Webex: Videokonferenz- und Collaboration-Tool von Cisco

Webex ist eine Collaboration Software für Unternehmen. Das Kernangebot besteht aus einer sicheren Lösung für Videokonferenzen, IP-Telefonie, Instant-Messaging, Dateiübertragung und Screen-Sharing. Dabei sind alle Teile des Gesamtangebots modular. Unternehmen können daher genau die Dienstleistungen anfordern, die sie benötigen und sich individuelle Angebote zusammenstellen. Gerade größere Firmen erhalten auf Anfrage auch spezielle für sie entworfene Lösungen und Integrationen von Webex.

Die Gründung von Webex geht auf das Jahr 1995 zurück und fällt damit noch in die Anfangszeit des Internets. Zuerst unter dem Namen Silver Computing, später als ActiveTouch und seit 2000 als WebEx spezialisierte sich das IT-Unternehmen bereits früh auf Softwarelösungen für Videokonferenzen und Tools für die bessere Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen. Nach dem Börsengang 2000 konnte Webex namhafte und große Kunden gewinnen und damit seine Stellung als Marktführer ausbauen. Es folgte die Expansion nach Europa und Indien, die die Software schließlich weltweit bekannt machten.

Seit 2007 ist Webex Teil von Cisco Systems. Das US-amerikanische Telekommunikationsunternehmen hat sich auf die Bereitstellung von Netzwerken für Unternehmen spezialisiert. Durch die Übernahme von Webex bietet Cisco nun nicht mehr nur die entsprechende Hardware, sondern auch die Software zur Vernetzung der einzelnen Mitarbeiterinnerhalb eines Unternehmens sowie zur Vernetzung von Unternehmen untereinander an.

Webex bietet seine Dienste als sogenannte Software as a Service Dienstleistung an. Das heißt, dass der Anbieter Unternehmen sowohl die Software als auch die dafür nötige Infrastruktur in Form von Servern gegen ein monatliches oder jährliches Nutzungsentgelt bereitstellt. Das macht den Einstieg oder Umstieg auf Webex besonders einfach.

Das Abo-Modell ist auch für kleinere Firmen mit geringen Budgets interessant (siehe Preismodelle). Sobald Sie Webex nicht mehr benötigen, kündigen Sie einfach Ihren Vertrag. Dafür können Sie die Software danach, anders als beim typischen Softwarekauf, auch nicht mehr nutzen.

Die Webex App ist sowohl für Windows als auch für MacOS, iOS und Android verfügbar. Dementsprechend können Mitarbeiter sich mit ihr sowohl an ihrem Arbeitsplatz vor Ort als auch mobil untereinander austauschen und besprechen. Die App bietet derzeit folgende Funktionen:

• Anrufe: Mit der Cloud-Telefonie über die Webex App können Angestellte sowohl andere Nutzer von Webex als auch Festnetznummern anwählen und anrufen.

• Meetings: Über die Webex App können Angestellte jederzeit an Meetings mit interaktiven Funktionen teilnehmen. Dazu gehört unter anderem eine Gestenerkennung zur einfachen Kommunikation, eine automatische Mitschrift des Gesagten sowie benutzerdefinierte Layouts zur besseren Organisation der Meeting-Struktur.

• Messaging: Mit der Nachrichtenfunktion interagieren Mitarbeiter auch außerhalb von Meetings und Anrufen untereinander, innerhalb ihrer Arbeitsgruppen und mit ausgewählten Partnern anderer Firmen. Im Gegensatz zu anderen Messaging-Diensten ist Webex dabei dank durchgängiger Verschlüsselung sicher und mit Filtern und erweiterten Suchen sowie personalisierten Bereichen übersichtlich.

• Simultanübersetzung: Künstliche Intelligenz ermöglicht es auch Meetings simultan live in andere Sprachen zu übersetzen. Aktuell in die 15 weltweit meistgesprochenen Sprachen. Die Übersetzung wird als Text am Bildschirm angezeigt.

Die Webex-Suite ist die aktuelle Lösung des Dienstleisters, um Unternehmen hybrides Arbeiten von Zuhause, unterwegs und im Büro problemlos miteinander zu vereinen. Sie soll Mitarbeiter unabhängige von ihrem derzeitigen Standort problemlos miteinander verbinden und eine effektive Zusammenarbeit ermöglichen. Neben den Funktionen der Webex App verfügt die Webex-Suite dafür über zusätzliche Möglichkeiten:

• Umfragen: Mit verschiedenen Arten von Umfragen und Quizfragen gestalten Vortragende Ihre Präsentationen und Meetings interaktiv, inklusiv und abwechslungsreich.

• Events: Mit Webex Events hosten Sie nicht nur Meetings, sondern auch Firmenevents und Veranstaltungen mit bis zu 100.000 Teilnehmern online. So können Teams mit Mitarbeitern in aller Welt auch außerhalb ihrer Arbeit zusammenkommen und ihre Bindungen stärken.

Die vollständige Übersicht der Funktionen für Webex-Meetings und wie man diese steuert finden Sie in der Dokumentation des Webex Helpcenters.

Neben der Webex App und der Webex-Suite bietet Webex by Cisco einige weitere Angebote für spezifische Branchen:

• Webex Contact Center: Cloud-Lösung für den Kundenservice, der Kunden ermöglicht über verschiedene Kanäle Kontakt aufzunehmen und die echten Servicemitarbeiter durch virtuelle KI-Agenten unterstützt.

• Webex Experience Management: Tool um Interaktionen der Kunden mit dem Unternehmen zu protokollieren, verfolgen und analysieren und daraus eine bessere Customer Experience zu kreieren.

• Webex imimobile: Kommunikationsplattform zum Management und zur Automatisierung von Kundeninteraktionen zur besseren Kundenbindung.

• Webex Control Hub: Zentrales Tool zur Verwaltung Ihrer Endgeräte, aller Webex-Tools und der Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen der jeweiligen Mitarbeiter, das gleichzeitig die Fehlerbehebung in Echtzeit ermöglicht.

Webex will mit seinem Angebot nicht nur große und international agierende Unternehmen, sondern auch kleinere Firmen ansprechen. Dank des modularen Angebots können sich alle Betriebe ganz nach ihren individuellen Bedürfnissen ein eigenes Angebot zusammenstellen. Außerdem bietet der IT-Dienstleister eigene Angebote und Lösungen für bestimmte Branchen wie zum Beispiel:

• Bildungsbereich

• Gesundheitswesen

• Behörden

• Finanzabteilungen

• Sport und Unterhaltung

• Start-up-Unternehmen

Besonders praktisch sind auch Add-ons für gängige Browser und die Integration in bereits bestehende Softwarelösungen. So arbeitet Webex unter anderem mit Google, Microsoft, Apple, Samsung und Facebook zusammen, um seinen Nutzern die möglichst einfache und sichere Verwendung seiner Tools zu ermöglichen. Insgesamt lässt sich Webex by Cisco nahtlos in über 100 branchenführende Apps und Anwendungen für Unternehmen integrieren. Das sorgt dafür, dass sich die Collaboration Software einfach verwenden lässt, ohne dass Mitarbeiter dafür auch andere Arbeitsprozesse umstellen oder verändern müssen.

Als Software as a Service lässt sich Webex denkbar einfach in die IT-Landschaft und -Struktur eines Unternehmens integrieren. Alles, was die Mitarbeiter benötigen, ist ein Computer oder Laptop mit Windows oder MacOS oder ein Mobilgerät mit Android oder iOS. Den Rest übernimmt die Software und die von Webex by Cisco zur Verfügung gestellte Server-Infrastruktur. Daher lässt sich Webex problemlos auch in kleine Unternehmen integrieren oder kann auch von Selbstständigen zur Kommunikation mit Auftraggebern und Kunden verwendet werden.

Webex bietet seinen Nutzern verschiedene Pakete zu unterschiedlichen monatlichen Kosten. Neben den drei Standardoptionen können Unternehmen auch direkt anfragen und eigene Konditionen vereinbaren. Schließlich gehört es zu den großen Stärken von Webex, dass Sie dank des modularen Systems nur die Leistungen und Funktionen zahlen müssen, die Sie auch wirklich benötigen.

Die drei Standard-Tarife bieten folgende Möglichkeiten:

Dank des kostenlosen Tarifs ist es möglich, Webex by Cisco einfach und ohne weitere Verpflichtung ausprobieren. Mit einem Gratis-Account haben Sie Zugriff auf die grundlegenden Funktionen im Bereich Meetings und Konferenzen und können das Messaging sogar gänzlich uneingeschränkt erproben. Nachdem Sie sich auf der Webseite des Herstellers registriert haben, können Sie die entsprechende Anwendung hier herunterladen. Für mobile Endgeräte finden Sie die Apps außerdem im entsprechenden App Store.

Vor- wie auch Nachteile sind oftmals abhängig von den Einsatzzwecken und Erwartungshaltungen. So können Vorteile wie auch Nachteile je nachdem variieren.
Eine Auswahl an möglichen Vorteilen der Webex App von Cisco:

• Benutzerfreundliches und leicht verständliches Interface

• Für iOS wie auch für Android verfügbar

• Auf zahlreichen Geräten einsetzbar

• Verknüpfbar mit zahlreichen anderen Anwendungen wie bspw. Excel oder Google sheets

• Automatisierte Zusammenfassung von Meetings

• Meetings können aufgezeichnet und offline abgerufen werden

Vor- wie auch Nachteile sind oftmals abhängig von den Einsatzzwecken und Erwartungshaltungen. So können Vorteile wie auch Nachteile je nachdem variieren.
Eine Auswahl an möglichen Nachteilen der Webex App von Cisco:

• Chatfunktion ist wenig überzeugend - Chats lassen sich auch nicht speichern

• Applikation muss erst heruntergeladen werden, bevor sie verwendet werden kann

• Greift auf viel Speicherkapazität zurück

• Preis im Vergleich zu anderen Anbietern recht hoch

Eine Auswahl an möglichen Alternativen zu Webex by Cisco:

• Zoom

• Microsoft Teams

• Google Meet

• GoToMeeting

• Slack

• Discord