Confluence – Teamwork im Büro & auch im Home Office mit dem Knowledge-Management Wiki

Wissen zu teilen und intern anderen zugänglich zu machen ist eine Kernaufgabe für Unternehmen und je größer die Betriebe sind, umso entscheidender ist es, dieses Wissen einfach allen Beteiligten und relevanten Stellen zugänglich zu machen und keine Wissens-Inseln entstehen zu lassen, die besonders beim Ausfall einiger Schlüsselkräfte schnell zu Problemstellen werden können. Hier kommt Wissensmanagement- oder Knowledge-Management-Software ins Spiel. Und Confluence vom australischen Anbieter Atlassian ist dafür eine international weit verbreitete Lösung.

Confluence ist Grunde wie ein Online-Lexikon aufgebaut - nach dem Vorbild der Internet-Enzyklopädie Wikipedia - als "Wiki", also eine offene, aber nach außen abgesicherte Lösung, mit der - entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt - Mitarbeiter ihren Kolleginnen und Kollegen über Abteilungsgrenzen hinweg Informationen zur Verfügung stellen können. Das schafft die Grundlage für eine agile und erfolgreiche Zusammenarbeit in Teams.

Genau das bietet Confluence. Es können Wissensartikel angelegt, mit Hilfe von Schlagwörtern getaggt und mit weiterführenden Informationen angereichert werden.Dafür stehen sogenannte Blueprints zur Verfügung, die sicherstellen, dass jeder dieser Wissensartikel auch die erforderlichen Informationen enthält.

Confluence ist als Cloud-Softwarelösung aufgebaut. Mitglieder können also eigenständig Inhalte in die Cloud laden und bei Bedarf Dokumente und Co. auch downloaden. Ein Reiter links im Overview ist in unterschiedliche „Pages“ untergliedert. So können Sie beispielsweise eine eigene Page für Projekte, anstehendes Qualitätsmanagement, Kampagnen und auch den unternehmensinternen Kalender erstellen.

Marketing- und Produktpläne lassen sich übersichtlich in Tabellen ordnen und erlauben somit eine ordentliche Organisation. Bei Bedarf können Sie auch Timetables erstellen und mit dem Kalender koppeln. Unter „Share a Page“ kann jedes Teammitglied entscheiden, welche Page mit wem geteilt werden soll. So können Sie innerhalb des Unternehmens Teams splitten und Inhalte geschützt nur mit bestimmten Personen oder Teams teilen.

Damit Sie für jede Page das passende Layout zur Verfügung haben, können Sie unter dem Menüpunkt „Create“ zwischen zahlreichen unterschiedlichen Templates wählen – von Design-Pages bis hin zu Business Intelligence Übersichten. Roadmaps, Jira Issues und Trello Boards, die automatisch upgedatet werden, sind ebenfalls integriert.

Über den Atlassian Marketplace kann die Funktionalität von Confluence um mit vielen Apps und Features erweitert werden.

Für eine individuelle Ansicht lassen sich sämtliche Boards und Pages mit dem individuellen Kalender sowie einer To-Do-Liste verknüpfen. So haben Sie stets die wichtigsten Aufgaben im Blick und können diese nach Bearbeitung mit nur einem Klick ins Archiv übertragen.

Bekanntermaßen stellen Anwendungen inzwischen vielmehr eine Schnittstelle verschiedener Applikationen dar, als exklusive Lösungen für jeden Bedarf. Bei Confluence bedeutet das, dass Sie beliebte Applikationen wie Microsoft Team, Google, Zoom oder auch Amazon und Dropbox koppeln können. Das gelingt beispielsweise so: Sie tragen einen regelmäßigen Termin oder auch ein bestimmtes Event ein, zu dem eine Amazon-Bestellung oder ein Zoom-Meeting benötigt werden. Confluence erinnert Sie automatisch daran und öffnet den Link zur jeweiligen Applikation.

Mehrere Leute wollen an einem Bericht arbeiten – und dennoch soll der Editing-Prozess nachvollziehbar sein? Mit Confluence ist das kein Problem. Wenngleich das Prinzip ach in anderen Softwarelösungen inzwischen Anwendung findet, haben Sie bei Confluence das Editing, Sharing und auch die Weiterbearbeitung sowie Archivierung von Dokumenten in nur einer Ansicht. Natürlich kann jeder Anwender an mehreren Dokumenten gleichzeitig arbeiten. Hier können Sie übrigens auch andere Teammitglieder markieren und auf einzelne Aspekte aufmerksam machen – beispielsweise mit Fragen oder auch Verbesserungsvorschlägen. Sämtliche Änderungen werden in Echtzeit übernommen und farbkoordiniert einem Teammitglied sowie Bearbeitungszeitpunkt zugeordnet. Teamleiter oder andere Teams, die nicht an der Bearbeitung beteiligt sind, können in dem angehängten Thread praktischerweise gleich Kommentare hinterlassen.

Während Pages einzelne Unterpunkte darstellen, sind Spaces dazu da, mehrere Pages übersichtlich zusammenfassen. Die einzelnen Spaces können Sie im Prinzip individuell je nach Bedarf benennen und ebenso einem bestimmten Team, dem ganzen Unternehmen, einzelnen Personen oder auch Projekten zuordnen. Ein Suchfeld erleichtert das Auffinden der gewünschten Pages oder auch Spaces. Die übersichtliche Organisation und das Arbeiten in vielen unterschiedlichen Spaces und Teams sollen in erster Linie die Kooperation zwischen Mitarbeitern vereinfachen und dabei gleichzeitig auch die Kommunikation straffen. So können Sie aus einem langen Meeting dank Kommentarfunktion effizientes Feedback geben und teamintern Änderungen in Echtzeit umsetzen. Confluence soll als zentrale Informationsquelle und digitale Schnittstelle aller Teamprozesse dienen – von der Projektplanung bis zur Evaluation.

Technikaffine Unternehmen mit ebenso technikaffinem Personal werden von der Übersichtlichkeit und den zahlreichen Features, die Confluence bietet, profitieren. Unternehmen mit kleineren Administrationsteams können sich zudem über eine kostenlose Basisoption freuen, die schon viele Funktionen für gelungene Kooperation bietet. Enterprises mit Schwerpunkt Marketing, Design, Sales und Analytics gehören zur primären Target Group von Confluence.

Der größte Nachteil an Confluence ist wohl, dass duplizierte Pages und Spaces nicht automatisch erkannt werden. Gerade bei großen Teams kann also bei unzureichender Administration auch viel duplizierter Datenmüll anfallen. Eine detaillierte Dokumentation, und wohl auch ein paar hauptverantwortliche Administratoren, sind unerlässlich, um Confluence auch tatsächlich übersichtlich zu halten. Wer sich ein integriertes Chatsystem wünscht, wird hier ebenfalls enttäuscht und muss eine zusätzliche Chat-Applikation anderer Anbieter erwerben.

Confluence ist explizit auch für den Gebrauch im Home Office gedacht und stellt daher keine allzu großen oder gar unerreichbaren technischen Ansprüche an die Hard- oder Software. Confluence läuft problemlos auf Geräten mit den Betriebssystemen Android, iOS, Linux und Microsoft Windows. Das aktuelle Markup ist nicht XHTML-kompatibel. Datenschutz und Privatsphäre sind natürlich auch bei Confluence ein großes Thema. Ein größerer Hacking-Angriff stellte die gängige Data in Transit und Data in Rest Verschlüsselung im Juni 2022 auf die Probe.

Wie viel ein Unternehmen investieren muss, um Confluence zu nutzen, hängt in erster Linie von der Teamgröße und dem gewünschten Umfang der Anwendungen ab. Folgende Varianten stehen zur Auswahl:

Kleinunternehmen haben hier einen entscheidenden Vorteil, denn bei bis zu zehn Personen ist die Anwendung komplett kostenfrei. Liegt die Anzahl der Teammitglieder darüber, werden für jeden einzelnen Nutzer 5.50 $ für die Standardversion fällig. Je nach Abrechnungszyklus, lässt sich hier aber auch etwas sparen. Bei Auswahl der jährlichen Abrechnungsoption fallen für die Standardversion 55 $ pro Jahr an. Die Premiumversion schlägt mit 10.50 $ pro Monat zubuche, wobei bei Auswahl der jährlichen Abrechnungsoption wieder ein vergünstigter Preis von 105 $ anfällt. Wer Confluence mit Enterprise-Features nutzen möchte, muss sich persönlich an den Anbieter Atlassian wenden und den individuellen Preis in Erfahrung bringen. Aktuell können bis zu 20.000 Personen eines Teams an Confluence teilhaben.

Vor- wie auch Nachteile sind oftmals abhängig von den Einsatzzwecken und Erwartungshaltungen. So können Vorteile wie auch Nachteile je nachdem variieren.
Eine Auswahl an möglichen Vorteilen von Confluence:

• Umfangreiche Möglichkeiten der Integration - bspw. mit Google Docs, Jira oder Microsoft Teams

• Dokumente können von mehreren Usern gleichzeitig bearbeitet werden

• Zahlreiche Template-Vorlagen

• Geeignet für die Zusammenarbeit in größeren Teams

• Confluence lässt sich DSGVO-konform hosten

Vor- wie auch Nachteile sind oftmals abhängig von den Einsatzzwecken und Erwartungshaltungen. So können Vorteile wie auch Nachteile je nachdem variieren.
Eine Auswahl an möglichen Nachteilen von Confluence:

• Interface und Navigation sind nicht auf Anhieb selbsterklärend. Bedarf Einarbeitungszeit

• Preismodell

• Seiten-Gestaltung: Projekte sind auf einer Seite abrufbar. Zwar kann diese Seite in unterschiedliche Bereiche eingeteilt werden; doch andere Darstellungsformen wären wünschenswert

Eine Auswahl an möglichen Alternativen zu Confluence:

• Microsoft OneDrive

• Microsoft Teams

• Asana

• Monday.com

• Jira

• Wrike

• Factro

• Trello