Agiles Arbeiten: Bedeutung, Methoden & Techniken

Flexibilität, kontinuierliche Verbesserungen und Kommunikation: Agiles Arbeiten ist eng verbunden mit „New Work“ bzw. der Arbeitswelt 4.0 und hat letztendlich ein Ziel: Die Effizienz und Produktivität soll verbessert werden. Dafür werden unterschiedliche Arbeitsmethoden und Techniken eingesetzt, die sich recht deutlich von klassischen hierarchischen Arbeitsmethoden wie z.B. der Wasserfallmethode unterscheiden. Agiles Arbeiten birgt tatsächlich viele Chancen für Unternehmen und auch Arbeitnehmer – aber auch Risiken. Hier ein Überblick, worum es sich bei agilem Arbeiten handelt, welche Methoden und Techniken eingesetzt werden und wo die Vor- und Nachteile liegen.

Agiles Arbeiten bzw. Agilität hat ihren Ursprung in der Softwareentwicklung, findet aber mittlerweile Einzug in viele andere Branchen, Organisationen und Unternehmen. Mitarbeiter:innen wie Führungskräfte arbeiten dabei in Teams mit agilen Methoden und Techniken, mit denen rasch auf Veränderungen reagiert werden kann – womit letztlich eine höhere Effizienz erreicht werden soll. Parameter wie Anwesenheit / Zeit, an denen Erfolg im klassischen Arbeitsumfeld gemessen wird, haben bei agilem Arbeiten keinen Platz: Ziel ist immer der Mehrwert für das Unternehmen und deren Kunden. Letztendlich besteht Agiles Arbeiten aber nicht nur aus dem Einsetzen agiler Arbeitsmethoden und Techniken: Damit letztere funktionieren, braucht es ein agiles Mindset für agile Arbeitsweisen, das von der Unternehmensführung und den Führungskräften („agile Führung“) bis hin zu allen Mitarbeiter:innen mitgetragen wird.

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Agiles Arbeiten ist demnach eng verbunden mit dem Begriff des "agile project management" (APM). Hinter dem "agile project management"; dem agilem Projektmanagement, steckt ein iterativer Ansatz zur Planung und Steuerung von Projektprozessen.

Es gibt viele verschiedene agile Methoden, die auf unterschiedliche Anforderungen zugeschnitten sind. Nicht jede Methode führt in jedem Umfeld zum Erfolg: Letztlich muss die Unternehmensführung zusammen mit den Führungskräften entscheiden, welche Methode im Unternehmen Sinn macht und auch von den Mitarbeiter:innen akzeptiert wird – das ist die Basis, damit eine agile Methode bzw. die eingesetzten Techniken überhaupt zum Erfolg führen können. Hier ein Kurz-Überblick über einige der gängigsten agilen Arbeitsmethoden.

Scrum ist eine der gängigsten Methoden im agilen Projektmanagement und besonders für komplexe Projekte geeignet.

Scrum basiert auf dem Prinzip der Selbstorganisation und setzt dabei auf kurze, regelmäßige Sprints, deren Dauer meist zwischen ein bis vier Wochen festgelegt werden. Innerhalb der Sprints werden vorher definierte Arbeitspakete abgeschlossen.

Der Fortschritt wird in regelmäßigen Stand-up-Meetings überprüft, am Ende eines jeden Sprints wird im Rahmen einer Retrospektive erhoben, welche Verbesserungsmöglichkeiten es gibt – um sie bereits im nächsten Sprint umzusetzen.

Im Scrum-Team gibt es im Wesentlichen drei Rollen:

• Den Product Owner, der für die fachliche Bewertung und Priorisierung verantwortlich ist.

• Der Scrum Master hingegen ist dafür verantwortlich, dass die gesetzten Sprint-Ziele auch eingehalten werden.

• Das Entwicklungsteam ist schließlich für die Umsetzung verantwortlich.

Die Bezeichnung „Entwicklungsteam“ bzw. „Development Team“ deshalb, weil Scrum ursprünglich nur in der Softwareentwicklung eingesetzt wurde. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass das Arbeitsvolumen bei langfristigem Einsatz dieser Arbeitsmethode von Sprint zu Sprint zunimmt – bei gleich bleibender Arbeitszeit.

Bei Kanban werden Arbeitsabläufe und Fortschritte visuell dargestellt und gesteuert – auch hier nach dem Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung.

Gleichzeitig in Bearbeitung befindliche Aufgaben werden dabei eingegrenzt, Kanban-Boards zeigen den jeweils aktuellen Status aller Aufgaben. Das ermöglicht es auch, Engpässe zu identifizieren und rechtzeitig darauf zu reagieren, um den Arbeitsfluss zu optimieren.

Engmaschige Zusammenarbeit, laufende Kommunikation und ständiges Feedback: Extreme Programming ist Methode, die vorwiegend in der Softwareentwicklung eingesetzt wird.

Dabei kommen Techniken wie Test-Driven Development, Pair Programming und Continuous Integration zum Einsatz. Ziel ist es, die Qualität des Codes sicherzustellen und auf neue Anforderungen rasch reagieren zu können.

Das Lean Management hat ihren Ursprung in der japanischen Auto-Industrie, nämlich bei Toyota.

Es ist eine Philosophie, die ebenso auf kontinuierliche Verbesserung abzielt – aber auch auf die Eliminierung von Verschwendung von Arbeitszeit und Ressourcen.

Eines der Prinzipien ist dabei das Pull-Prinzip, das vor allem in der Industrie relevant ist: Die Produktion läuft dabei nicht nach Planungsvorgaben ab, sondern flexibel nach den aktuellen Anforderungen und Bestellungen der Kunden. Damit lassen sich Kosten für die Lagerung von vorgefertigten Teilen aber auch Transportkosten und letztlich auch Personal einsparen.

Im agilen Kontext wird Lean oft in Kombination mit anderen Methoden angewandt.

Das Organisationsmodell bei dem Musik- und Video-Streamingdienst Spotify ist aus der Anwendung verschiedener agilen Methoden entstanden und dient mittlerweile vielen anderen Unternehmen als Vorbild - es hat sich unter der Bezeichnung „Spotify-Modell“ etabliert.

Eine der Stärken des Modells: Mitarbeiter mit unterschiedlichem Fachwissen arbeiten in Gruppen („Squads“) zusammen und können so selbstständig ein Produkt oder eine Dienstleistung entwickeln. Andererseits ermöglicht das Modell Mitarbeitern mit demselben Fachwissen, Erfahrungen auszutauschen und weiterentwickeln – in sogenannten „Chaptern“ und „Guilds“.

Das Spotify Modell wird insgesamt in folgende Gruppen unterteilt: Squads, Tribes, Chapter und Guilds.

Ein Squad ist vergleichbar mit einem Scrum-Team und selbstorganisierend – bei Spotify ähneln Squads charakterlich einem kleinen Startup innerhalb des Unternehmens, die jeweils aus einem multidisziplinären Team bestehen. Sie setzen Projekte von der Skizze bis zum Endprodukt weitgehend selbstständig um – ohne Teamleiter, aber mit einem Product Owner, der die Prioritäten vorgibt. Die Product Owner der Squads arbeiten wiederum zusammen, um eine strategische Roadmap zu entwickeln, woraus sich die Backlogs für die Teams ergeben.

Als Tribe wird wiederum eine Gruppe von bis zu 100 Squads bezeichnet, die am gleichen Projekt bzw. Produkt arbeiten. Der eingesetzte Tribe-Leiter sorgt dabei für die passende Arbeitsumgebung.

In Chaptern finden sich Mitarbeiter:innen mit den gleichen Kompetenzen und Fähigkeiten zusammen, die aus den Tribes kommen. Sie tauschen ihren Wissensstand regelmäßig aus. Bei den Guilds kommen ebenso Mitarbeiter:innen mit gleichem Fachwissen zusammen – allerdings nicht beschränkt auf einen Tribe: Hier werden Mitarbeiter aus dem gesamten Unternehmen einbezogen, um das Unternehmen als Ganzes voranzubringen.

In agilen Arbeitsumgebungen werden verschiedene Arbeitstechniken eingesetzt, um die gewählten Methoden letztlich zum Erfolg zu führen. Eine Auswahl gängiger agiler Arbeitstechniken hier im Kurz-Überblick.

Mit diesem Begriff wird eine Technik bezeichnet, bei der Aufgaben in fest definierte Zeitfenster, sogenannte „Timeboxes“ eingeteilt werden, um den Fokus auf die Prioritäten zu lenken und die Effizienz zu steigern.

Dabei handelt sich um ein kurzes tägliches Treffen, bei dem jedes Teammitglied seine Fortschritte, die konkreten Pläne für den Tag und auch über eventuelle Hindernisse berichtet. Kommunikation und Transparenz sollen damit zudem gefördert werden.

Sie dienen, wie der Name verrät, der Rückschau. Retrospektiven sind somit regelmäßige Treffen, bei denen das Team seine Arbeitsweise und Zusammenarbeit reflektiert und Möglichkeiten zur Verbesserung eruiert – ganz im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserungskultur.

Teammitglieder geben im Rahmen eines Planning Pokers (anonym) ihre Schätzungen zum Arbeitsaufwand für gewisse Aufgaben ab – um in einer anschließenden Diskussion zu einer gemeinsamen Einschätzung zu kommen. Ein Planning Poker soll dabei helfen, Ziele und Timeboxes realistisch anzusetzen.

Der Hauptunterschied zwischen agilem und klassischem Arbeiten liegt in der Herangehensweise an Planung, Flexibilität und Zusammenarbeit.

Klassisches Arbeiten folgt oft einem hierarchischen, starren und plangetriebenen Ansatz, bei dem Änderungen oftmals als problematisch angesehen werden und der Schwerpunkt auf der Einhaltung von Plänen und Fristen liegt.

Im Vergleich dazu setzt agiles Arbeiten auf Selbstorganisation, Flexibilität und kontinuierliche Verbesserung, wobei Veränderungen als Chance zur Optimierung betrachtet werden (sollten).

Von der Entscheidungsfindung, welche agile Methoden und Techniken eingesetzt werden, bis hin zur Schulung von Führungskräften und Mitarbeitern: Die Einführung eines agilen Arbeitsmodells kann nicht abrupt von heute auf morgen passieren – vielmehr ist es ein Prozess und „Kulturwandel“ innerhalb des gesamten Unternehmens, das auch Zeit braucht.

Um agiles Arbeiten in einer Organisation einzuführen, braucht es u.a. folgende Dinge:

• Die Ausgangssituation und die angestrebten Ziele analysieren und festlegen

• Daraus klar definierte Ziele ableiten: Nur so können Mitarbeiter und Teams ein gemeinsames Verständnis und eine Vision erkennen und verfolgen.

• Agile Methoden und Techniken auswählen: Je nach Unternehmen führen unterschiedliche agile Methoden und Techniken zum Erfolg. Es liegt an der Unternehmensführung, die richtigen Methoden auszuwählen – unter Einbeziehung von erfahrenen Führungskräften und Mitarbeiter:innen, die die Unternehmenskultur kennen und einschätzen können. Welche Techniken im Detail angewandt werden, sollte hingegen nicht starr vorgegeben sein – im Sinne der agilen Selbstorganisation der Teams.

• Schulung und Coaching: Sind die Methoden und Techniken festgelegt, müssen Führungskräfte und Teammitglieder geschult und laufend gecoacht werden – nur so stellt man sicher, dass sie das notwendige Wissen und die Fähigkeiten zur Umsetzung haben.

• Regelmäßige Kommunikation und Zusammenarbeit: Unternehmensleitung, Führungskräfte und Mitarbeiter:innen müssen in einem agilen Arbeitsumfeld regelmäßig in Austausch stehen, um Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen – und auch, um voneinander zu lernen. Die oben erwähnten Retrospektiven und Daily-Stand-ups sind eine geeignete Möglichkeit dafür.

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Seien Sie offen für Veränderungen und passen Sie Ihre Arbeitsweise und Ihre Pläne entsprechend an.

• Führungskräfte als Unterstützer:innen: Stellen Sie sicher, dass Führungskräfte den agilen Ansatz unterstützen und fördern, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.

• Kulturwandel und Verständnis: Die Einführung eines agilen Arbeitsumfelds erfordert viel Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Es muss sichergestellt sein, dass alle Führungskräfte den agilen Ansatz verstehen und auch unterstützen, damit dieser im gesamten Unternehmen erfolgreich umgesetzt wird. Bei großen Veränderungen braucht es allerdings auch Verständnis für Mitarbeiter:innen, die Zeit brauchen, um sich auf neue Arbeitsweisen und Techniken einzustellen.

Agiles Arbeiten bedeutet für Führungskräfte einen Wandel in der Art und Weise, wie sie ihre Teams führen und unterstützen. Anstatt sich auf hierarchische Strukturen und Befehlsketten zu verlassen, müssen Führungskräfte in agilen Umgebungen als Coaches, Mentor:innen und Unterstützer:innen agieren. Agiles Führungsverhalten fördert die Selbstorganisation, die Zusammenarbeit und damit die kontinuierliche Verbesserung innerhalb der Teams.

Diese Kompetenzen sollten Führungskräfte eines Unternehmens mitbringen oder erlernen, um agiles Arbeiten erfolgreich umzusetzen:

• Verständnis und Wissen über agile Methoden und Prinzipien: Führungskräfte müssen die Grundlagen der agilen Methoden und Prinzipien kennen und verstehen, um ihre Teams effektiv unterstützen zu können.

• Pilotprojekte und schrittweise Einführung: Anstatt einer radikalen Umstellung auf agile Arbeitsweisen, ist es sinnvoll, mit einzelnen Pilotprojekten zu beginnen, die auf agilen Methoden basieren. Damit kann die Einführung schrittweise vorangetrieben werden – aber auch Korrekturen bei der Auswahl von Methoden und Techniken sind einfacher möglich.

• Kommunikation und aktives Zuhören: ein Umfeld des Vertrauens und der Zusammenarbeit kann nur geschaffen werden, wenn Führungskräfte offen für Feedback sind – sich also Zeit nehmen für Gespräche.

• Delegieren und gleichzeitig die Selbstorganisation fördern: Einerseits müssen Aufgaben und Verantwortlichkeiten delegiert werden – gleichzeitig muss darauf geachtet werden, dass ausreichend Freiheiten und Verantwortlichkeiten auf Mitarbeiter:innen übertragen werden, damit diese motiviert sind, sich zu großen Teilen selbst zu organisieren.

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Führungskräfte müssen offen für Veränderungen sein und die Bereitschaft zeigen, Pläne, Methoden und Techniken und auch Prioritäten konkreter Arbeitsaufgaben anzupassen, wenn dies notwendig ist – oder es entsprechendes Feedback von Teams und Mitarbeitern gibt.

• Konfliktmanagement: Besonders in einem agilen Arbeitsumfeld, das offen für Meinungen und Ideen ist, gibt es im Vergleich zu einem klassischen hierarchischem Arbeitsumfeld mehr Potential für Konflikte. Diese sind nicht grundsätzlich als negativ zu betrachten, aber: Die Führungskräfte müssen in der Lage sein, Konflikte konstruktiv zu lösen und einen Mehrwert daraus zu schaffen und im Optimalfall Verbesserungen abzuleiten.

Ein agiles Arbeitsumfeld bietet viele Vorteile – für das Unternehmen selbst, aber auch für die Teams und Mitarbeiter.

Flexibilität: Agiles Arbeiten ermöglicht schnelle Anpassungen an veränderte Bedingungen und Prioritäten. Gleichzeitig ergeben sich durch die weitreichendere Selbstorganisation der Teams auch für die Mitarbeiter:innen mehr Freiheiten innerhalb des Unternehmens.

Effizienz: Durch den Einsatz von agilen Methoden und Techniken, dem Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen können Ressourcen besser genutzt werden – und somit die Effizienz der Mitarbeiter:innen und des gesamten Unternehmens deutlich gesteigert werden.

Zusammenarbeit: Die enge Zusammenarbeit und Kommunikation in agilen Teams fördern Innovation und Problemlösung innerhalb des Unternehmens.

Kundenorientierung: Agiles Arbeiten ermöglicht es, besser und auch sehr viel rascher auf Kundenbedürfnisse einzugehen und Produkte oder Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern bzw. anzupassen.

Unsicherheit: Die Flexibilität des agilen Arbeitens kann zu Unsicherheiten bei der Planung und der Ressourcenverteilung führen.

Anforderungen an das Team: Agiles Arbeiten erfordert hohe Selbstorganisation und Eigenverantwortung der Teammitglieder. Das ist grundsätzlich positiv, kann aber auch zu Überforderung und Überlastung führen.

Kulturwandel und Stress: Die Einführung von agilem Arbeiten erfordert oft einen grundlegenden Kulturwandel in der Organisation, der mitunter viel Zeit und Anstrengungen erfordert. Nicht unterschätzt werden sollte außerdem: Sich rasch ändernde Planungen und Aufgaben können bei einzelnen Mitarbeiter:innen zu Stress führen, der auf Dauer das Wohlbefinden innerhalb des Unternehmens und die Gesundheit gefährden kann.

Agiles Arbeiten ist ein moderner Ansatz zur Arbeitsorganisation und Projektmanagement, der auf Flexibilität, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung setzt. Es gibt verschiedene agile Arbeitsmethoden wie Scrum, Kanban, Extreme Programming und Lean, die je nach Anforderungen angewendet werden können.

Zu den Arbeitstechniken zählen unter anderem Daily Stand-ups, Retrospektiven, Timeboxing und Planning Poker. Der Unterschied zwischen agilem Arbeiten und klassischem Arbeiten liegt vor allem in der Herangehensweise an Planung, Flexibilität und Zusammenarbeit. Agiles Arbeiten bietet zahlreiche Vorteile wie Flexibilität, Effizienz, und bessere Kundenorientierung, kann aber auch Nachteile wie Unsicherheit durch den „Kulturwandel“ innerhalb des Unternehmens sowie zu Stress führen.

Eine erfolgreiche Einführung und Umsetzung von agilem Arbeiten erfordert eine sorgfältige Auswahl der geeigneten Methoden und Techniken und eine gute und laufende Schulung der Führungskräfte.