Apple iCloud für Unternehmen - Kollaboration in kleinen Teams

Die iCloud ist ein Onlinedienst des US-Konzerns Apple. Auf der Plattform können Nutzer all ihre Dokumente, Daten oder Passwörter speichern als auch ihre verschiedenen Apple Geräte synchronisieren und verwalten. Darüber hinaus erlaubt der Cloud Anbieter die Vernetzung mit 5 weiteren Nutzern und ermöglicht so das Teilen von Inhalten oder die Kollaboration an gemeinsamen Projekten.

Ursprünglich ausschließlich für den privaten Gebrauch verfügbar, hat Apple nun auch eine Art Enterprise Lösung der iCloud für Firmen herausgebracht, die sogenannten Apple Business Essentials. Die Apple Business Essentials stehen nun auch im deutschsprachigen App-Store gratis zur Verfügung. Das Angebot richtet sich an kleine Firmen und beinhaltet Funktionen um Geräte einfacher zu verwalten und gemeinsam Cloud-Speicher zu nutzen und soll künftig mit Google Workspace-Lösungen angereichert werden.

Für kleine Teams bis zu sechs Personen kann sich die Nutzung der Apple iCloud dennoch lohnen, da sie über zahlreiche praktische Funktionen verfügt.

Um erfolgreich mit anderen Team-Mitgliedern zusammenzuarbeiten, ist es dank moderner Technologie heutzutage möglich, standortunabhängig an denselben Dokumenten zu arbeiten oder auf Informationen zuzugreifen. Für Unternehmen ist darüber hinaus besonders wichtig, dass Zugänge und Informationen dabei geschützt sind und die Datensicherung jederzeit garantiert ist. Mit den folgenden Funktionen ermöglicht die iCloud genau das:

Der iCloud Drive ermöglicht die Speicherung, Verwaltung und den Zugriff auf Dateien über verschiedene Apple Geräte hinweg. Nutzer können den iCloud Drive zeit- und ortsunabhängig über Macbook, iMac, iPad oder iPhone nutzen. Die zentralen Funktionen zusammengefasst:

• Verwaltung und automatische Synchronisation von Dateien auf sämtlichen Geräten

• Teilen von Ordnern oder Dateien mit anderen Nutzern

• Kollaboration von überall zu jeder Zeit via Link zum jeweiligen iCloud Drive Ordner

• Verwaltung von Zugriffsrechten

• Automatische Aktualisierung und Synchronisation sämtlicher Apps auf den angemeldeten Geräten

• Programme wie Pages, Numbers, Keynote und die Notizen erlauben via iCloud die Zusammenarbeit mit anderen Nutzern

• Automatische Änderungsnachverfolgung in Dokumenten, Tabellen und Präsentationen

• Synchronisierte Nachrichten in Apple Mail oder iMessage auf allen Geräten

• Übertragung sämtlicher Dateien von Alt- auf Neugeräte via iCloud

Neben der reinen Speicherung von Dateien bietet die Apple iCloud eine automatische Backup-Funktion an und ermöglicht die Wiederherstellung von verlorenen Daten. Das jeweilige Gerät muss lediglich an die Stromversorgung angeschlossen sein, das Backup startet automatisch. Geht ein Gerät verloren oder wird ein neues angeschafft, geht der Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten nicht verloren. Dabei werden nicht nur die reinen Dateien gesichert, sondern auch Einstellungen und Präferenzen, deren Neueinrichtung sonst viel Zeit rauben kann.

Damit sensible Inhalte zu jederzeit vor Fremdzugriff geschützt sind, ermöglicht die iCloud die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Sie schließt aus, dass sich Dritte über ein Apple Gerät Zugriff auf den Drive oder sonstige Bereiche der Cloud verschaffen können.

Diese Funktion erlaubt den Schutz von Privatsphäre und IP-Adresse Ihrer Mitarbeiter, wenn diese sich im Internet bewegen. iCloud Private Relay verhindert dabei, dass die IP Adresse, der eigene Standort oder die Surfaktivitäten für Dritte sichtbar sind. Wichtig zu beachten ist hier, dass sich diese Funktion aktuell noch in der Testphase befindet und bisher nur als Beta-Version verfügbar ist.

Die aktuell in Österreich verfügbare Version der iCloud erlaubt in der Bezahlversion die Zusammenarbeit von maximal sechs Personen über den Umweg der Familienfreigabe. Dadurch ist der Onlinedienst vor allem für Kleinunternehmen, Freiberufler oder Selbstständige mit wenigen Mitarbeitern geeignet.

Prinzipiell ist es darüber hinausgehend auch noch möglich, dass mehrere 6-Personen-Teams in größeren Unternehmen eingerichtet werden. Diese können dann untereinander über die Plattform kollaborieren. Nicht möglich ist mit dieser Lösung jedoch das Teilen von Inhalten über das eigene Team hinaus. Dadurch lässt sich zum Beispiel keine abteilungsübergreifende Plattform einrichten, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben.

Abseits der Kollaboration im kleinen Rahmen eignet sich die iCloud im Unternehmen vor allem für die Verwaltung von Kontaktdaten, zur Synchronisation von Geschäftskommunikation und die Terminplanung über sämtliche Geräte hinweg. Eine Möglichkeit für Unternehmen, mit dem Onlinedienst zu arbeiten, ist daher das Einrichten von Einzelprofilen und von Familienaccounts mit iCloud+. Über diese Accounts können einzelne Mitarbeiter an ihren individuellen Projekten arbeiten oder Geschäftskontakte und -kommunikation auf all ihren Geräten abspeichern.

Die Nutzung der iCloud ist zum einen auf Apples eigenen Geräten möglich, aber nicht mehr zwingend an diese gekoppelt. Inzwischen gibt es auch die Möglichkeit, dass Mitarbeiter mit Windows PCs oder Android Smartphones auf dieses Angebot zugreifen können. Um Zugang zu dem Onlinedienst zu erhalten, ist eine Apple ID erforderlich, die jeder Nutzer individuell einrichtet, wenn ein Apple Gerät zum ersten Mal in Betrieb genommen wird. Über Android und Windows erfolgt der Zugang jeweils über den Browser. Da es sich um einen Cloud-Dienst handelt, ist ebenfalls eine stabile Internetverbindung notwendig, um auf die eigenen Dateien zuzugreifen.

Folgende Systemvoraussetzungen sind auf den einzelnen Geräten erforderlich, um einen reibungslosen Zugang zum Drive und Co. zu garantieren:

• iPhone & iPad: iOS 15, iPadOS 15, iWork für iOS

• Mac: macOS Monterey 12, Safari 9.1 oder neuer, Firefox 45 oder neuer, Google Chrome 54 oder neuer oder Opera, iWork für Mac

• Apple Watch: watchOS 8

• Windows PC: Microsoft Windows 10, iCloud für Windows 11 oder neuer, Outlook 2016 oder neuer, Firefox 45 oder neuer, Google Chrome 54 oder neuer (nur im Desktop-Modus), Microsoft Edge oder Opera

Für die Nutzung seines Onlinedienstes stellt Apple vier Varianten zur Verfügung, die Basisversion der iCloud ist kostenlos, bietet jedoch nur eingeschränkten Speicher und Funktionalitäten.

Die monatlichen Kosten variieren je nach Land und Region, in dem sich der Nutzer befindet. Die hier angegebenen Preise sind Stand Juli 2022 und beziehen sich ausschließlich auf die Eurozone. Die verschiedenen iCloud-Pläne sowie die aktuelle Preisgestaltung können hier nachgelesen werden.