• …in Echtzeit und ortsunabhängig in einem oder mehreren Teams zusammenarbeiten möchten.

• …in Form von Projektteams arbeiten und ihre Zusammenarbeit effizienter gestalten möchten, indem sie Dateien untereinander freigeben und bearbeiten.

In Hinblick auf die technischen Voraussetzungen gibt es keine großen Einschränkungen. In der Regel erfüllen alle PCs, die nicht älter als fünf Jahre sind, die folgenden Systemanforderungen:

• Computer/Prozessor: mind. 1,6 GHz oder höher, 2-Core-Prozessor

• Arbeitsspeicher: 4,0 GB RAM

• Festplatte: 3,0 GB verfügbarer Speicher

• Auflösung: 1024 x 768 Pixel

• Grafikkarte: DirectX 9 oder höher

• Betriebssystem: Windows 10 oder neuer

• Video: interne Cam oder USB 2.0-Videokamera

• .NET-Version: .NET 4.5 CLR oder später

Sie möchten Microsoft Teams auch auf dem Smartphone oder Tablet nutzen? Die mobile Version für Android-Devices setzt eine der vier letzten Betriebssystemversionen voraus, während die Teams Mobile App für iPhones, iPads und iPods auf den letzten zwei Hauptversionen von iOS läuft.

Empfehlenswert ist eine parallele Nutzung von Teams und Microsoft 365, da Microsoft Office automatisch eine Gruppe kreiert, sobald ein Team erstellt wird. Das heißt:

• SharePoint Online-Dokumentbibliothek zum Speichern der Team-Dateien

• Exchange Online-Postfach

• Exchange Online-Kalender

• OneNote-Notizbuch

Microsoft arbeitet schon seit Jahren an der Implementierung von künstlicher Intelligenz (KI) in seinen Produkten. Beispielsweise in der automatischen Rechtschreibprüfer in "Word" oder Microsoft Translator.

2019 gingen Microsoft und das amerikanische Unternehmen OpenAI eine Partnerschaft ein, um die KI-Technologie voranzutreiben und sie in Microsoft-Produkte einzusetzen. OpenAI steckt hinter dem bekannten Tool "ChatGPT".

2023 präsentierte Microsoft "Microsoft 365 Copilot" - von KI-unterstützten Tools. So arbeitet Microsoft Teams nun auch mit KI.

• "Intelligente Zusammenfassung": Wesentliche Punkte und Themen der Diskussion werden automatisch zusammengefasst. Dabei analysiert das Tool, welcher Teilnehmer, welche Teilnehmerin, was sagt und an welchen Stellen zugestimmt wurde oder eben nicht. Daraufhin kann das Tool - noch während des Meetings - weitere Vorgehensweisen vorschlagen.

• Besprechungsprotokolle: Werden automatisch erstellt und in unterschiedliche Kapitel unterteilt

• Business Chat

• Timeline-Markierungen: Zeigen an, wann sie das Meeting betreten und verlassen haben und wann sie das Wort ergriffen haben

• Live-Übersetzungen: Untertitel in der jeweiligen Sprache werden automatisiert erstellt

Mehr Informationen zur KI-Implementierung in Microsoft Teams finden Sie auf der Website von Microsoft.

Die mit KI-ergänzte Version "Microsoft Teams Premium" kostet 10 US-Dollar monatlich.

Arbeitet das Unternehmen bereits mit Microsoft 365 (ehemals Office 365), steht Microsoft Teams automatisch zur Verfügung. Um Teams mit einem Geschäftskonto nutzen zu können, ist entweder das Business Basic-, Business Standard- oder Business Premium-Paket erforderlich.

Nutzt Ihr Unternehmen Microsoft 365 noch nicht, benötigen Sie lediglich ein Microsoft-Konto, um die kostenlose Teams-Basisversion zu erwerben. Aber Achtung: Der Funktionsumfang der Free-Version ist stark eingeschränkt und verzichtet auf wichtige Tools, wie die Besprechungsfunktion sowie zahlreiche Verwaltungstools. Deutlich mehr Speicherplatz, eine längere Besprechungsdauer und praktische Zusatzfeatures gibt es mit den kostenpflichtigen Modellen:

Gut zu wissen:

Möchten Kunden oder Gäste an einer Besprechung teilnehmen, ist das kostenlos und ohne Nutzerkonto möglich. Dafür laden Sie Ihre Kunden/Gäste per Einladungslink ein, über den sie sofort zur Besprechung weitergeleitet werden.

Die Anwendung für den Desktop kann ganz einfach unter diesem Link heruntergeladen werden. Wird die mobile Version benötigt, kann die eigene E-Mail-Adresse unter demselben Link eingegeben werden, um den Downloadlink anzufordern. Noch schneller geht es hier für Android-Nutzer im Google Play-Store, während Apple-Nutzer hier direkt zur Microsoft Teams-App im App-Store gelangen.

Microsoft Teams ist eine starke Alternative zu Konkurrenten, wie Slack, da es nicht nur Chat-, Telefonie- und Video-Call-Funktionen ermöglicht sondern gleichzeitig die Funktion einer umfassenden, digitalen Plattform für die Zusammenarbeit übernimmt. Einzelne Teammitglieder arbeiten dank der Software nicht mehr nur „für sich hin” – der Arbeitsfortschritt ist auch für die Kollegen sichtbar und ermöglicht so eine effizientere Zusammenarbeit.