Vom Chatbot bis zur künstlichen Intelligenz: Die digitale Transformation in der VERWALTUNG passiert wichtige Meilensteine, und die Erwartungen der Bürger sind hoch.
Chatbots, die Bürgeranfragen beauskunften, Genehmigungsverfahren, die automatisiert durchlaufen – Beispiele für effizientere Verwaltungsprozesse gibt es zuhauf. Die digitale Transformationen schreitet voran, und vor allem mit künstlicher Intelligenz verbinden Bürgerinnen und Bürger einige Erwartungen, wie die Umfrage „E-Government-Monitor“ im Herbst ergab: 56 Prozent erwarten sich verkürzte Bearbeitungszeiten, 35 Prozent hoffen auf weniger Bearbeitungsfehler und ein Drittel sogar, dass Entscheidungen durch KI „objektiver“ werden. Pascal Habegger, Geschäftsführer 4teamwork, arbeitet mit der Fabasoft-Gruppe an solchen Lösungen: „Das setzt neue Maßstäbe in der digitalen Verwaltung“.
Bei aller Begeisterung sehen aber nicht alle den KI-Einsatz vorbehaltlos positiv. Ein Fünftel lehnt KI bei E-Government-Services derzeit ab. Wichtig war den Befragten, die KI unter Kuratel zu stellen: Jeder Zweite wünscht sich, dass finale Entscheidungen jedenfalls durch die Menschen getroffen werden sollen.
Spannend wird, welchen Stellenwert die weitere Digitalisierung der Verwaltung im Programm der nächsten Regierung haben wird, hat doch die Pandemie exemplarisch Schwachstellen aufgezeigt und gleichzeitig demonstriert, was alles möglich ist. Ein wichtiges E-Government-Projekt der aktuellen schwarz-grünen Regierung, die Einführung einer E-ID, wurde jedenfalls umgesetzt. Mittlerweile 2,6 Millionen Menschen nutzen sie: 600.000 Führerscheine sind hinterlegt, 300.0000 Zulassungen und 220.000 Altersnachweise. Dieser elektronische Identitätsnachweis soll aber nicht nur für Amtswege über das Smartphone einsetzbar sein.
„Wir wollen die ID-Austria als E-Government-Anwendung auch der Privatwirtschaft zur Verfügung stellen“, sagt Finanzminister Magnus Brunner. Ein Anwendungsfall ist die Onlineeröffnung eines Kontos. Die Bankenaufsicht hat dafür bereits grünes Licht gegeben. Die Schnittstellen von E-Government Programmen müssen nicht nur technisch sauber gelöst sein. Wiederholt kommt die Forderung, die Agenden besser zu koordinieren und damit die Umsetzung effizienter zu machen.
Abhilfe könnte da eine Digitalbehörde schaffen. Zuletzt wurde der Ruf danach im vergangenen Dezember in einer Konzeptstudie erhoben, in der die Professoren Katja Hutter, Nikolaus Forgo und Telekomexperte Georg Serentschy den Vorschlag für einen Digitalrat formulierten, der in einem zweiten Schritt zu einer Digitalbehörde ausgebaut werden solle. In dieser Behörde sollen politische Strategie und Innovationsarbeit, Förderungsmanagement, Regulierung und Bürgerservice koordiniert werden.
„Angesichts der zunehmenden geopolitischen Verwerfungen und dramatischen technologischen Abhängigkeit von den USA und China müssen sich Europa und Österreich strukturell neu aufstellen und die Fähigkeit ausbauen, angepasste Policies agil zu entwickeln“, fordern die Autoren: „Die Fähigkeit, auf der Policy-Ebene neue Strukturen und Ansätze zu entwickeln, wird insbesondere für kleine Volkswirtschaften wie Österreich zu einer wirtschaftlichen und auch politischen Schlüsselfrage.“ Am Punkt gebracht: Wer nicht abgehängt werden will, muss schnell Entscheidungen treffen können.
EU-Support
PROJEKTE.
Gedanken zur digitalen Verwaltung macht sich auch die EU. Ende März wurden 170 Reformprojekte nominiert, die das TSI (Technical Support Instrument) unterstützt. Das TSI bietet strategische und juristische Beratungen, Studien, Schulungen etc. Für Österreich werden zwei nationale und fünf länderübergreifende Projekte genehmigt, bei denen u. a. KI-gestützte Datenanalysen zum Einsatz kommen.
„ECHTE MEILENSTEINE FÜR DIE DIGITALE VERWALTUNG“
4TEAMWORK-Geschäftsführer PASCAL HABEGGER erzählt, wie Dokumente automatisch im passenden Akt landen und Verwaltungsangestellte ohne Programmierkenntnisse selbst neue Funktionen einrichten können.
PASCAL HABEGGER ist Geschäftsführer der Fabasoft 4teamwork AG mit Sitz in Bern. Die Fabasoft AG hat 2022 eine Mehrheitsbeteiligung an Habeggers Unternehmen 4teamwork erworben.
© FABASOFT/4TEAMWORKSie haben 2003 das Unternehmen 4teamwork gegründet, das seit zwei Jahren zum Verbund der Fabasoft-Gruppe gehört. Wie kam es zur österreichisch-schweizerischen Allianz?
Wir haben nach einem strategischen Partner gesucht, der helfen konnte, unsere bestehenden Hauptprodukte technologisch, funktional und vertriebsmäßig auf eine neue Stufe zu bringen. Mit der Fabasoft AG haben wir eine sehr gute Wahl getroffen, sowohl technologisch mit der Fabasoft-PROCECO-Cloud als auch kaufmännisch mit dem Ökosystem. Gemeinsam bringen wir in der öffentlichen Verwaltung im D-A-CH-Raum extrem viel voran.
Ein kleines spezialisiertes Unternehmen und ein börsennotierter Konzern arbeiten zusammen. Das muss nicht immer gutgehen. Wie gestaltet sich die Partnerschaft im Tagesgeschäft?
Knowhow gibt es auf beiden Seiten reichlich. 4teamwork profitiert bei der Entwicklung neuer Lösungen zum einen von der langjährigen Erfahrung von Fabasoft im Bereich „Cloud- Native-Technologie“, also der Entwicklung von Software ausschließlich für die Cloud. Zum anderen beschleunigen die vorhandenen Basisfunktionen des Fabasoft-PROCECO-Ökosystems unsere Time-to-Market signifikant. Wir sind zusammen nicht nur kreativer, sondern auch schneller. Wertvoll für uns sind auch die lokalen Standorte in der ganzen D-A-CH-Region und die zahlreichen internationalen Zertifizierungen für Datenschutz und ITSicherheit. Das sind starke Argumente in der Kundengewinnung.
Welches Produkt haben Sie gemeinsam schon entwickelt?
Wir haben neben Fabasoft Boards, unserer Software für digitales Sitzungsmanagement, auch eine neue Generation unserer digitalen Geschäftsverwaltung OneGov GEVER im Fabasoft-Ökosystem entwickelt. Was in Österreich die elektronische Akte, nennt sich in der Schweiz GEVER (GEschäftsVERwaltung). Tausende User in Gemeinden und Städten verwenden OneGov GEVER. Das wirklich Neue ist, dass die Software als Cloud-Native-Anwendung läuft – also einfach skalierbar und mit geringem Wartungsaufwand immer verfügbar ist. Dazugekommen ist aber auch eine Reihe von innovativen Funktionen von Automatisierungen bis zu KI-gestützten Prozessen. Das setzt neue Maßstäbe in der digitalen Verwaltung. Ein echter Meilenstein, mit dem wir die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung gemeinsam vorantreiben werden.
Können Sie einen Anwendungsfall konkreter schildern?
Durch die KI-gestützten Prozessautomatisierungen verkürzt sich die Bearbeitungszeit von Dossiers erheblich. Zum Akt gehörende Eingangsdokumente werden automatisch zugeordnet und Vorschläge für die weiteren Prozessschritte gemacht. Für das Verändern von Templates sind auch keine Programmierkenntnisse mehr nötig. Mit einem grafischen Editor lassen sich Elemente einfach neu adaptieren. Low- Code-/No-Code-Funktionen machen’s möglich. Das entlastet das Personal in der Verwaltung von repetitiven Tätigkeiten und hilft bei den wachsenden Herausforderungen und natürlich beim Fachkräftemangel. Im Ergebnis: mehr Zeit für beratungsintensive Tätigkeiten und damit höhere Kundenzufriedenheit.
Sie haben ein Produkt für das digitale Sitzungsmanagement erwähnt. Wie lassen sich die Produkte im Fabasoft-Konzern kombinieren?
Sehr einfach. Da alle Solutions auf der Fabasoft- PROCECO-Cloud aufsetzen, gibt es eine gemeinsame Benutzeroberfläche und Basisfunktionen, die intuitiv zu nutzen sind. Die „Fabasoft- DNA“ ist in allen Lösungen drin. So lässt sich etwa die Sitzungsverwaltung – Fabasoft Boards – einfach wie ein Modul dazunehmen. Für die effiziente Vertragsverwaltung braucht es Fabasoft Contracts. Die digitale Personalakte Fabasoft Talents verhilft zu schnelleren HR-Prozessen und Fabasoft Xpublisher zu verbesserter Kommunikation. Die Todos aller Solutions sind für die jeweiligen User übersichtlich in einem Arbeitsvorrat dargestellt. Das ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit. Sie sehen, alle im Fabasoft PROCECO Ökosystem vereinten Solutions sind perfekt aufeinander abgestimmt und nahtlos integrierbar.
