Wenn Kunden nicht zahlen: Geldforderungen über Inkasso

Das Betreiben und Eintreiben offener Forderungen ist für jedes Unternehmen eine mühselige Sache. Wenn eine Rechnung nicht gezahlt wird, dann bedeutet das zusätzlichen Aufwand und Kosten, Kapital ist gebunden und bei höheren Außenständen wird auch die Liquidität des eigenen Unternehmen belastet.

In vielen Fällen liegt es aber gar nicht daran, dass ein Kunde in finanziellen Schwierigkeiten steckt oder eine Rechnung nicht bezahlen will. Eine sehr häufige Ursache ist, dass auf das Bezahlen der Rechnung vergessen wurde oder diese beim Kunden verlegt wurde. Unternehmen sollten ihre Forderungen daher nicht sofort über einen Rechtsanwalt mit juristischen Mitteln betreiben, sondern mit Fingerspitzengefühl vorgehen.

Wenn sich eine Zahlung verzögert und eine oder zwei Wochen nach dem Zahlungstermin immer noch nicht eingegangen ist, dann tut man aber auf jeden Fall gut daran, den Kunden per Mahnung an die Fälligkeit der Rechnung zu erinnern. Das muss nicht immer am Postweg erfolgen. Wenn eine Telefonnummer bekannt ist, dann wirkt ein Anruf verbunden mit einer sanften Erinnerung oft Wunder. Auch auf eine Erinnerung per E-Mail reagieren säumige Kunden oft relativ schnell.

Besonders wenn es sich bei dem Kunden um einen Geschäftspartner handelt, mit dem man bereits länger verbunden ist und mit dem man auch in Zukunft weiterhin Geschäfte machen will lohnt es sich, diese Kommunikationswege zu nutzen. Wenn diese Versuche aber erfolglos bleiben und auch Kunden auch auf Mahnschreiben nicht reagieren, dann wird es Zeit, das Forderungsmanagement externen Unternehmen, sogenannten Inkassobüros den Inkassoauftrag zu übergeben.

Der Begriff "Inkasso" stammt aus dem Bankenwesen und bedeutet im Italienischen ("incassare") so viel wie "einkassieren" oder "Geld einziehen". Inkassobüros haben sich darauf spezialisiert, anderen Unternehmen das Eintreiben der Schulden abzunehmen. Die Inkassounternehmen verrechnen für die Inkassoaufträge Gebühren, die dem Schuldner in Rechnung gestellt werden.

Mit dem Einschalten eines Inkassobüros sollten Unternehmen nach den ersten Kulanz-Schritten am besten nicht allzu lange warten. "Schnelligkeit ist beim Forderungsmanagement entscheidend. Je rascher nach überschrittenem Zahlungsziel gemahnt wird, desto größer die Chance, doch noch sein Geld zu bekommen – und am Ende des Tages geht es auch um die eigene Liquidität“, sagt Walter Koch, Geschäftsführer der KSV1870 Forderungsmanagement GmbH.

Bei einem Inkassoverfahren übernimmt das beauftragte Inkassounternehmen ab der Auftragserteilung um die Kommunikation mit dem Schuldner sowie um den Zahlungsverkehr. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder das Inkassobüro erhält eine Vollmacht zum Eintreiben der Schulden. Der Gläubiger - das Unternehmen, dessen berechtigte Forderung beglichen werden muss - erhält vom Inkassobüro nach erfolgter Zahlung den vollen offenen Rechnungsbetrag. In diesem Fall bleibt das Risiko beim Gläubiger, falls der Rechnungsbetrag nicht einbringbar ist und abgeschrieben werden muss.

Der zweite Fall ist: der Gläubiger verkauft die offene Rechnung an das Inkassounternehmen. weiter und erhält dafür sofort den Verkaufserlös - im Normalfall den Rechnungsbetrag mit einem Risikoabschlag. Bei diesem Weg wird nämlich das Inkassobüro zum Gläubiger und muss den Verlust abschreiben, wenn die Rechnung trotz aller Bemühungen nicht bezahlt wird.

Mit der Ausstellung der Rechnung entsteht grundsätzlich die Verpflichtung des Schuldners, den Rechnungsbetrag und somit die entstandene Schuld zu bezahlen - unverzüglich, also sofort oder spätestens zu einem vereinbarten Fälligkeitstermin. Das Fälligkeitsdatum ist in der Rechnung festgeschrieben, wobei es verschiedenste Termine und Varianten gibt - von "bei Rechnungserhalt" über "bei Übergabe der Ware" bis hin zu "zahlbar binnen 7 bzw. 14 Tagen nach Ausstellung" oder zu einem anderen vereinbarten Termin. Auch Ratenzahlungen sind üblich.

Wer eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt macht sich gegenüber dem Gläubiger schuldig. Diesem entstehen durch offene Forderungen zusätzliche Kosten und Mühen. Grundsätzlich kann ein Gläubigerunternehmen daher ab dem ersten Tag der Fälligkeit einer Forderung Verzugszinsen in Rechnung stellen. Bei Konsumentengeschäften gibt es dazu den gesetzlichen Zinssatz von 4 Prozent, es kann aber - und wird auch oft - auch ein deutlich höherer Zinssatz - bis hin zur Sittenwidrigkeit - verrechnet werden.

Entgegen der weit verbreiteten Meinung gibt es keine Verpflichtung, dass ein Gläubiger Mahnungen verschickt und einen mehrstufigen Mahnprozess einleitet. Er kann stattdessen das Forderungsmanagement auch sofort nach Ablauf der Zahlungsfrist an ein Inkassobüro übergeben, wenngleich das in der Praxis auch absolut unüblich ist und es auch bei den Kunden nicht gut ankommt, wenn ihnen zum Beispiel gleich eine Woche nach Ablauf einer ersten Zahlungsfrist ein Schreiben eines Inkassobüros ins Haus flattert.

Im Recht wären Gläubiger dennoch. "Es geht insbesondere auch darum, die eigene Liquidität zu sichern und das eigene Unternehmen vor Schaden zu bewahren“, meint KSV-Mann Koch. Auch ungeachtet einer Krisensituation - wie etwa der Corona-Pandemie - müsse das Forderungsmanagement konsequent fortgeführt werden. Koch: "Es geht schließlich auch um das Financial Standing und vor allem um die Liquidität und Rating des eigenen Unternehmens."

Wie wirksam das Einschalten eines Inkassobüros ist zeigen die Statistiken des KSV1870. Demnach wird jede dritte Forderung binnen 14 Tagen nach der Übergabe des Forderungsmanagements an ein Inkasso-Unternehmen beglichen.

Die Höhe der Kosten, die Inkassobüros ist in der Inkassogebührenverordnung von 2002 geregelt. In der folgenden Tabelle sind die Gebühren ersichtlich, die im Fall eines Insassoverfahrens höchstens verrechnet werden dürfen.

Dabei handelt es sich jedoch für Schuldner und Inkassobetreiber nur um eine grobe Richtlinie. Zusätzlich zu den in der Tabelle angeführten Beträgen können nämlich noch Barauslagen und Reisekosten in Rechnung gestellt werden. Die in der Tabelle genannten Beträge verstehen sich außerdem exklusive Umsatzsteuer.

Die Gebührensätze sind zudem indiziert. Das bedeutet, sie erhöhen oder vermindern sich zudem in jenem Ausmaß, in dem der Jahresdurchschnitt des VPI 1986 (Basis Jahresdurchschnitt 1994 = 100%) oder ein an seine Stelle tretender Index von der jeweils letzten vom Statistischen Zentralamt veröffentlichten Jahresdurchschnittszahl abweicht. Die in der Aufstellung genannten Beträge sind dadurch seit ihrer Festlegung in der Inkassogebührenverordnung bereits deutlich gestiegen.

Bleiben alle Bemühungen, eine außergerichtliche Lösung herbeizuführen ohne Erfolg, steht Gläubigern immer noch der Gerichtsweg offen, um sich schadlos zu halten.

Für den Schuldner steigen die Kosten dadurch weiter. Denn wenn eine Forderung gerechtfertigt ist, muss sie auch beglichen werden und der Schuldner sämtliche Verfahrenskosten übernehmen. Der Gerichtsweg läuft üblicherweise in drei Schritten ab:

• Der Gläubiger muss eine ultimative Fälligstellung setzen und fordern, den Rechnungsbetrag binnen 14 Tagen zu begleichen. Das ist die Voraussetzung, um die Forderung gerichtlich einklagen zu können.

• Um die Geldforderung gerichtlich eintreiben und das Vollstreckungsverfahren gegen die Schuldner führen zu können, braucht der Gläubiger einen Exekutionstitel. Ein solcher Titel kann z. B. das Urteil bzw. der Vergleich eines Gerichtes, ein Bescheid einer Behörde oder auch ein vollstreckbarer Notariatsakt sein. Vielfach werden Rechnungen spätestens zu dem Zeitpunkt beglichen, wenn der Schuldner den Vollstreckungsbescheid erhält.

  Geht in der Folge immer noch keine Zahlung ein, kommt es zu einer Zwangsvollstreckung oder Exekution.

  Der häufigste Fall ist die Lohn- und Gehaltsexekution. Dabei teilt das Exekutionsgericht dem Arbeitgeber mit, dass das Gehalt des Schuldners – nötigenfalls bis auf das Existenzminimum – nicht mehr an den Arbeitnehmer (Zahlungsverbot), sondern an den betreibenden Gläubiger gezahlt werden muss. Gegenüber dem Arbeitnehmer erlässt das Exekutionsgericht das Verbot, über die Lohn- bzw. Gehaltsforderung gegenüber dem Arbeitgeber zu verfügen (Verfügungsverbot).

• Im Fall der Fahrnisexekution beauftragt das Gericht den Gerichtsvollzieher, eine Zwangsvollstreckung durchzuführen. Die Zwangsvollstreckung beweglicher Güter erfolgt durch Pfändung und Verkauf (öffentliche Zwangsversteigerung). Der Gerichtsvollzieher überprüft, ob der Schuldner über pfändbare Gegenstände verfügt. Diese werden vom Gerichtsvollzieher in einem Pfändungsprotokoll festgehalten.

  Abschließend wird vom Gericht ein Versteigerungstermin bestimmt. Zwischen Pfändung und Versteigerung muss ein Zeitraum von drei Wochen liegen. Während der Frist hat der Schuldner theoretisch noch die Option, seine Schuld zu begleichen und eine Zwangsversteigerung zu verhindern. In der Praxis geschieht das eher selten. Der "reiche" Onkel, Freund oder Bruder findet sich eher selten als Retter in größter Not.

  Versteigerungstermine samt Informationen zu den Objekten der Auktion werden in der Ediktsdatei des Justizministeriums veröffentlicht. Der Versteigerungserlös kommt den pfändungsführenden Gläubigern zugute.

Im Gegensatz zu Mitarbeitern eines Inkassobüros darf ein amtlicher Gerichtsvollzieher gegen Legitimation das Haus oder die Wohnung des Schuldners betreten. Er darf dort pfändbare Gegenstände bis zum Wert der offenen Forderung mit dem Pfandsiegel, dem "Kuckuck" belegen. Gepfändete Gegenstände dürfen von dem Schuldner nicht mehr benutzt werden. Die für das Leben notwendigen Gegenstände dürfen nicht gepfändet werden.

Zu beachten ist, dass ein Gerichtsvollzieher alle am Wohnort auffindbaren Gegenstände pfänden kann, die nicht dem unbedingten Lebenserhalt dienen. Das können auch Gegenstände sein, die einem Lebensgefährten, einer Lebensgefährtin oder einem Wohnungsmitbewohner gehören. Der Gerichtsvollzieher ist dabei nicht verpflichtet zu überprüfen, wer der Eigentümer der zur Pfändung vorgesehenen Gegenstände ist. Nur über eine sogenannte Exszindierungsklage können Lebensgefährten oder Wohnungsmitbewohner ihr Eigentum, das nicht dem Schuldner gehört, vor der Pfändung und Verwertung schützen. Das Gericht klärt dabei die Eigentumsverhältnisse von beweglichem Vermögen.

Den Anordnungen eines Gerichtsvollziehers muss entsprochen werden. Der Schuldner ist zur Mitwirkung verpflichtet. Ansonsten ist das Widerstand gegen die Staatsgewalt. Auf dieses Delikt droht eine Freiheitsstrafe von sechs Monaten bis zu fünf Jahren.

Gibt es kein oder zu wenig verwertbares Vermögen, ist der Schuldner verpflichtet einen Vermögensverzeichnis vorzulegen. Das Vermögensverzeichnis ist eine detaillierte Auflistung des gesamten Vermögens des Verpflichteten. Falls er sich widersetzt, kann eine Beugehaft von bis zu 6 Monaten verhängt werden.

Wenn der Gerichtsvollzieher im Zuge einer Exekution zu der Erkenntnis kommt, dass es kein oder zu wenig verwertbares Vermögen gibt, oder der Schuldner insolvent ist, dann kann keine Exekution durchgeführt werden.

Das bedeutet jedoch immer noch nicht, dass dem Schuldner die Schulden erlassen wären. Das Inkassounternehmen in diesem Fall mit einer sogenannten Titelüberwachung beauftragt. Diese bedeutet, dass der Schuldner bis zu 30 Jahre lang beobachtet werden und das Geld inklusive bis dahin angefallener Zinsen und Bearbeitungskosten zu einem späteren Zeitpunkt eingetrieben wird, wenn das die Vermögenslage zulässt.